Archiv komprimieren

 

Den Menüpunkt zur Komprimierung sollten Sie aufrufen, wenn Sie feststellen, daß die Performance Ihres Archivs sinkt.

Die Komprimierung bewirkt unter anderem, daß der Platz, den gelöschte Datensätze noch einnehmen, wieder frei wird.
Bevor Sie komprimieren, sollten Sie auf alle Fälle die Daten sichern.


Archiv löschen

 

Es kann vorkommen, daß ein Archiv vollkommen mit allen Daten, Masken etc. nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden soll.

Rufen Sie hierzu in dem betreffenden Archiv den Menüpunkt "Organisation/Archiv löschen..." auf. Nach einer Sicherheitsabfrage werden sämtliche zu diesem Archiv gehörenden Dateien von der Festplatte gelöscht.


Archiv neu erstellen

 

Um ein neues Archiv anzulegen, stellen Sie im zunächst den Pfad ein, in dem das Archiv angelegt werden soll.

Geben Sie anschließend den Namen ein, den das neue Archiv erhalten soll. Achten Sie darauf, daß dieser Name maximal 7 Zeichen lang sein kann.

Wenn die Eingabe korrekt war, ist nun das neue Archiv grundsätzlich erstellt und der Name des Archivs steht in der Titelzeile des Programms.

Anschließend wird das Fenster "Editor-Tool: Masken" gezeigt. In diesem Dialog können die Masken für das Archiv angelegt werden. Zuvor sollten Sie jedoch die Datenbankfelder generieren, die Sie in diesem Archiv verwenden wollen.

Klicken Sie zur Definition von Datenbankfeldern auf das Register "Datenbankeinstellungen" und fahren Sie wie im Handuch in Kapitel 12.2 DATENBANKFELDER DEFINIEREN beschrieben fort.

Wenn Sie mit dem Definieren Ihrer Masken fertig sind, rufen Sie bitte den Befehl "Einstellungen/Maske wählen" auf, um diese Maske zu aktivieren.

Damit das neue Archiv in die Liste der Archive aufgenommen wird, die beim Aufruf des Menüpunkts "Archiv/Archiv wählen..." gezeigt wird, rufen Sie bitte den Befehl "Archiv/In Benutzer-Verwaltung eintragen..." auf. (zur Benutzer-Verwaltung siehe Hilfethema "Benutzer-Verwaltung")

Archiv öffnen

 

Der Menüpunkt "Archiv öffnen" dient dazu, bestehende Archive aufzurufen, die noch nicht in die Benutzer-Verwaltung eingetragen wurden. (Bei Archiven, die bereits in die Benutzer-Verwaltung eingetragen sind, kann man das Archiv über den Befehl "Archiv/wählen..." öffnen.)

Wählen Sie Laufwerk, Verzeichnis und den Namen des Archivs aus. Die entsprechenden Dateinamen haben als Namenserweiterung "da".

Beim Neueinrichten müssen Sie darauf achten, daß der von Ihnen angegebene Name des Archivs maximal 7 Zeichen lang ist. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren..." auf, um die Einrichtung nach Ihren Vorstellungen vorzunehmen.

HINWEIS zur Benutzerregistrierung: Bei neuen Archiven wird der automatisch festgelegte Supervisor als Benutzer für diese Anwendung eingerichtet. Beachten Sie zum Einrichten weiterer Benutzer bzw. zum Löschen des automatischen Supervisors unbedingt die Hinweise zum Thema "Benutzerregistrierung".

Archiv reorganisieren

 

Im Menüpunkt "Organisation/Archiv reorganisieren" können Sie das Archiv reorganisieren. Wenn Sie viele Änderungen an Profildaten vorgenommen haben, sollten Sie Ihr Archiv reorganisieren.

* Profildaten-Reorganisation
Die Profildaten-Reorganisation bewirkt unter anderem, daß der Platz, den gelöschte Datensätze noch einnehmen, wieder frei wird. Ob solche gelöschte Datensätze (=nicht benutzte Datenblöcke) vorhanden sind, erfahren Sie im Menüpunkt "Info" im Menü "Datenbank". Wenn in dieser Übersichtsinformation zum aktuellen Archiv eine größere Anzahl nicht benutzer Datenblöcke angegeben ist, ist eine Profildaten-Reorganisation empfehlenswert.

* Schlüssel-Reorganisation
Die Binär-Schlüssel für den schnellen Datenzugriff werden neu aufgebaut

*Datensatzsperre aufheben
gesperrte Datensätze werden wieder freigegeben.




Archiv rücksetzen

 

Der Menüpunkt "Organisation/Archiv rücksetzen..." dient dazu, alle Daten zu löschen. Im Gegensatz zum Befehl "Archiv löschen..." bleibt die Archivstruktur mit den Datenbankfeldern bestehen.

Nach dem Rücksetzen eines Archivs kann z.B. mit den Feldern und Parametern ein neues Archiv eingerichtet werden.

Archiv wählen

 

Der Menüpunkt "Archiv wählen" dient zum einfachen Aufruf von Archiven, ohne Pfade durchsuchen zu müssen.
Die in der Listbox angezeigten Archive werden mit Doppelklick der linken Maustaste oder mit dem Befehl "OK" aufgerufen. 
 
In der "Archiv wählen"-Liste stehen nur Archiv zur Auswahl, die in der Benutzerverwaltung eingetragen sind.
Neue Archive können über den Befehl "Archiv/In Benutzer-Verwaltung eintragen..." in die Benutzer-Verwaltung aufgenommen werden. Hierbei können auch Berechtigungen vergeben werden  (zur Benutzer-Verwaltung siehe Hilfethema "Benutzer-Verwaltung").  Anschließend steht das Archiv bei "Archiv/Archiv wählen" zur Verfügung.
 

 

Archivparameter editieren

 

Im Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren..." werden verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen. Beachten Sie folgende Hinweise:

* Von Feld zu Feld gelangen Sie entweder mit der Taste TAB oder durch Anklicken mit der linken Maustaste.

* Die Optionen in den Feld "Nach Programmstart Ändern möglich" und "Nach Neueingabe Maske löschen" gelten als grundsätzliche Einstellung. Darüberhinaus ist aber auch noch eine weitere Differenzierung möglich über Editiersperren, Benutzerregistrierung und "Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" (Siehe dazu die entsprechenden Stichworte).

* Hinweis zum "lokalen Arbeitsverzeichnis": Für die Arbeit im Netz sollte das Archiv in einem zentralen Verzeichnis abgelegt werden. Zusätzlich muß bei Netzbetrieb ein auf jeder Station gleichlautendes lokales Verzeichnis vorhanden sein, das für die temporäre Lagerung bestimmter Dateien des Archivs benötigt wird. Geben Sie diesen Pfad (z.B. C:\ARCHIV\TMP) hier ein.       
  
QUELLDATEI NACH ARCHIVIERUNG LÖSCHEN:
Löscht die archivierte Datei nach dem Abspeichern im Archiv.




Archivstruktur kopieren

 

Der Befehl "Archivstruktur kopieren" erstellt ein neues Archiv mit einer identischen Struktur (gleiche Datenbankfelder, Datentypen etc.) des gewählten Archivs.

* Stellen Sie zuerst den Pfad ein
* Geben Sie den Namen des neuen Archivs ein
* Bestätigen Sie die Eingabe

-> Das neue Archiv wird angelegt.

Auswahlliste

 

Welche Datensatzfelder in der Auswahlliste angezeigt werden, wird innerhalb der "Feldauswahl für Auswahlliste" festgelegt.

In der Auswahlliste können Sie mit den Befehlen "Vor" und "Zurück" und mit der Bildlaufleiste weiterblättern. Von hier aus können Sie Ihre Datensätze einsehen und evtl. ändern, indem sie den gewünschten Datensatz markieren und auf die Schaltfläche "Ansicht" klicken oder indem Sie den gewünschten Datensatz doppelklicken.

Die maximal gezeigte Anzahl der Einträge in die Auswahlliste wird innerhalb der Archivparameter im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren..." festgelegt. Sie ist standardmäßig auf 100 vorbelegt. Diese Angabe hat keinen Einfluß auf die Anzahl der gefundenen Datensätze, sondern nur auf die Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw. beim Blättern in der Liste und in den Datensätzen. Mit den Befehlen "Vor" und "Zurück" werden die jeweils nächsten 100 (bzw. die angegebene Anzahl) an gefundenen Datensätzen aktiviert.

* DÜ: Startet die Datenübergabe-Schnittstelle.

* Ansicht: zeigt den angewählten Datensatz an.

* Drucken: Ausdruch von allen oder markierten Datensätzen, s. Hinweise dort.

* Statistik: Mit ausgewählten Daten können statistische Auswertungen vorgenommen werden (siehe speziellen Hilfepunkt).

* Löschen: Mit diesem Befehl werden die markierten Datensätze gelöscht.

* Ersetzen: s. eigener Hinweis.

* Export: Export von allen oder den markierten Datensätzen.

Bearbeiten: Dokumente

 

Bei der Ansicht von Dokumenten stehen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten unter dem Menü "Dokument" zur Verfügung:

* Exportieren: Die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite kann mit dem Befehl "Exportieren" als BMP-Datei exportiert werden. Geben Sie dazu den gewünschten neuen Dateinamen an.

* Drucken: Mit dem Befehl "Bild/Drucken..." wird das gesamte Dokument, die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite oder eine bestimmte Auswahl von Dokumentseiten ausgedruckt.

* Löschen: Mit dem Befehl "Löschen" kann die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentseite gelöscht werden.

* Anhängen: eine weitere Bilddokument-Seite wird an das bereits archivierte Bild angefügt.

*  Verwerfen: Wird ein Bild über Datei oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht übernommen werden, kann man es verwerfen.

* Drehen: das Bilddokument kann um 90, 180 oder 270 Grad gedreht werden.

* Zoom: Einstellungsmöglichkeit zum stufenlosen Verkleinern oder Vergrößern des archivierten Bildes.

* Zugriffsrecht: Es können einzelne Dokumentseiten für bestimmte Benutzer zur Ansicht gesperrt werden.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Bilddokumente im Menü Ansicht:

* Kleinbild automatisch anzeigen: Das archivierte Bild wird automatisch im dafür vorgesehenen Platzhalter auf der Maske angezeigt.

* Großbild automatisch anzeigen: Das archivierte Bild wird automatisch in einem eigenen Fenster gezeigt.

* Großbild im Vordergrund anzeigen: Das Bilddokument-Fenster wird im Vordergrund gezeigt.

* Großbild an Fenstergröße anpassen: das Bild erhält immer genau die Größe des Fensters, in dem es dargestellt wird.


Bearbeiten: Datensatz

 

Zur Bearbeitung eines Datensatzes stehen u.a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

"Datensatz/Speichern", Tastatur (STRG+S) oder Symbol "Datensatz/Speichern"
Änderungen an dem Datensatz werden übernommen. Voraussetzung ist, daß Änderungen grundsätzlich und darüber hinaus für den betreffenden Benutzer in dem betreffenden Feld zugelassen sind.

"Datensatz/Bearbeitung abbrechen"
Abbrechen des Bearbeitendialogs des Datensatzes

"Datensatz/Vorblättern"
Blättert um einen Datensatz innerhalb der Trefferliste weiter.

"Datensatz/Zurückblättern"
Blättert um einen Datensatz innerhalb der Trefferliste zurück.

"Datensatz/Datenübergabe"
Übergibt Daten an Formulare eines Fremdprogramms (z.B. an die Textverarbeitung für Serienbriefe). Zuvor muß in "Einstellungen/Feldauswahl für Datenübergabe" (bzw. in  "Organisation/Archiv einrichten" bei Datenbankeinstellungen) die Reihenfolge der einzuspielenden Daten eingegeben werden.

