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E-Mail-Archivierung als Systemlösung für kleine & mittlere Unternehmen

Die Private Cloud „Out of the box“

Die E-Mail hat sich im Zuge der Digitalisierung zu einem geschäftskritischen Informationsträger entwickelt. Das stellt neue Anforderungen an Unternehmen in puncto Verfügbarkeit, Datensicherheit und Rechtssicherheit.

Wir haben daher für Sie die private Cloud „Out of the box“ entwickelt - alles was Sie zur revisionssicheren Archivierung Ihrer E-Mails benötigen.
Strom anstecken, anschalten. Läuft.

Sie können Ihre E-Mails wie gewohnt versenden und empfangen. Alle E-Mails, die Sie in das E-Mail-Verzeichnis „Archiv“ verschieben (per Klick oder Drag & Drop), werden automatisch archiviert.

Wir bieten eine Software-Lösung zur revisionssicheren Archivierung aller unternehmensrelevanten E-Mails. Vorraussetzung ist ein IMAP E-Mail-Server.
Es werden alle gängigen E-Mail-Clients (auch Web-E-Mail-Clients) unterstützt (Outlook, Thunderbird, Windows Mail).

Archivierte E-Mails können mit der Drag & Drop Archivierung gleich verschlagwortet werden (z.B. Eingangsrechnung).

  • Schnelles Finden durch Documentiv-Volltextsuche in E-Mail und Dateianhängen
  • Vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung aller originalen E-Mails
  • vorhandene E-Mail Postfächer durch automatische Archivierung langfristig verkleinern
  • Vermeidung von Datenverlust
  • Entlastung der Datensicherung durch einheitliche Ablage im Documentiv-Binärtresor

Über die Web-Oberfläche können Sie mit dem Web-Browser (z.B. Firefox, Chrome, Safari..) ihre archivierten E-Mails abrufen, durchsuchen, verschlagworten und verwalten. Die Original-E-Mail wird in einem gesonderten Container (Binärtresor) isoliert und revisionssicher gespeichert, um den gesetzlichen Anforderungen (GoBD) gerecht zu werden.

Die Vorteile sind offensichtlich:

  • transparente und niedrige Kosten
  • geringer bis kein Administrationsaufwand
  • Sie haben die Datenhoheit
  • schneller Zugriff
  • stromsparend

 

Hilfe und Dokumentation

Download der Dokumentation zur E-Mail-Archivierung (PDF).
Kleine Hilfe zum Dokumentenmanagement-System.
 

Warum ist E-Mail-Archivierung ein MUSS?

E-Mail-Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!

Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht nach den „Grundsätze(n) zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet oder nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Betroffen ist jede Unternehmung, welche digitalen Geschäftsverkehr durchführt, also z.B. Angebote, Rechnungen digital (z.B. via E-Mail) verarbeitet, sendet oder empfängt.
Einen Anhang einfach als Datei irgendwo abzuspeichern reicht also nicht aus!

  • E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen
    GoBD (ersetzt GoBS und GDPdU): steuerrelevante Daten, E-Mails, Anhänge müssen in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).

  • E-Mail-Archivierung für mehr Sicherheit und als Schutz vor E-Mail Datenverlust
    E-Mails müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden.

  • E-Mail-Archivierung als Schutz vor Überlastung des E-Mail-Servers
    Ein E-Mail-Konto wächst etwa um 1 GB pro Mitarbeiter pro Jahr, Tendenz steigend.

  • E-Mail-Archivierung als wirksamer Schutz gegen Manipulation
    Manipulationssicherheit durch eine revisionssichere Archivierung im Binärtresor des Documentiv DMS

  • E-Mail-Archivierung zur Steigerung Ihrer Arbeitsproduktivität
    Sie finden die gerade benötigte E-Mail, unabhängig vom aktuellen Arbeitsplatz, auch nach Jahren in kurzer Zeit wieder. Die intelligente Volltext- und Feldsuche durchsucht alle E-Mails und Dateianhänge in Sekundenschnelle.

Documentiv ist die Lösung

Wir bieten eine Lösung zur revisionssicheren Archivierung aller unternehmensrelevanten E-Mails. Vorraussetzung ist ein E-Mail-Server mit IMAP.
Es werden alle gängigen Web-E-Mail-Clients und E-Mail-Clients unterstützt (z.B. Outlook, Thunderbird, Windows Mail).

Archivierte E-Mails können mit der Drag & Drop Archivierung gleich verschlagwortet werden (z.B. Eingangsrechnung).

Vorteile:

  • Schnelles Finden durch Documentiv-Volltextsuche in E-Mail und Dateianhängen
  • Vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung aller originalen E-Mails
  • vorhandene E-Mail Postfächer durch automatische Archivierung langfristig verkleinern
  • Vermeidung von Datenverlust
  • Entlastung der Datensicherung durch einheitliche Ablage im Documentiv-Binärtresor

 

Download der Teststellung bzw. Demoversion

Sie können die Software unverbindlich, kostenlos und unkompliziert runterladen, installieren und testen.

Download:  Download der Demoversion starten
Prüfsumme: SHA 256 / SHA 1

Installationsanweisungen

Wählen Sie auf dem Test-PC als Installationsart bitte "Archiv-Server", der Client wird mit installiert.
Bitte Port 80 für den Web-Client sowie Port 9995 für den DMS-Server frei halten.
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Produkte

Für Selbstständige, Kleinstunternehmen, Kleinunternehmen und mittelständischen Unternehme bietet sich als "Out of the box"-Standardsoftware der betriebsfertig konfigurierte Business Server an.

Sollte diese "Out of the box"-Standard-Software-Lösung nicht ausreichen, ist das hoch individualisierbare Dokumentenmanagement-System, die DMS Suite für Windows mit großem Funktionsumfang die richtige Wahl.