"Datensatz/Drucken"
Druckt den zuletzt abgespeicherten Datensatz

Weitere Befehle im Menü "Datensatz"

*  Import und Export im ASCII-Format
*  Kopieren: kopiert den aktuell ausgewählten Datensatz
*  Löschen: löscht den aktuellen Datensatz

"Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" bzw. Mausklick auf "T" neben dem Verbindungsfeld
Mit diesem Befehl werden Daten aus einem Thesaurus-Archiv übernommen (siehe unter "Neueingabe" bzw. unter "Thesaurus erstellen").

"Bearbeiten/Zusatzinfo aufrufen" bzw. Mausklick auf "i" neben dem Verbindungsfeld
Mit diesem Befehl wird zu dem Eintrag im Verbindungsfeld ein passender  Datensatz in einem anderen Archiv gesucht (siehe "Feldauswahl für Zusatz-Info")


Weitere Funktionen:

* "Anzeigen" bzw. entsprechendes Symbol: Das zum Datensatz gehörige Dokument wird aufgerufen (dieser Punkt ist nur anwählbar, wenn ein Dokument vorhanden ist).

* "Neu" bzw. entsprechendes Symbol: Ist kein Dokument bei dem Datensatz vorhanden, ist dieser Menüpunkt anwählbar. Beim Anwählen haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Die Vorgehensweise ist wie bei der Neueingabe (Wahl der Quelle und der Verbindung über "Einstellungen/Dok. Quelle" bzw. "/Dok. Verbindung").

* "Exportieren": Die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite kann mit dem Befehl "Exportieren" als BMP-Datei exportiert werden. Geben Sie dazu den gewünschten neuen Dateinamen an.

* "Drucken": Mit dem Befehl "Bild/Drucken..." wird das gesamte Dokument, die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite oder eine bestimmte Auswahl von Dokumentseiten ausgedruckt.

* "Löschen": Mit dem Befehl "Löschen" kann die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentseite gelöscht werden.

* "Anhängen": eine weitere Bilddokument-Seite wird an das bereits archivierte Bild angefügt.

*  "Verwerfen": Wird ein Bild über Datei oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht übernommen werden, kann man es verwerfen.

* "Drehen": das Bilddokument kann um 90, 180 oder 270 Grad gedreht werden.

* "Zoom": Einstellungsmöglichkeit zum stufenlosen Verkleinern oder Vergrößern des archivierten Bildes.

* "Zugriffsrecht": Es können einzelne Dokumentseiten für bestimmte Benutzer zur Ansicht gesperrt werden.

* "Kleinbild automatisch anzeigen": Das archivierte Bild wird automatisch im dafür vorgesehenen Platzhalter (Preview) auf der Maske angezeigt.

* "Großbild automatisch anzeigen": Das archivierte Bild wird automatisch in einem eigenen Fenster gezeigt.

* "Großbild im Vordergrund anzeigen": Das Bilddokument-Fenster wird im Vordergrund gezeigt.

* "Großbild an Fenstergröße anpassen": das Bild erhält immer genau die Größe des Fensters, in dem es dargestellt wird.



Benutzeranmeldung

 

Mit Hilfe der Benutzer-Verwaltung werden die Berechtigungen und der Zugriff auf die zur Verfügung stehenden Archive geregelt.
 
Über den Menüpunkt "Archiv/Benutzeranmeldung" können Sie folgenden Aufgaben erledigen:

-Prüfen in welchen Benutzer-Verwaltungen und unter welchen Benutzername Sie angemeldet sind.  
-Sich unter einem andern Benutzernamen anmelden
-Sich von einer bestimmten Benutzerverwaltung abmelden
-Das Benutzerkennwort ändern
-Sich in weiteren Benutzerverwaltungen anmelden
-Sich von allen Benutzerverwaltungen abmelden
 

 

Benutzerverwaltung

 

Die Benutzerverwaltung wird über den Menüpunkt "Organisation/Benutzermanager" aufgerufen.

Der Benutzermanager ist eine archivübergreifende Funktion zum Einrichten und Verwalten von Benutzern und deren archivspezifischen Zugangs- und Nutzungsrechten. Berechtigungen können für Archive, Masken, Datensätze und Felder differenziert werden. Sie können individuell einem einzelnen Benutzer zugewiesen werden oder aber einer Benutzergruppe, wobei die Berechtigungen dann für alle Mitglieder der Gruppe gelten.

Benutzer sind in der Regel namentlich in der Benutzerverwaltung eingetragen. Zusätzlich gibt es anonyme Benutzer, denen ein vordefiniertes Benutzerprofil zugewiesen wird.

Zwei Benutzer sind immer automatisch in einer neuen Benutzerverwaltung vorhanden bzw. werden mit neu eingetragenen Archiven automatisch verbunden: DRDOC und PUBLIC.

Benutzer DRDOC:
Wenn dieser Benutzername (mit dem dazugehörigen Passwort) vorhanden ist, erfolgt beim Aufruf des Archivs keine Benutzerabfrage. Falls also keine Benutzerverwaltung gewünscht wird, sollte dieser Eintrag in einer Einzelplatzversion auf keinen Fall gelöscht werden.
Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll oder aber mehrere Nutzungslizenzen vorhanden sind für die gleichzeitige Arbeit von mehreren Benutzern, muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag gelöscht und sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor-Benutzer mit Passwort eingerichtet werden.

Benutzer PUBLIC:
Verschiedene Einstellungen eines Archivs werden benutzerspezifisch gespeichert, das heißt: jeder Benutzer hat nur auf seine eigenen Einstellungen Zugriff.
Meistens sind aber auch allgemein verfügbare Einstellungen sinnvoll. Dafür ist der Benutzer PUBLIC nötig: Wenn Sie mit diesem Benutzernamen registriert sind und Einstellungen vornehmen, können diese von allen Benutzern des Archivs verwendet werden. Das Ändern dieser allgemeinen Einstellungen ist nur dem Benutzer PUBLIC möglich.

Im Gegensatz zum Benutzer DRDOC ist beim Benutzer PUBLIC nur der Benutzername (Großschreibung beachten!) vorgegeben. Das Passwort und die Zugriffsberechtigungen können frei eingestellt werden.

(siehe Handbuch Kapitel 18.Benutzerverwaltung)

 

Datenübergabe

 

Um die Datenübergabeschnittstelle problemlos benützen zu können, sind einige wenige Vorarbeiten nötig. Beachten Sie dazu die Hinweise des Benutzerhandbuchs im Kapitel "Datenübergabe: Vorbereitungen".

Einzel- und Serientexte erstellen Sie mit dem Befehl "Datenübergabe" innerhalb der Auswahlliste oder eines einzelnen zur Bearbeitung aufgerufenen Datensatzes. Wählen Sie zunächst
* "markierte Datensätze" für das Einspielen von Daten der markierten Datensätze in ein Formular oder
* "alle Datensätze" für das Einspielen aller ausgewählten Datensätze in einen Serientext und den Aufbau einer Datei, in der sämtliche Texte nacheinander festgehalten sind.
Geben Sie anschließend den Namen der Vorlage, die Sie ausfüllen wollen, in das entsprechende Feld ein.

Bei archivierten Bilddokumenten zusätzlich verfügbar:
Es können auch einzelne Seiten aus einem archivierten Bild-Dokument in eine Textverarbeitung übernommen werden. Voraussetzung dafür ist eine entsprechend angelegte Vorlage: an der Stelle in der Vorlage, an der die Grafik eingefügt werden soll, muß als Platzhalter  **grafik**  vermerkt sein. Bei Angabe der gewünschten Dokument-Seite im Textverarbeitungs-Auswahldialog wird diese mit übernommen.

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Dokument Quelle

 

Angabe der Herkunft des Dokuments. Hier bestimmen Sie, wo die Quelle Ihrer zu archivierenden Dokumente liegt.

1. DATEI:
Es kann sich um eine Text- oder eine Bild- oder eine beliebige andere Datei handeln. Welche Art Datei Sie wünschen, bestimmen Sie in "Einstellungen/Dok. Verbindung".
*  Über "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog erhalten Sie eine Listbox, in der Sie die Dateiwahl mit Laufwerk und Verzeichnis vornehmen können.

2.  OCR-SCANNER:
*  Über "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog starten Sie das optionale OCR-Modul.

3. VIDEO:
* Über "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog  wird das Video-Fenster geöffnet.

4. FREMDPROGRAMM:
* Mit "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog starten Sie das Fremdprogramm.
Welches Fremdprogramm gestartet wird, hängt davon ab, welches Sie in "Einstellungen/Dok. Verbindung" angewählt haben.




Dokument Verbindung

 

Hier wählen Sie die Verbindung des Dokuments, d.h. aus welcher Quelle das Dokument stammt und mit welchem Textverarbeitungs-, Graphik- oder sonstigem Programm das Dokument später wieder aufrufbar sein soll.
Als Verbindung können bei DDE-fähigen Programmen DDE-Befehle eingetragen werden. Dazu müssen folgende Angaben der Eingabe des eigentlichen Programmnamens folgen:
- nach dem ersten Komma: Dateityp, der beim Auflisten in der Dateiwahllistbox, beim Anschauen der Datei und beim Dateiexport gewünscht wird;
- nach dem zweiten Komma: Makro für die Datenübergabe. (Welche Felder übertragen werden sollen, wird unter "Feldauswahl für Datenübergabe" festgelegt)
- DDE-Befehl zum Öffnen von Dateien. Dieser Befehl ist abhängig vom jeweils anzusprechenden Programm und steht in eckigen Klammern. In Winword kann jeder Makro als DDE-Befehl verwendet werden. Die Feld für Dateien aus Winword kann also z.B. folgendermaßen aussehen:  c:\winword\winword,doc,[ArchivTV],[DateiÖffnen"%s"]

1. CI-Dokumente:
Hier werden die Pfade für CI-Dokumente angegeben.
*  In der Spalte DÜ (Datenübergabe) wählen Sie die von Ihnen eingesetzte Textverarbeitung an oder das entsprechende andere Programm, z.B. eine Tabellenkalkulation, bzw. tragen sie nach dem Muster der Beispiele ein.
*  Die Spalte Quelle gibt an, woher das Dokument kommt, z.B. eine Tabellenkalkulation, wenn es sich um eine Tabelle handelt.
*  In der Spalte Ansicht bestimmen Sie, mit welchem Programm das archivierte Dokument beim Bearbeiten wiederaufgerufen  werden soll. Wenn z.B. die Tabelle in Zukunft unter Winword aufgerufen werden soll, wird der Link von Winword angewählt.

2. NCI-Dokument:
Hier werden alle Programme eingetragen, die zur Bildarchivierung bzw. -bearbeitung eingesetzt werden.
* Die Spalte Quelle gibt an, woher das Dokument kommt, z.B. aus einem Zeichenprogramm.
*  In der Spalte Ansicht bestimmen Sie, mit welchem Programm das archivierte Dokument beim Bearbeiten wiederaufgerufen werden soll.

HINWEIS:
 Bei dem ersten Punkt - Bilddatei/Intern - handelt es sich um eine Darstellung ohne Programmlink. Das Bild wird in dem programminternen (selbstbestimmbaren) Format abgespeichert und angezeigt. Es besteht aber jederzeit die Möglichkeit, dieses Dokument mit einem Fremdprogramm zu laden und dann zu bearbeiten. Diese Einstellung wird daher als Standardeinstellung empfohlen, da das Bild ohne Laden des Fremdprogramms  schneller angeschaut werden kann.

3. WF (Workflow)
Hier wird das von Ihnen eingesetzte Programm angewählt, zu dem Sie eine Datenübergabe machen wollen. Z.B. Wahl der Textverarbeitung zum Einsatz der im Archiv gespeicherten Daten zur Erstellung von Serienbriefen.

HINWEIS:
*  Wurde OCR als Quelle gewählt, besitzt dieses Priorität vor den anderen Programmen bei der Anzeige im Menü.

Ausführliche Hinweise zu dem Einsatz dieses Programmpunktes entnehmen Sie bitte dem Handbuch.


Drucken

 

Wählen Sie zum Ausdruck von Datensätzen in der Auswahlliste den Befehl "Drucken" und anschließend die gewünschten Optionen:

* "Spaltendruck" für einen Ausdruck in Spalten mit frei ausgewählten Feld (die Auswahl der Felder erfolgt über den Menüpunkt "Feldauswahl für Spaltendruck"). Falls bei Spaltendruck Zeilenumbruch der einzelnen Spalten erfolgen soll, wird die entsprechende Option "Spaltendruck mit Zeilenumbruch" angekreuzt.

* "Karteikartendruck" für einen Ausdruck des Formulars, wie es auf dem Bildschirm erscheint.

* "Alle Datensätze" für den Ausdruck aller ausgewählten Datensätze

* "Markierte Datensätze" für den Ausdruck der in der Auswahlliste markierten Datensätze. Die Tastenkombination "SHIFT + linke Maustaste" markiert einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen, "STRG + linke Maustaste" markiert auch nicht unmittelbar untereinander liegende Datensätze.

* "Drucker" zur direkten Ausgabe an den angeschlossenen Drucker
* "Datei" zur Ausgabe in eine Datei, die dann z.B. über ein Textverarbeitungssystem weiter bearbeitet werden kann.



Editor-Tool: Datenbankeinstellungen

 

Im Fenster "Datenbankeinstellungen" werden Datenbankfelder definiert sowie Einstellungen für die Datenbank in einer Übersichtstabelle getroffen. (Die gleichen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie auch in den einzelnen Feldauswahlen im Menü "Einstellungen".)

Zum Anlegen eines neuen Datenbankfeldes klicken Sie bitte zuerst in die Spalte der Bezeichner (= 1. Spalte von links). Daraufhin erhält das Kontextfeld die Überschrift "Datenbankfeld-Name". Jetzt können Sie mit Hilfe der Schaltfläche "Neu" ein neues Datenbankfeld anlegen. Geben Sie im darauffolgenden Fenster
den Namen des Datenbankfeldes ein und wählen Sie Datentyp, Feldtyp, und ob es sich um ein Autofeld (wird beim Speichern eines Datensates automatisch vom Programm ausgefüllt, z.B. für  fortlaufende Nummer, Tagesdatum etc.) handelt.
Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Wenn Sie den Feldbezeichner eines Datenbankfeldes verändern möchten, klicken Sie einfach in die Spalte "Bezeichner" auf das betreffende Feld und tragen Sie den neuen Namen ein.

Mit der Schaltfläche "OK" speichern Sie die Datenbankeinstellungen und schließen das Fenster.

******************************************************************************************
Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten in der Übersichtstabelle:

***  Suchvorlagen  ***
 Auf Suchvorlagen wird zurückgegriffen, sobald "Datenbank/Feldsuche mit Vorlage" aufgerufen wird. Bestimmte Suchkriterien können als Suchvorlagen abgespeichert werden. Sie dienen dem schnellen und bequemen Aufruf von Suchabfragen, die immer wieder gebraucht werden.

***  Auswahlliste  ***
 Eine Auswahlliste ist die Trefferliste, die nach einer Suchabfrage erscheint. Hier können Sie definieren, welche Felder und wieviele Zeichen pro Feld in der Auswahlliste gezeigt werden sollen.

***  Überschriften  ***
 Ein beliebiger Überschriftstext für die Felder, die in der Auswahlliste gezeigt werden, kann hier eingegeben werden.

***  Sortierung  ***
 Sortierkriterien, nach denen die gefundenen Datensätze in der Auswahlliste sortiert werden sollen. Geben Sie zunächst die Sortierfolge und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen ein, die bei der Sortierung überprüft werden sollen. Wollen Sie beispielsweise zuerst nach dem Namen, dann nach dem Vornamen und anschließend nach dem Ort sortieren, geben Sie bei den entsprechenden Feldern folgende Ziffern ein:
     Name           1 10
     Vorname        2 10
     Ort            3 10
    
***  Spaltendruck  ***
 Numerieren Sie die Felder, die gedruckt werden sollen und geben sie nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl für die Spaltenbreite ein.

*** Feldeinträge erhalten ***
 Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn unter "Organisation/Archivparameter editieren..." das Kontrollkästchen für "Nach Neueingabe Maske löschen" aktiviert ist. Dann werden im Neueingabemodus beim Speichern eines neuen Datensatzes alle Felder der Eingabemaske für den nächsten Datensatz geleert. Es besteht aber auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Funktion "Feldeintrag erhalten" einzelne Felder festzulegen, in denen der Eintrag für den nächsten Datensatz erhalten bleiben soll. Geben Sie dazu in die betreffenden Feldern ein beliebiges Zeichen ein.

***  Ausgabedublettenprüfung  ***
 Das Programm kann bei Global- und Feldsuche eine Ausgabedublettenprüfung vornehmen, um die Ausgabe von Dubletten ( = Datensätze, bei denen die Feldeinträge in den hier angegebenen Feldern gleich sind) in der Auswahlliste zu unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß zuvor unter "Ausgabedublettenprüfung" die gewünschten Felder durchnumeriert werden.

***  Datenübergabe  ***
 Die Datenübergabe-Schnittstelle gilt für das Einspielen von Daten in ein Formular (z.B. Serienbriefdokument) eines Fremdprogramms. Numerieren Sie die Felder, die übertragen werden sollen, fortlaufend. Legen Sie die Auswahl der Felder für alle Formulare (Brief, überweisung etc. ) gemeinsam fest. Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der Steuersatzdatei. Der erste Feldname der Steuersatzdatei muß also als erstes Druckfeld eingegeben werden usw.

***  Datenübergabe-Archivierung (automatische Datenübernahme)  ***
 Es besteht die Möglichkeit, nach Benutzen der Datenübergabe-Schnittstelle bestimmte Feldeinträge aus einem Archiv (z.B. aus einer  Adresse den Firmennamen) automatisch in das verbundene Archiv zu übertragen. Hierzu wird bei "Datenübergabe-Archivierung" in das Feld, aus dem die Daten übernommen werden sollen, die Nummer des Feldes des Archivs eingetragen, in das die Daten eingespielt werden.

***  ASCII-Import  ***
 Mit dem Menüpunkt "Import ASCII-Datei" können extern erstellte ASCII-Archivdateien oder auch andere Documentiv-Archive in das aktuelle Archiv eingespielt werden. Numerieren Sie dazu zunächst bei "ASCII-Import"  die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. HINWEIS: Falls Sie ein Documentiv-Archiv einspielen wollen, müssen Sie die Auswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind. Bei gleichem Format entfällt die Durchnumerierung der Felder.

***  ASCII-Export  ***
 Der Export von Daten in ein anderes Archiv bzw. als ASCII-Datei wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über den Befehl "Export" innerhalb von Auswahllisten oder innerhalb eines einzelnen Datensatzes durchgeführt. Numerieren Sie dazu zunächst in dem Archiv, aus dem Daten im ASCII-Format exportiert werden sollen, bei "ASCII-Export" die Felder, die exportiert werden sollen.

***  DBase-Import  ***
 Daten im DBASE-Format können mit Hilfe dieser Einstellung übernommen werden. Numerieren Sie dazu zunächst die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. Kontrollieren Sie unbedingt, daß die für die Übertragung richtigen Datentypen (z.B. Datum, Zahlenfeld) eingetragen sind. Rufen Sie zum Importieren den Menüpunkt "Datenbank/Import DBASE" auf und geben Sie Pfad und Namen der DBASE-Datei ein, die importiert werden soll. Mit dem Befehl "OK" wird der Importvorgang gestartet.

***  DBase-Export  ***
 Für den Export von Daten in das DBASE-Format geben Sie hier zunächst die Reihenfolge ein, in der die Felder übernommen werden sollen. Für einen fehlerlosen Export ist unbedingt zu beachten, daß
- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden
- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet: Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen sind im vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in dieses Feld lauten:
3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt.

***  Verkettungsvorschrift  ***
 Bitte beachten Sie die ausführlichen Anleitungen für Verkettungsvorschriften von Hypersuchdefinitionen im Handbuch.

***  Datentypen  ***
 Es kann festgelegt werden, daß in einem Feld nur die Eingabe eines bestimmten Datentyps zugelassen wird. Geben Sie ein:
S  für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern)
Z  für Ziffer
ZB für numerischen Bereich
D  für Datum
DB für Datumsbereich
W  für Währung
WB für Währungsbereich
G  für Gliederung
F  für Frist
Bool für Schalter

Falls ein Feld mit dem Datentyp Datum belegt wird, werden folgende Eingaben zugelassen: TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, T.M.JJ, T.M.JJJJ oder TTMMJJ. Die Eingabe in einem Datumsfeld wird immer automatisch ergänzt auf TT.MM.JJJJ.

***  Autofelder  ***
 Neben der Festlegung von grundsätzlichen Datentypen für die Datenbankfelder besteht auch noch die Möglichkeit, vom Programm automatische Eintragungen in ausgewählte Felder vornehmen zu lassen. Es stehen zur Verfügung
B für Benutzername
D für aktuelles Datum
T für aktuelle Zeit
Z für Zugriffsebene
F für Dateiname
N für Nummerngenerator.
V für Datenübernahme aus einem anderen Archivfeld

Beachten Sie beim Autofeld ZUGRIFFSEBENE die Hinweise zur Benutzerregistrierung. Wenn ein Feld als Autofeld für Zugriffsebene definiert wird, erscheint bei der Neueingabe von Datensätzen der Befehl "Zugriffsrecht" unter dem Menüpunkt "Datensatz". Vor dem Speichern eines Datensatzes kann mit diesem Befehl entsprechend der gewünschten Zugriffsrechte die Nummer der Zugriffsebene eingetragen werden. Diese Zugriffsberechtigung ist bis zu einer Änderung dieser Beschränkung bzw. bis Programmende gültig.
Nachträgliche Änderungen durch den Supervisor sind möglich.

***  Pflichtfelder  ***
 Wenn in einem Feld immer ein Eintrag vorhanden sein muß, kann dies definiert werden, indem in die betreffenden Felder bei "Pflichtfelder" ein beliebiges Zeichen eingegeben wird. Das hat zur Folge, daß ein Datensatz nur abgespeichert werden kann, wenn in dem Pflichtfeld etwas eingegeben wurde.

***  Schlüsselfelder  ***
 Die Schlüsselverwaltung erleichtert den schnellen Zugriff beim feldorientierten Suchen bestimmter Einträge in Datensätzen, wobei beliebige Felder vom Benutzer als Schlüsselfelder festgelegt werden können. Ein Schlüssel kann jederzeit angelegt und/oder verändert werden.
Es kann unter drei Arten von  Schlüsseln gewählt werden:
- Mehrfachschlüssel  (MS): Ein Begriff kann beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen.
- Dublettenschlüssel (DS): Ein Begriff kann grundsätzlich beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen. Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung. (siehe auch: Eingabedublettenprüfung).
- Einzelschlüssel (ES): Dies ist die strengste Vorgabe für Schlüsselfelder: Ein Begriff darf nur einmal in diesem Schlüsselfeld stehen.

***  Eingabedublettenprüfung  ***
  Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in einem Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung. Um eine Eingabedublettenprüfung über festgelegte Felder durchführen zu können, muß ein Schlüsselfeld für Dublettenschlüssel definiert sein. Geben Sie dazu durchnumeriert die gewünschten Felder für die Eingabedublettenprüfung ein.

***  Thesaurus  ***
 Um die Eingabe von Feldeinträgen zu erleichtern und Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, mit dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" im Neueingabe- oder Bearbeiten-Modus Einträge aus einem anderen Archiv in das aktuelle Archiv zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist,
- daß zunächst ein Archiv erstellt wurde, das als Thesaurus-Archiv dienen soll.
- daß im Dialog "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." folgende Einstellungen getroffen wurden:
* Wählen Sie als Verbindungsfeld zunächst das Archiv-Feld aus, in welches Daten eingetragen werden sollen.
* Wählen Sie anschließend das Thesaurus-Archiv, aus dem Daten ins aktuelle Archiv übernommen werden sollen aus, indem Sie unter "Thesaurus" auf die Schaltfläche "Wählen" klicken. Selektieren Sie im anschließenden Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv (mit der Namenserweiterung .da, z.B. Adress.da).
* Wählen Sie aus der Liste der Thesaurusfelder das gewünschte Verbindungsfeld aus.
* Wählen Sie jetzt die gewünschten Importfelder aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen". Die beiden Import-Feldnamen werden in das Editierfeld übernommen.
* Wiederholen Sie das Zuordnen der Archiv- und Thesaurusfelder für alle weiteren gewünschten Felder.
* Klicken Sie anschließend unbedingt auf die Schaltfläche "Speichern" und erst danach auf "OK", um die Thesaurusdefinition zu speichern und den Dialog zu verlassen.

***  Zusatz-Info  ***
 Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv, dem "Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden. Voraussetzung dafür ist, daß in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende Definitionen getroffen wurden:
* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche "Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben, liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im aktuellen Archiv.
* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten. Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche "Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog "Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.
Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" neben dem Verbindungsfeld klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.



Editor-Tool: Masken

 

Im Dialog "Editor-Tool: Masken"  können die Masken für das aktuelle Archiv angelegt werden. Für jedes Archiv können Sie mehrere Masken mit jeweils mehreren Karteikarten definieren.
 
Zum Anlegen einer Maske geben Sie bitte den Namen (Maskenbezeichner) für die neue Maske ein, sowie das Zugriffsrecht. (sh. Benutzerregistrierung), und wählen Sie "Neu einfügen".
 
Vor dem Anlegen einer Maske sollten jedoch die Datenbankfelder definiert werden, die Sie in diesem Archiv verwenden wollen. (Registerkarte "Datenbankeinstellungen")
 
HINWEIS
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder einige Vorüberlegungen hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen: Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es sich, die Elemente gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
 

Editor-Tool: Rahmen einfügen

 

* Fügen Sie das Element "Rahmen" ein, wenn Sie bestimmte Elemente optisch als zusammengehörig kennzeichnen wollen.
 
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
 
* In das Editierfeld "Titel" können Sie die Rahmenüberschrift einfügen. 
 
 

Editor-Tool: Einzeiliges Feld einfügen

 

Bestimmen Sie zunächst, zu welcher Ihrer Karteikarten Elemente hinzugefügt werden sollen. Falls die gewünschte Karteikarte von anderen Karteikarten überdeckt wird und Sie sie hinter dem Editor-Fenster nicht sehen, muß sie zuerst in den Vordergrund gebracht werden: Hierfür klicken Sie einfach auf den Namen der Karteikarte, die Sie verändern wollen: Jetzt wird hinter dem Editor-Fenster die gewünschte Karteikarte gezeigt und Sie können die Elemente darauf einfügen.
 
* Wählen Sie den  Elementtyp "Einzeiliges Feld" und aus der Liste der Datenbankfelder das Feld, das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur Auswahl, die als einzeilige Felder definiert wurden, nicht aber z.B. Endlosfelder) . In ein einzeiliges Feld können maximal 128 Zeichen eingegeben werden.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für das Feld einfügen. (Dies ist der Kommentar, der in der Regel links neben dem Datenbankfeld als Beschriftung eingefügt wird.)
 
Hinweis
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder einige Vorüberlegungen hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen: Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es sich, die Elemente gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
 
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert, was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
 
 

Editor-Tool: Endlosfeld einfügen

 

* Wählen Sie den  Elementtyp "Endlosfeld" und aus der Liste der Datenbankfelder das Feld, das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur Auswahl, die als Endlosfelder definiert wurden) . In ein Endlosfeld können maximal 65536 Zeichen (64K) eingegeben werden. 
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für das Feld einfügen. (Dies ist der Kommentar, der in der Regel links neben dem Datenbankfeld als Beschriftung eingefügt wird.)
 
 

Editor-Tool: Kommentar einfügen

 

* Wählen Sie den  Elementtyp "Kommentar", um einen beliebigen Kommentar auf die Karteikarte einzufügen.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für das Feld einfügen.
* Definieren Sie, ob der Kommentar umrahmt werden soll oder nicht (Umrandung)
 

Editor-Tool: Tabelle einfügen

 

* Wählen Sie den  Elementtyp "Tabelle" und aus der Liste der Datenbankfelder die Tabellenspalten, die Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur Auswahl, die als Tabellenspalten definiert wurden).
* Bestimmen Sie, ob die Tabelle am Raster ausgerichtet  oder ob sie frei verschiebbar sein soll. 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie die Überschrift eingeben. 
* Tabellengröße:  Die Anzahl der Spalten ergibt sich automatisch aus der Anzahl der von Ihnen eingefügten Tabellenspalten. 
Stellen Sie die gewünschte Anzahl der Zeilen ein, die in der Tabelle gleichzeitig sichtbar sein sollen. (Wenn in die Tabelle beim Editieren des Datensatzes mehr Zeilen eingegeben werden als hier definiert, können Sie sie mit Hilfe des Rollbalkens durchblättern.)
 

Editor-Tool: Schalter einfügen

 

* Wählen Sie den  Elementtyp "Schalter" und aus der Liste der Datenbankfelder das Feld, das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur Auswahl, die als Schalter definiert wurden). Ein Schalter bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen "an" (angekreuzt) oder "aus" (nicht angekreuzt).
 
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
 
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für den Schalter einfügen. Geben Sie als Beschriftung die Funktion an, für die er steht: z.B. "bezahlt", "erledigt", etc.
 
  

Editor-Tool: Bildelement einfügen

 

Elementtyp "Bild/Dokument":
 
*  Da pro Datensatz nur ein Dokument (das jedoch aus mehreren Seiten bestehen kann)  archiviert werden kann, gibt es das Datenbankfeld "BILD" auch nur einmal. Sie können es für Vorschauzwecke auf der Karteikarte einfügen.
 
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es frei verschiebbar sein soll. 
 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
 
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie die Überschrift für das Bild einfügen.
 
* Bildsplitting: gleichzeitige Darstellung mehrerer Seiten des Bilddokumentes auf der Karteikarte. Geben Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl ein.

Editor-Tool: Schalter editieren

 

Einstellungen:
* Tabfolge:   Hier können Sie für die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner). Geben Sie als Beschriftung die Funktion an, für die der Schalter steht: z.B. "bezahlt", "erledigt", etc.
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
 
 Ein Schalter bietet bei der Dateneingabe nur die Optionen "an" (angekreuzt) oder "aus" (nicht angekreuzt).
 
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.
 
 
 

Editor-Tool: Kommentar editieren

 

Einstellungsmöglichkeiten:
* Kommentar
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
* Umrandung: Rahmen um den Kommentar einfügen
 
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte
 

Editor-Tool: Rahmen editieren

 

Einstellungsmöglichkeiten:
 
* Bestimmen Sie, ob der Rahmen am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob er frei verschiebbar sein soll. 
 
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und Größe  für das Element, falls Sie eine andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
 
* In das Editierfeld "Titel" können Sie die Rahmenüberschrift einfügen
 
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.
 
 

Editor-Tool: Bildelement editieren

 

Elementtyp "Bild/Dokument":
 
Einstellungsmöglicjkeiten:
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Bildsplitting: gleichzeitige Darstellung mehrerer Seiten des Bilddokumentes auf der Karteikarte. Geben Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl ein.        
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
 
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert, was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
                                                                                       
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.
 
 
 
 

Editor-Tool: Einzeiliges Feld editieren

 

Einstellungen:
* Tabfolge:   Hier können Sie für die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
 
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert, was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.

Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.
 
 
 

Editor-Tool: Mehrzeiliges Feld editieren

 

Einstellungen:
* Tabfolge:   Hier können Sie für die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
 
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert, was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.

Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.

Editor-Tool: Tabelle editieren

 

Einstellungsmöglichkeiten:
* Titelzeile: Tabellenüberschrift 
* Tabfolge:   Hier können Sie für die Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Spalten: Anzahl der Tabellenspalten (ergibt sich automatisch aus der Anzahl der eingefügten Datenbankfelder)
* Zeilen: Anzahl der Tabellenzeilen auf der Karteikarte. (Bei mehr Feldeinträgen als hier definiert  kann gescrollt werden) 
* Spaltenüberschrift: Überschrift der einzelnen Spalten 
* KBreite: Breite der Tabellenspalte auf der Karteikarte (=ca. Anzahl der Zeichen pro Spalte)
* GBreite: Breite der Tabellenspalte im eigenen Editierfenster (Bei der Dateneingabe kann die Tabelle in einem eigenen Fenster editiert werden, wenn Sie auf die Schaltfläche in der rechten unteren Ecke der Tabelle klicken)
* Pos: Anordnung der einzelnen Tabellenspalten
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird, oder ob es frei verschoben werden kann.
* Sortieren nach: Es kann alphabetisch nach dem gewählten Feld sortiert werden. Hinweis: Bei Datums- und numerischen Felder gilt die numerische Sortierung, Bereichsfelder werden alphabetisch sortiert.
* Farben und Schriftgröße und -Art können jeweils für Titelzeile, Überschriften und Zellen festgelegt werden.
 
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert, was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.

Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern" klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
*  "Löschen" entfernt das gewählte Element von der Karteikarte.
 
 

Editor-Tool: Karteikarte

 

Im Fenster "Karteikarte" können Sie die Karteikarten für Ihre Masken erstellen. Wählen Sie, welche Überschrift, Position, Raster, Schriftart, Schriftgröße, sowie Vordergrund- und Hintergrundfarbe die Karteikarte erhalten soll:
 
* Bei mehreren Karteikarten beziehen sich die Änderungen immer auf die aktive Karteikarte. Klicken Sie einfach auf den Karteikartennamen hinter dem Fenster "Editor-Tool: Karteikarte", um diese Karteikarte zu aktivieren.
*  Eine neue Karteikarte mit den getroffenen Spezifikationen wird erst dann angelegt, wenn man auf den Button "Neu" klickt.
*  Genauso verhält es sich bei Änderungen von bereits definierten Karteikarten: Erst mit einem Mausklickauf die Schaltfläche "Ändern" werden diese durchgeführt.
* Die Schaltfläche "Zurücksetzen" macht alle noch nicht eingetragenen Einstellungen (sowohl neue Definitonen als auch Änderungen) rückgängig.
* Der Button "Löschen" löscht die Karteikarte, die sich im Vordergrund befindet. Diese Schaltfläche ist nur wählbar, wenn es mehr als eine Karteikarte gibt.
* Mit "OK" werden die getroffenen Definitionen aller Karteikarten abgespeichert und man gelangt man wieder zurück zum Dialog "Masken". Im Gegensatz dazu werden alle Neueinstellungen und Änderungen verworfen, wenn auf die Schaltfäche "Abbrechen" geklickt wird.
 
Einstellungsmöglichkeiten:
* Überschrift: Geben Sie den Namen der neuen Karteikarte im Feld Überschrift ein.
* Position: Wenn Sie mehr als eine Karteikarte anlegen, kann die Position einer Karteikarte bestimmt werden, indem eingegeben wird, an der wievielten Stelle sie sich befinden soll. Die Reihenfolge der Karteikarten wird von links nach rechts gezählt und kann jederzeit nachträglich verändert werden.
* Raster: Die x/y-Koordinaten bestimmen den Abstand der Felder voneinander. Die X-Koordinaten stehen für den waagrechten Abstand und die Y-Koordinaten für den senkrechten Abstand in Bildpunkten. Außerdem kann bestimmt werden, ob ein Feld am Raster ausgerichtet werden soll oder nicht.
* Standard Font: Bestimmen Sie Standard-Schriftart und -größe, indem Sie auf den Button "Wählen..." klicken. 
* Farbe: Hier können Vordergrundfarbe für Beschriftungen (z.B. Feldbezeichner, Kommentare) und Hintergrundfarbe der Karteikarte festgelegt werden.
 
HINWEIS
Klicken Sie zum Einfügen der Felder auf das Register "Elemente einfügen".
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder auf die Karteikarte einige Vorüberlegungen hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen: Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es sich, die Elemente gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
 
 

Einstellungen: Stapelverarbeitung

 

Folgende zusätzliche Einstellungen sind beim Neu-Archivieren möglich:

- Stapelverarbeitung Datei:
Wenn mehrere Dateien mit gleicher Dokumenten- Verbindung nacheinander zu archivieren sind, kann dies in einem Arbeitsgang  zusammengefaßt werden. Dazu werden bei der Neueingabe in der Dateiwahl-Listbox die betreffenden Datennamen alle markiert. Es werden vom Benutzer nun nur noch die jeweiligen Profildaten in die Eingabemaske eingegeben und mit OK bestätigt. (Welche Datei gerade archiviert wird, wird in der Kopfzeile des Eingabedialogs angezeigt).

- Stapelverarbeitung Scanner:
Bei Einsatz des Stapeleinzugs des Scanners 

- automatische Archivierung:
 Wenn die Profildaten bei mehreren Dateien gleichlautend sind, empfiehlt sich zusätzlich zur Stapelverarbeitung die automatische Archivierung. Dabei wird automatisch die Reihe der markierten Dateien bzw. der im Stapeleinzug liegende Vorlagen-Stapel mit jeweils einem Datensatz archiviert. (Es ist u.U. empfehlenswert, ein Feld der Eingabemaske automatisch mit dem Dateinamen, Benutzer, Datum, Uhrzeit) oder/und ein Nummerngenerator belegen zu lassen. Diese Einstellungen werden über den Menüpunkt Einstellungen/Feldauswahl für Autofelder vorgenommen!) 

Ist Stapelverarbeitung Scanner und automatische Archivierung gleichzeitig angewählt, können Sie die Anzahl der Seiten, die pro Datensatz als Dokument archiviert werden sollen, in das entsprechende Feld eintragen.


Einstellungen: Zusatz-Info

 

Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv, dem "Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden. Voraussetzung dafür ist,
- daß in beiden Archiven ein identisches Feld existiert, also ein Feld, das in beiden den gleichen Eintrag enthält
- und daß in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende Definitionen getroffen wurden:

* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche "Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben, liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im aktuellen Archiv.

* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten. Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche "Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog "Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.

Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" im Verbindungsfeld klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.



Ersetzen

 

Es besteht die Möglichkeit, mit dem Befehl "Ersetzen" in der Auswahlliste in mehreren ausgewählten Datensätzen automatisch eine gemeinsame Änderung vorzunehmen. Geben Sie dazu Such- und Ersatzbegriff in die betreffenden Felder ein.

Außer der Eingabe von bestimmten Wörtern oder Wortteilen stehen noch folgende Eingabemöglichkeiten zur Auswahl:

in der Zeile SUCHEN:
  *       für beliebigen Eintrag
  ^*     für Suche nach dem Sternchen *
  ^^     für Suche nach  ^
  #...# für Suche nach ASCII-Zeichen
          (z.B.: #20# sucht nach dem Absatzzeichen in Endlostexten)
  ##    für Suche nach #

in der Zeile ERSETZEN:
  !*    für "Suchbegriff oder Feldinhalt löschen"
  ^!*   für Ersetzen durch  !*
 #...# für Ersetzen durch ASCII-Zeichen
          (z.B.: #145# ersetzt den Suchbegriff durch æ)
  ##    für Ersetzen durch #

Wählen Sie anschließend,
- ob der Vorgang in allen Datensätzen der Auswahlliste oder nur in den markierten durchgeführt werden soll
- ob der Suchbegriff durch den Ersatzbegriff völlig ersetzt werden soll oder der Ersatzbegriff an den Suchbegriff angehängt werden soll
- ob der Begriff nur in bestimmten Feldern gesucht und ersetzt werden soll oder global im gesamten Datensatz. Bei einer feldspezifischen Suche geben Sie in die gewünschten Felder ein beliebiges Zeichen ein.



Export: ASCII

 

Es besteht die Möglichkeit, Datensätze sowie optional auch Dokumente zu exportieren. Der Befehl "Export" steht innerhalb einer Auswahlliste oder für einen einzelnen Datensatz zur Verfügung. Folgende Angaben sind zu machen:

* Name der Datei, in die die Daten eingespielt werden sollen (ein eigener Dialog hierfür kann mit dem Befehl "Datei" aufgerufen werden)
* Zieldatei Documentiv-Archiv oder andere ASCII-Datei
* Quell- (d.h. einzuspielende Datei) und Zielformat identisch
* Datensätze anfügen oder evtl. vorhandene Daten überspielen
* der zusätzliche Export von Dokumenten
* Export nur der innerhalb der Auswahlliste markierten Datensätze (Teilselektion).

Falls kein Documentiv-Archiv das Ziel ist, werden mit dem Befehl "Trennzeichen" die entsprechenden ASCII-Zahlenwerte für die Trennzeichen zwischen Feldern und Datensätzen eingegeben.

Sind Quell- und Zielformat nicht identisch, muß über "Datenaustausch/Feldauswahl für ASCII-Export" bestimmt werden, was wohin exportiert werden soll.




Export: DBASE

 

Ein vorhandenes Archiv kann mit dem Menüpunkt "Export DBASE" ins DBASE-Format überspielt werden. Geben Sie dazu zunächst mit dem Menüpunkt "Feldauswahl für DBASE-Export" die Reihenfolge ein, in der die Felder übernommen werden sollen.

Für eine fehlerlosen Export in DBASE-Format ist unbedingt zu beachten, daß
- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden
- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet: Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen (Dezimalstellen) sind im vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in diese Feld lauten:  3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt.

Im Menüpunkt "Export DBASE" geben Sie dann den Namen ein, den die Datei im DBASE-Format erhalten soll. Die Namenserweiterung .dbf wird automatisch ergänzt. Wenn die Datei noch nicht existiert, wird automatisch ein gleichlautendes Archiv neu angelegt.

HINWEIS:
Achten Sie darauf, daß beim Überspielen größerer Datenmengen Speicherplatz-Probleme entstehen können, da die Daten im DBASE-Format erheblich mehr Speicher benötigen!

Feldauswahl: Suchvorlagen

 

Bei der "Feldauswahl für Suchvorlagen" können Sie Suchvorlagen für häufig gebrauchte oder sehr komplexe Suchen definieren.

(Auch im Menüpunkt "Feldsuche mit Vorlage" können Sie diese Definition treffen.)

Die einmal eingegebenen Suchkriterien müssen nicht immer wieder neu eingegeben werden, sondern sie können einfach über den Namen der Suchvorlage abgerufen werden.

Um eine Suchvorlage zu definieren,

* geben Sie zunächst den Namen für die Suchvorlage ein
* klicken Sie auf die Schaltfläche "Editieren"
* Geben Sie die Suchkriterien in die Maske ein
* Bestätigen Sie die Eingabe
* Speichern Sie die Vorlage und verlassen Sie den Dialog mit "OK"

Zur Eingabe der Suchkriterien sh. auch Hilfethema "Feldsuche"

Feldauswahl: ASCII-Export

 

Der Export von Daten in ein anderes Archiv bzw. als ASCII-Datei wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über den Befehl "Export" innerhalb von Auswahllisten oder innerhalb eines einzelnen Datensatzes durchgeführt.

Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, aus dem Daten im ASCII-Format exportiert werden sollen, den Menüpunkt "Feldauswahl für ASCII-Export" auf und numerieren Sie die Felder, die exportiert werden sollen.



Feldauswahl: Ausgabedublettenprüfung

 

Das Programm kann bei Global- und Feldsuche eine Ausgabedublettenprüfung vornehmen, um die Ausgabe von Dubletten ( = Datensätze, bei denen die Feldeinträge in den hier angegebenen Feldern gleich sind) in der Auswahlliste zu unterbinden.

Voraussetzung dafür ist, daß zuvor unter "Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" die gewünschten Felder durchnumeriert werden.


Feldauswahl: Auswahlliste

 

Die "Feldauswahl für Auswahlliste" gilt für die Auswahlliste (=Trefferliste), die nach einer Suchabfrage erscheint.

*  Geben Sie den Namen der zu erstellenden Auswahlliste ein, oder wählen Sie eine bestehende Auswahlliste aus.
*  Klicken Sie auf die Schaltfläche "Editieren"
*  Geben Sie in die Felder, die in der Trefferliste gezeigt werden sollen, durchnumeriert die Reihenfolge der betreffenden Felder ein und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, die angezeigt werden soll.

Beispiel:
Name          1 20
Vorname    2 10
Str                
Ort                 3 30

Hier werden 20 Zeichen des Namens,  10 Zeichen des Vornamens und 30 Zeichen des Orts in die Auswahlliste aufgenommen.



Feldauswahl: Autofeld

 

Neben der Festlegung von grundsätzlichen Datentypen für eine Feld besteht auch noch die Möglichkeit, vom Programm automatische Eintragungen in ausgewählte Felder vornehmen zu lassen.
Es stehen zur Verfügung

B für Benutzername
D für aktuelles Datum
T für aktuelle Zeit
Z für Zugriffsebene
F für Dateiname
N für Nummerngenerator
V für Übernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld.

Beachten Sie beim Autofeld ZUGRIFFSEBENE die Hinweise zur Benutzerregistrierung.  Wenn ein Feld als Autofeld für Zugriffsebene definiert wird, erscheint bei der Neueingabe von Datensätzen der Befehl "Zugriffsrecht". Vor dem Speichern eines Datensatzes kann mit diesem Befehl entsprechend der gewünschten Zugriffsrechte die Nummer der Zugriffsebene eingetragen werden. Diese Zugriffsberechtigung ist bis zu einer Änderung dieser Beschränkung bzw. bis Programmende gültig.
Nachträgliche Änderungen durch den Supervisor sind möglich.



Feldauswahl: Datentyp

 

Es kann festgelegt werden, daß in einer Feld nur die Eingabe eines bestimmten Datentyps zugelassen wird. Geben Sie im Menüpunkt "Feldauswahl für Datentyp" ein:


S  für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern)
Z  für Ziffer
ZB für numerischen Bereich
D  für Datum
DB für Datumsbereich
W  für Währung
WB für Währungsbereich
G  für Gliederung
F  für Frist
Bool für Schalter (an=aktiviert=1 oder aus=leer=0)

Falls ein Feld mit dem Datentyp Datum belegt wird, werden folgende Eingaben zugelassen: TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, T.M.JJ, T.M.JJJJ oder TTMMJJ. Die Eingabe in einer Datumszeile wird immer automatisch ergänzt auf TT.MM.JJJJ.




Feldauswahl: dBase-Import

 

Für den Import von DBASE-Daten in ein Documentiv-Archiv rufen Sie in dem Archiv, in das die Daten eingespielt werden sollen, den Menüpunkt "Feldauswahl für DBASE-Import" auf und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend.

Feldauswahl: Eingabedublettenprüfung

 

Für bestimmte Felder können Suchschlüssel angelegt werden, die einen besonders schnellen Zugriff auf die Daten ermöglichen.
Jeder Schlüssel kann im betreffenden Feld wahlweise nur ein einziges Mal oder aber öfters verwendet werden. Schlüsselfelder und -art werden über die Feldauswahl für Schlüsselfelder definiert.

Um eine Eingabedublettenprüfung über festgelegte Formularzeilen durchführen zu können, muß eine Schlüsselzeile für Dublettenschlüssel definiert sein. Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Feld, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung.

Im Menüpunkt "Feldauswahl für Eingabedublettenprüfung" geben Sie dann durchnumeriert die gewünschten Felder für eine Dublettenprüfung ein und bestätigen die Eingabe mit "OK".




Feldauswahl: Feldeintrag erhalten

 

Nach dem Abspeichern eines Datensatzes in der Neueingabe werden die Einträge der einzelnen Felder gelöscht oder aber erhalten - je nachdem, wie das Archiv eingerichtet wurde:

wenn im Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren..." das Kontrollkästchen "Nach Neueingabe Maske löschen" angekreuzt ist, werden im Neueingabemodus beim Speichern des neuen Datensatzes alle Felder der Eingabemaske für den nächsten Datensatz geleert. Es besteht die Möglichkeit, mit der "Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" einzelne Felder festzulegen, in denen der Eintrag für den nächsten Datensatz erhalten bleiben soll. Geben Sie dazu in die betreffenden Felder ein beliebiges Zeichen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".


Feldauswahl: Feldeintrag erhalten

 

Nach dem Abspeichern eines Datensatzes in der Neueingabe werden die Eingaben der einzelnen Felder gelöscht oder aber erhalten - je nachdem, wie die Anwendung eingerichtet wurde.
Falls der Inhalt des Eingabeformulars gelöscht wird, besteht auch noch die Möglichkeit, mit der "Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" einzelne Felder auszuwählen, in denen der Eintrag erhalten werden soll. Geben Sie dazu in dem betreffenden Feld ein beliebiges Zeichen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".

Feldauswahl: ASCII-Import

 

Mit dem Menüpunkt "Import ASCII-Datei" können externe ASCII-Datensatzdateien oder andere Documentiv-Archive in das aktuelle Archiv eingespielt werden.

Numerieren Sie dazu zunächst im Menüpunkt "Feldauswahl für ASCII-Import" die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend.

HINWEIS: Falls Sie ein Documentiv-Archiv einspielen wollen, müssen Sie die Feldauswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind. Bei gleichem Format entfällt die Feldauswahl.

Feldauswahl: Pflicht-Feldbelegung

 

Über die "Feldauswahl für Pflicht-Feldbelegung" kann für ausgewählte Felder bestimmt werden, daß ein Eintrag vorhanden sein muß. Erfolgt bei Neueingabe kein Eintrag in ein solches Feld bzw. wird der Eintrag beim Ändern gelöscht, erfolgt eine Fehlermeldung.

Geben Sie in die gewünschten Felder ein beliebiges Zeichen ein.

Feldauswahl: Schlüsselfelder

 

Die Schlüsselverwaltung erleichtert den schnellen Zugriff beim feldorientierten Suchen bestimmter Einträge in Datensätzen, wobei beliebige Felder vom Benutzer als Schlüsselfelder festgelegt werden können. Ein Schlüssel kann jederzeit angelegt und/oder verändert werden.

Es kann unter drei Arten von  Schlüsseln gewählt werden:

- Mehrfachschlüssel  (MS): Ein Begriff kann beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen.

- Dublettenschlüssel (DS): Ein Begriff kann grundsätzlich beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen. Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung. (siehe "Feldauswahl für Eingabedublettenprüfung").

- Einzelschlüssel (ES): Dies ist die strengste Vorgabe für Schlüsselfelder: Ein Begriff darf pro Archiv nur einmal in diesem Schlüsselfeld vorkommen.

Geben Sie im Menüpunkt "Feldauswahl für Schlüsselfelder" in die gewünschten Felder die MS, DS bzw. ES ein.




Feldauswahl: Sortierung

 

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, nach welchen Feldern die gefundenen Datensätze in der Auswahlliste sortiert werden sollen. Geben Sie in die betreffenden Felder durchnumeriert die Reihenfolge der Sortierung ein sowie nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, nach denen sortiert werden soll.

Z.B. 1 10 bedeutet, daß in diesem Feld als erstes sortiert werden soll unter Berücksichtigung der ersten 10 Zeichen.



Feldauswahl: Spaltendruck

 

In der "Feldauswahl für Spaltendruck" wählen Sie die Felder, die auf einem Ausdruck der Datensätze in Spalten erscheinen sollen.

Geben Sie in die betreffenden Felder durchnumeriert die Reihenfolge der zu druckenden Felder ein und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, die gedruckt werden sollen.

Wird keine Zeichenanzahl angegeben, wird die gesamte Zeichenanzahl des Feldes gedruckt.

Feldauswahl: Spaltenüberschrift

 

Beim Ausdruck von Datensätzen in Form von Spalten und bei der Auswahlliste auf dem Bildschirm wird über den Spalten eine Überschrift angegeben.

Den Text dieser Überschriften können Sie frei wählen mit diesem Menüpunkt. Geben Sie dazu in jedes Feld den beim Ausdruck gewünschten Überschriftstext ein.

Feldauswahl: Datenübergabe

 

Die "Feldauswahl für Datenübergabe" gilt für das Einspielen von Daten in ein Formular (z.B. Serienbriefdokument) eines Fremdprogramms. Legen Sie die Auswahl der Felder für alle Formulare (Brief, überweisung etc. ) gemeinsam fest.

Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der Steuersatzdatei. Der erste Eintrag in der Steuersatzdatei steht für das ersteübergebene Feld, der zweite Parameter für das zweite Feld, etc.

Feldauswahl: Datenübergabe-Archivierung

 

Es besteht die Möglichkeit, nach Benutzen der Datenübergabe-Schnittstelle bestimmte Feldeinträge aus einem Archiv (z.B. aus einer  Adresse den Firmennamen) automatisch in das verbundene Archiv zu übertragen.

Hierzu wird in der "Feldauswahl für Datenübergabe-Archivierung" in das Feld, aus dem die Daten übernommen werden sollen, der Name des Feldes des Archivs eingetragen, in das die Daten eingespielt werden.

Feldauswahl: dBase-Export

 

Für den Export von Daten in DBASE-Format geben Sie zunächst mit dem Menüpunkt "Feldauswahl für DBASE-Export" die Reihenfolge ein, in der die Felder übernommen werden sollen.

Für einen fehlerlosen Export in DBASE-Format ist unbedingt zubeachten, daß

- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden

- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet: Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen sind im vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in dieses Feld lauten:
3 6 2. Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt.




Feldsuche mit Vorlage

 

Die "Feldsuche mit Vorlage" bietet die Möglichkeit, Feldsuchen abzuspeichern. Das ist besonders praktisch bei immer wiederkehrenden Suchen, da Sie die einmal eingegebenen Suchkriterien nicht immer wieder neu eingeben müssen, sondern sie einfach über den Namen der Suchvorlage abrufen können.

Um eine Suchvorlage zu definieren,

* geben Sie zunächst den Namen für die Suchvorlage ein
* klicken Sie auf die Schaltfläche "Editieren"
* Geben Sie die Suchkriterien in die Maske ein
* Bestätigen Sie die Eingabe
* Speichern Sie die Vorlage und verlassen Sie den Dialog mit "OK"

Zur Eingabe der Suchkriterien sh. auch Hilfethema "Feldsuche"

Hauptmenü

 

Sie befinden sich im Hauptmenü von Documentiv. Um ein Archiv zu wählen, rufen Sie den Menüpunkt "Archiv/Archiv wählen" auf.

Wenn Sie sich bereits in einem Archiv befinden, stehen außerdem noch folgende Menüs zur Verfügung:

- BEARBEITEN 
Thesaurus und Zusatzinfo aufrufen.

- ANSICHT Symbolleiste ein-/ausblenden. Statuszeile ein-/ ausblenden, Einstellungen für Kleinbild- und Großbildansicht.

- DATENBANK  Neueingabe:  Neuanlegen von Datensätzen und zum Archivieren von Dateien bzw. gescannten Vorlagen;  Feldsuche und Feldsuche mit Vorlage, Globalsuche und Volltextsuche, sowie kombinierte Volltext-/Globalsuche;
ASCII-Import und DBASE-Import und Export;  Informationen über das aktuelle Archiv

- DATENSATZ Speichern eines Datensatzes; Bearbeitung abbrechen; Vorblättern, Zurückblättern innerhalb der Treffer nach einem Suchvorgang; Datenübergabe, Drucken, Import und Export im ASCII-Format, Kopieren und Löschen eines Datensatzes.

- DOKUMENT Neues Dokument archivieren; Anzeigen, Exportieren eines Dokuments; archiviertes Bilddokument seitenweise vor und zurückblättern, drucken, löschen, eine weiteres Bild anhängen, Änderungen verwerfen.

- EINSTELLUNGEN für Dokumenten-Quelle, - Verbindung, Stapelbetrieb, Scannerwahl, - einstellungen, Videoansicht, Komprimierung, Auswahlliste, Sortierung, Datentyp, Autofelder, Schlüsselfelder, Dublettenprüfungen, Spaltendruck sowie Statistik, Hypersuche,  Zusatz-Info-, Thesaurus- und Rechendefinition.

- ORGANISATION zum Editieren der Archivparameter (Pfadeinstellungen, etc.);  Ändern der Masken und Datenbankeinstellungen des aktuellen Archivs, Komprimieren (=reorganisieren), Rücksetzen, Löschen des aktuellen Archivs; Nummerngenerator neu vergeben, Archivstrukur kopieren; Benutzerregistrierung

- FENSTER zum Aktivieren des Karteikarten- bzw. Bilddokumentfensters.

- HILFE für Hilfe zu allen Bearbeitungsvorgängen.

Hinweis. Bei C/S-Betrieb sind am Client nicht alle Menüpunkte verfügbar.

Hilfe wählen

 

Das Programm enthält umfangreiche Hilfetexte zu allen Menüpunkten, die jederzeit aufgerufen werden können. Oft tritt aber auch der Fall ein, daß bei der Eingabe z.B. in ein Literaturarchiv bestimmte interne Konventionen beachtet werden sollen, die nicht jeder, der mit dieser speziellen Applikation arbeitet, immer korrekt im Kopf haben kann. Um dieses Problem zu lösen, können die Standard-Hilfetexte nach Wunsch vom Benutzer selbst verändert werden und es können somit applikationsspezifische Hilfearchive erstellt werden.
Grundsätzlich ist beim Aufruf eines Archivs die Standard-Hilfe WHILFE aktiviert. Um eine andere Hilfe zu wählen oder zu erstellen, wird im Menüpunkt "Hilfe wählen" Pfad und Name der gewünschten Hilfe angegeben. Bei einer neu zu erstellenden Hilfe folgt die Abfrage, ob die neue Hilfe auf Basis der Standardhilfe erstellt werden soll. Wenn nein, kann in nachfolgender Abfrage eine weitere schon bestehende Hilfe gewählt werden.



Hilfe: Index

 

Über den Menüpunkt "Hilfe/Index" gelangen Sie zu einem Stichwortverzeichnis, aus dem sie ein bestimmtes Stichwort wählen können. Markieren Sie das Stichwort und aktivieren Sie den Befehl "Ansicht", um ausführliche Informationen über dieses Stichwort zu erhalten.

Hilfe: Kontext

 

Der Menüpunkt "Hilfe/Kontext" wird während eines beliebigen gestarteten Dialogs aufgerufen, um speziell zu diesem Menüpunkt Informationen zu erhalten.

Hilfe: Themen

 

Der Menüpunkt "Hilfe/Themen" zeigt verschiedene Themen des Programms an. Wenn Sie ein Thema auswählen, erhalten Sie eine Stichwortübersicht speziell zu diesem Themenbereich, aus der Sie wieder eine Auswahl treffen können mit dem Befehl "Ansicht"


Import DBASE

 

Daten im DBASE-Format können mit dem Menüpunkt "Datenbank/Import DBASE" in ein Archiv übernommen werden.

Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, in das die Daten eingetragen werden sollen, den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datenimport" auf und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend.
Kontrollieren Sie unbedingt mit dem Menüpunkt "Feldauswahl für Datentyp", daß die für die Übertragung richtigen Datentypen (z.B. Datum, Zahlenfeld) eingetragen sind.
Rufen Sie den Menüpunkt "Import DBASE" auf und geben Sie Pfad und Namen der DBASE-Datei ein, die importiert werden soll. Mit dem Befehl "OK" wird der Importvorgang durchgeführt.

Alternativ zu den Einstellungsmöglichkeiten unter  "Einstellungen/Feldauswahl für Datenimport" können diese Import-Einstellungen auch bei den Datenbankeinstellungen im Menü "Organisation/Archiv einrichten..." definiert werden.

Import: ASCII-Datei

 

Mit dem Menüpunkt "Import ASCII-Datei" können Sie extern erstellte ASCII-Dateien in ein Archiv einspielen oder aber auch zwei Archive zu einem einzigen zusammenführen.
Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, in das die Daten im ASCII-Format eingespielt werden sollen, den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datenimport" auf und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. (Falls Sie ein Archiv einspielen wollen, müssen Sie die Feldauswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind.)
Geben Sie nach erfolgter Feldauswahl im Menüpunkt "Import ASCII" den Pfad und Namen der Datei ein, die eingespielt werden soll. Falls Sie kein Documentiv-Archiv einspielen, rufen Sie nun den Befehl "Trennzeichen" auf und geben die entsprechenden ASCII-Zahlenwerte ein. Dabei gilt
9 für Tabulator
10 für Zeilenvorschub und
13 für Wagenrücklauf. 
Für das normale Absatzzeichen einer Textverarbeitung gilt die Kombination 
13 10.

Info

 

Der Menüpunkt "Info" enthält eine Übersichtsinformation über Datensatzanzahl, Freispeicher etc.

Wenn Sie hier feststellen, daß die Anzahl gelöschter Datensätze relativ hoch ist, sollten Sie eine Komprimierung durchführen, um den belegten Speicherplatz wieder frei zu geben. (Menübefehl "Organisation/Archiv reorganisieren")

Info

 

Der Menüpunkt "Datenbank/Info" enthält eine Übersichtsinformation über Anzahl der Datensätze, freien Speicher etc.

Wenn Sie hier feststellen, daß die Anzahl gelöschter Datensätze relativ hoch ist, sollten Sie eine Komprimierung ("Organisation/Archiv reorganisieren...", sh. auch Hilfethema "Archiv komprimieren") durchführen, um den belegten Platz wieder freizugeben.


Karteikartendruck

 

Wenn das bzw. die Eingabemasken, wie sie auf dem Bildschirm erscheinen, ausgedruckt werden sollen, können Sie beim Drucken die Option Karteikartendruck wählen.

Komprimierung

 

Die Einstellungen für die Komprimierung unterscheiden sich in eine für Schwarz-Weiß-Bilder und eine für Farb- und Graustufenbilder.

Grundsätzlich ist es so, daß je mehr komprimiert wird, desto größer ist der Qualitätsverlust beim Wiederaufruf des Dokuments.

Welche Komprimierart die beste ist, hängt zum einen von der Art der Dokumente ab und zum anderen von den Ansprüchen bzgl. Bildqualität bzw. Speicherbedarf.

SW-Bilder:
Hier wird die Einstellung "ARCHIV verlustfreie Kompression" empfohlen.

Farb- und Graustufenbilder:
Hier wird die Einstellung "ARCHIV" empfohlen, da bei ihr die Komprimiergüte zusätzlich eingestellt werden kann.



Maske wählen

 

Im Menüpunkt "Einstellungen/Maske wählen" können Sie eine andere Eingabemaske wählen, wenn Sie mehr als eine Maske definiert haben. Pro Archiv kann es mehrere Masken mit jeweils mehreren Karteikarten geben.

Falls Sie beim Öffnen eines Archivs die Meldung erhalen, daß keine Maske geöffnet ist, selektieren Sie in "Maske wählen" die gewünschte Maske.

Falls Sie noch keine Eingabemaske definiert haben, erstellen Sie sie im Menü "Organisation/Archiv einrichten..."

Neueingabe

 

Über den Befehl "Datenbank/Neueingabe" (STRG+N) können Sie neue Datensätze eingeben. Pro Datensatz kann ein Dokument  (aus einem beliebigen Fremd-Programm, Papiervorlagen etc.) archiviert werden.

Menüpunkt  "Dokument/Neu" oder Symbol "Neues Dokument"
Zur Archivierung von Dokumenten. Je nach Einstellungen wird eine Listbox zur Dateiauswahl angezeigt, ein Fremdprogramm gestartet oder der Scanner aktiviert. Welche Quelle bzw. welche Verbindung maßgeblich sein soll, bestimmen Sie im Menüpunkt "Einstellungen/Dok. Quelle..." bzw. "Einstellungen/Dok. Verbindung..." (s. Hilfe dort).

Menüpunkt  "Dokument/Bild"
*  Drucken: sofortiger Ausdruck des Bildes möglich.
*  Zugriffsrecht: Vergabe von unterschiedlichen Zugriffsrechten bei jeder einzelnen Dokumentseite möglich (s.a. "Organisation/Benutzerregistrierung").
*  Verwerfen: Wird ein Bild über Datei oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht übernommen werden, kann man es verwerfen.
*  Drehen: Drehen des geladenen Bildes um die entsprechenden Winkel.
*  Zoom: stufenlose Verkleinerung oder Vergrößerung.

THESAURUS:
Mit Hilfe der Thesaurusfunktion können Sie die im Thesaurus-Archiv hinterlegten Daten einsehen und übernehmen.
*  Eingabe eines Wortes, eines Kürzels oder eines * um eine Auswahlliste der Einträge im Thesaurus zu erhalten.
*  Mausklick auf Schaltfläche "T" neben Thesaurusfeld (oder Menüpunkt "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" während Cursor im Thesaurusfeld ist)
*  Wird der Suchbegriff nicht gefunden, kann sofort ein entsprechender Eintrag im     Thesaurus vorgenommen werden.
*  In der angezeigten Auswahlliste einen Datensatz auswählen und mit "Übernehmen" bestätigen.

Zusatz-Info:
Mit diesem Funktion können Sie zusätzliche Informationen aus anderen, mit dem aktuellen Archiv verknüpften Archiven einsehen.
*  Eingabe des gesuchten Begriffes.
Mausklick auf Schaltfläche "i" im Zusatzfeld (oder Menüpunkt  "Bearbeiten/Zusatzinfo aufrufen")
*  Gefundene Datensätze einshen, mit "Abbruch" (oder Stop-Symbol) Zusatzarchiv beenden.

Menü DATENSATZ:
*  Speichern (STRG+S) oder Symbol "Datensatz/Speichern"
Der eingegebene Datensatz wird gespeichert.
*  Bearbeitung abbrechen
*  Workflow: Übergibt Daten an Formulare eines Fremdprogramms (z.B. an die Textverarbeitung für Serienbriefe). Zuvor muß in "Einstellungen/Feldauswahl für Workflow" (bzw. in  "Organisation/Archiv einrichten" bei Datenbankeinstellungen) die Reihenfolge der einzuspielenden Daten eingegeben werden.
*  Drucken: druckt den zuletzt abgespeicherten Datensatz
*  Import und Export im ASCII-Format
*  Kopieren
*  Löschen: löscht den zuletzt abgespeicherten Datensatz

Neueingabe

 

Über den Menüpunkt "Neueingabe" werden Datensätze in der von Ihnen individuell erstellten Eingabemaske neu angelegt.

Folgende Tastaturbefehle stehen zur Verfügung:

- nächstes Feld (gemäß Tabfolge) TAB, ENTER
- vorheriges Feld SHIFT + TAB
- nächste bzw. vorherige Karteikarte BILD AUF bzw. BILD AB
- zur 1. bzw. letzten Karteikarte SHIFT + BILD AUF bzw. SHIFT + BILD AB
- erstes Feld bzw. letztes Feld der jeweiligen Karteikarte
  SHIFT + POS1 bzw. SHIFT + ENDE
- Anfang bzw. Ende der aktuellen Feld POS1 bzw. ENDE
- an Anfang bzw. Ende eines Endlosfeldes/ einer Tabelle
  CTRL + POS1 bzw. CTRL + ENDE
- jede beliebige Stelle eines Endlosfeldes (Pfeiltasten)




BESONDERE HINWEISE:
* In Endlosfeldern erfolgt automatischer Feldumbruch.
* Bei einem entsprechenden Eintrag in der "Feldauswahl für Autofelder" wird der Befehl "Zugriffsrecht" angezeigt. Hier können die neueingegebenen Datensätze für bestimmte Benutzer gesperrt werden. (Siehe "Feldauswahl für Autofelder).

Weitere Tastaturbefehle sind im Handbuch in Kapitel 6.2.4 "Tastatur- und Mausfunktionen" beschrieben.

Neueingabe Scanner

 

Über einen Scanner können beliebige Text- und Bildvorlagen archiviert werden.
Wenn der unter "Einstellungen/Scannerwahl..." gewählte Scanner in Betrieb ist und die Vorlage eingelegt ist, aktivieren Sie den Befehl "Dokument/Neu", um den Scanvorgang zu starten.
Ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen, die auch noch mit unterschiedlichen Parametern gescannt sein können. Dazu rufen Sie vor dem Einscannen der jeweiligen Seite den Befehl "Scannereinstellung" auf und wählen die gewünschte Konfiguration in der Listbox aus. Die voreingestellten Werte können selbstverständlich verändert werden.
Wenn das Scan-Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht, kann eine andere Scannereinstellung gewählt werden . Mit dem Befehl "Scannen" wird dann die zuletzt gescannte Seite gelöscht und sofort neu gescannt. Sind Sie mit dem Ergebnis einverstanden, aktivieren Sie den Befehl "Übernehmen" nach jeder zu übernehmenden Seite.
Hinweis: Sie können auch nur einen Ausschnitt der eingescannten Vorlage übernehmen als Dokument. Um einen Ausschnitt zu setzen, bewegen Sie den Mauszeiger zunächst in die gewünschte linke obere Ecke und klicken diese mit der linken Maustaste an, dann in die gewünschte rechte untere Ecke und klicken diese an. Der gewählte Ausschnitt wird rot markiert.

Nach der Eingabe des zum Dokument gehörenden Datensatzes wird mit dem Befehl "Datensatz/Speichern" das Archivieren des Dokuments abschlossen.


Nummerngenerator erstellen

 

Der Nummerngenerator bewirkt, daß jeder neu eingegebene Datensatz eine eigene Nummer erhält; die Nummern etwaiger gelöschter Datensätze werden nicht neu vergeben. Der Nummerngenerator erleichtert z.B. die Vergabe von Kunden- oder Artikelnummern wesentlich.

Geben Sie im Menüpunkt "Nummerngenerator erstellen" den Feldnamen für den Nummerngenerator an. Mit dem Befehl "Erstellen" wird sofort in evtl. bereits vorhandenen Datensätzen für die betreffende Felder eine Numerierung durchgeführt. Folgende neue Datensätze werden fortlaufend weiternumeriert.

ACHTUNG: Fals der Nummerngenerator nachträglich in ein bereits bestehendes Archiv eingefügt wird, beachten Sie unbedingt, daß eventuell vorhandene Einträge in dem betreffenden Feld gelöscht werden!

Nummerngenerator löschen

 

Die automatische Numerierung von Datensätzen in einem vorhandenen Archiv beenden Sie mit dem Menüpunkt "Nummerngenerator löschen". Nachfolgend neu eingegebene Datensätze erhalten keine Nummer mehr.

Die Numerierung der vor dem Löschvorgang bereits vorhandenen Datensätze bleibt bestehen.

Programm beenden

 

Mit dem Menüpunkt "Archiv/Beenden" verlassen Sie das Programm.

Rechendefinition

 

Es können Felder definiert werden, die mit Einträgen anderer Felder eine Berechnung durchführen und das Ergebnis automatisch eintragen. Die Berechnung erfolgt automatisch bei der Neueingabe, sobald "Speichern" aktiviert wird.

Vorgehensweise:

* Menüpunkt "Einstellungen/Rechendefinition" aufrufen.
* Wählen Sie aus der Listbox das Feld, in das das Ergebnis eingetragen werden soll. (Hinweis: Ein Datumsfeld kann als Ergebnisfeld nur bei einer Fristenberechnung benützt werden)
* Wählen Sie das erste Rechenfeld, den Operator und das zweite Rechenfeld aus der jeweiligen Listbox.
* Speichern Sie die Rechendefinition ab.

Wiederholen Sie Schritt 2-6 für alle Rechendefinitionen, die Sie anlegen möchten. Haben Sie alle Berechnungen definiert, beenden Sie den Dialog mit "OK".

Scannereinstellung

 

Die Einstellungen zum Einscannen können jederzeit verändert werden. Geben Sie die gewünschten Werte in den betreffenden Feldern an.

Scannereinstellung

 

Bei Fragen zur Kofax-Schnittstelle von Documentiv wenden Sie sich bitte an die Documentiv-Hotline: +49 (0) 8821 7816511 .

Statistik

 

Der Befehl "Statistik" führt in ausgewählten Datensätzen mit bestimmten Einträgen Rechenoperationen durch. Die Berechnungsart dazu wird im Menüpunkt "Einstellungen/ Formel für Statistik..." festgelegt.

Die angezeigte Liste können Sie nun mit dem Befehl "Drucken" direkt an den angeschlossenen Drucker ausgeben.

Statistik: Formeln

 

Geben Sie im Menüpunkt "Formeln für Statistik" Formeln in das Formular ein nach dem Schema (z.B.)    Summe=a+b
Geben Sie dabei statt der Parameter a und b Feldnamen der betreffenden Felder ein, aus denen berechnet werden soll.

Mehrere Formeln trennen Sie durch Absatzzeichen voneinander.

Als Operationszeichen sind gültig  = , + , - , / , * . Nicht gültig sind  x und  : (Doppelpunkt).
Achten Sie darauf, daß innerhalb einer Formel keine Leerzeichen stehen.

Statistische Berechnungen werden dann innerhalb der Bearbeitungsansicht mit dem Befehl "Statistik" durchgeführt.

Suchen: Feldsuche

 

Mit Hilfe der Feldsuche suchen Sie feldorientiert in indizierten und/oder nichtindizierten Feldern nach allen Einträgen in Ihrem Archiv  (Zur Indizierung siehe "Feldauswahl für Schlüsselfelder"). Dabei können auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern verknüpft werden. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff, eventuell verbunden mit dem * als Platzhalter (Joker) für weitere mögliche Einträge in dem Feld, ein.

Sie können die Suche auch mit Hilfe des Ampelsymbols starten.
Das Symbol (Aa!) steht für Groß-/Kleinschreibung beachten.

Zur Suche nach Einträgen zwischen zwei angegebenen Grenzen (Bereichsuche) geben Sie zwischen den Grenzdaten die Tastenkombination <-> ein. Beachten Sie, daß keine Leerzeichen zwischen Daten und dem Bis-Zeichen stehen.
In einer Feld des Eingabeformulars können Sie auch mit logischen Verknüpfungen suchen, wobei folgende Verknüpfungszeichen zur Verfügung stehen:

& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung.

Bei Verwendung von logischen Verknüpfungszeichen ist die Verwendung des * nicht nötig.
Wenn bestimmte Feldeinträge nicht gefunden werden sollen, geben Sie direkt vor dem betreffenden Eintrag ein Ausrufezeichen ein.

Mit dem Befehl "OK mit DBL-Prüfung" wird in der Auswahlliste die Ausgabe von Dubletten vermieden. Voraussetzung dafür ist, daß in der "Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" oder  bei " Datenbankeinstellungen" in "Organisation/Archiv einrichten... " eine Feldauswahl festgelegt ist.

Über die Option "Thesaurus" besteht die Möglichkeit, vorgegebene Suchbegriffe anzeigen zu lassen.

Eingaben von Suchbegriffen in eine Tabelle beziehen sich auf alle Felder einer Tabelle.


Suchen: Globalsuche

 

Die Globalsuche bietet Ihnen die Möglichkeit, feldunabhängig an beliebiger Stelle des Datensatzes nach bestimmten Begriffen (auch Wortteilen) zu suchen.
Es können auch mehrere Suchbegriffe miteinander logisch verknüpft werden. Dazu stehen folgende Verknüpfungszeichen zur Verfügung:

& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung
Zwischen Suchbegriffen und Verknüpfungszeichen dürfen keine Leerzeichen stehen.

Falls Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert werden soll, müssen Sie die entsprechende Option wählen.

Bei Anwählen der Option "Dubletten entfernen" nimmt das Programm eine Dublettenprüfung vor, um die Ausgabe von Dubletten in einer Auswahlliste zu unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß in der "Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" eine Feldauswahl festgelegt ist.

Bei der fehlertoleranten Suche können mit Hilfe der "zulässigen Fehleranzahl" auch Datensätze gefunden werden, bei denen einzelne Ziffern nicht mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Die "zulässige Fehleranzahl" bestimmt die maximale Anzahl der Zeichen, die "falsch" sein dürfen.

Die Einstellung "phonetische Suche" sucht nach "phonetisch-ähnlichen", also nach ähnlichen klingenden Wörtern. Bei der phonetischen Suche wird die Groß-/Kleinschreibung grundsätzlich ignoriert. Wenn Sie z.B. nach "Mayer" suchen, können Sie als Ergebnis folgendes erhalten: Mayer, mAIEr, Meir, Moier.



Suchen: Hypersuche

 

Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen Suche automatisch die Grundsucharten gemäß einer zuvor festgelegten Definition entweder innerhalb eines Archivs weiterführend oder archivübergreifend.

Dabei kann noch zusätzlich eine "Schleifen"-Option gewählt werden, d.h., die Suche wird solange fortgeführt, bis kein Treffer mehr erfolgt (rekursiv).
Überlegen Sie sich im voraus, was Sie in welchen Archiven finden wollen. Es gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

* Ein Begriff bzw. mehrere logisch verknüpfte Begriffe werden in mehreren Archiven gesucht mit Global- und/oder Volltextsuche.
 * Ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven werden gesucht. Hier ist auch eine rekursive Suche möglich (d.h. "Schleife").

Zur Definition einer Hypersuche gehen Sie folgendermaßen vor:

* unter der Rubrik "Archiv" den Befehl "Wählen" aktivieren.
* Wählen Sie den Pfad und dann den Namen des Archivs, das in die Hypersuche miteinbezogen werden soll. Wenn Sie im aktuellen Archiv eine Definition festlegen wollen, müssen Sie es ebenfalls anwählen.
* Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".
* Unter der Rubrik "Verkettungsvorschrift" können Sie nun entweder Global- oder Volltextsuche oder eine noch zu definierende Suche angeben.
 * Bei der Option definierte Verkettung wird ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven auf verschiedene Art gesucht.
 * Geben Sie zunächst einen Namen für die Definition ein und wählen dann "Editieren".
 *Es wird das Eingabeformular des gewählten Archivs angezeigt. Sie geben nun in ein bestimmtes Feld die Suchvorschrift ein. Das bedeutet: Der Begriff, den der gefundene Datensatz in diesem Feld enthält, wird für die nächste Suche verwendet. Wie diese nächste Suche durchgeführt wird, bestimmten Sie nach folgendem Schema:

 [pfad\archivname],[Suchart],[Eintrag identisch oder nicht identisch]

- [pfad\archivname]: der Pfad und der Name des Archivs, in dem die nächste Suche mit dem hier gefundenen Feldeintrag durchgeführt werden soll.

- [Suchart]: Global- oder Feldsuche.
- Bei Globalsuche geben Sie ein  G an, bei Feldsuche ein F und dahinter den Namen des Feldes, das durchsucht werden soll, z.B.:  FNachname
- Beachten Sie, daß zwischen dem F und dem Feldnamen kein Leerzeichen bzw. sonstiges Zeichen eingetragen wird.

- [Eintrag identisch oder nicht identisch]: Der Eintrag, der in diesem Definitionsfeld gefunden wird, wird für die weitere Suche verwendet. Sie geben hier an, ob in dieser nächsten Suche derselbe Eintrag gefunden werden soll oder alles, nur nicht dieser Eintrag. Die Eingabe lautet für
- Eintrag identisch:  = =
- Eintrag nicht identisch:  !=
- Zwischen den zwei Zeichen darf kein Leerzeichen eingetragen werden.
 * Bestätigen Sie den Eintrag mit "OK".


Beispiel
c:\archiv\adress,FNachname,==
bedeutet: Im lokalen Adreßarchiv soll im Feld Nachname eine Feldsuche durchgeführt werden, die alle Datensätze findet, die den selben Eintrag haben wie der im Definitionsfeld gefundene.

* Verkettungsvorschrift übernehmen:

- Aktivieren Sie  den Befehl "Übernehmen". Die angegebene Verkettung wird in der Rubrik "Suchdefinition" in der Definitionsanzeige eingetragen.
* weitere Suchen definieren:
Führen Sie die Schritte 1-3 so oft aus, bis alle von Ihnen gewünschten Suchen definiert sind.

* Wenn Sie alle Suchen definiert haben, speichern Sie die Suchedfinition in der Rubrik "Suchdefinition" ab.
 (Geben Sie über der Listbox einen neuen Namen an und aktivieren Sie den Befehl "Speichern".)


Suchen: Volltext

 

Mit der Volltextrecherche kann außer in den Datensätzen auch in archivierten Texten nach einem beliebigen (Teil-)Begriff gesucht werden.
Dabei ist auch die logische Verknüpfung von mehreren Suchbegriffen möglich. Folgende Verknüpfungszeichen stehen zur Verfügung:

& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung.

Achten Sie darauf, daß zwischen den Suchbegriffen und den Verknüpfungszeichen keine Leerzeichen stehen.

Das Programm nimmt bei Anwählen der Option "Dubletten entfernen" eine Dublettenprüfung vor, um die Ausgabe von Dubletten in einer Auswahlliste zu unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß in der "Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" eine Feldauswahl festgelegt ist.

Falls Groß- und Kleinschreibung bei der Suche beachtet werden soll, kreuzen Sie den entsprechenden Punkt an.

Alle Datensätze, bei denen der gesuchte Begriff im archivierten Textdokument enthalten ist, werden in einer Auswahlliste (bei mehr als einem Treffer)  aufgeführt. Per Doppelklick gelangen Sie in die Maske und können anschließend das Textdokument  mit Hilfe des Menübefehls "Dokument/Anzeigen" oder mit dem Symbol "Dokument/Anzeigen" einsehen.

HINWEIS zur Weitersuche in archivierten Winword-Dokumenten:
Sie können im Anschluß an eine Volltext-/ oder Volltext-/ Globalsuche veranlassen, daß der gesuchte Text gleich beim Öffnen des Winword-Dokuments eingeblendet wird.
Voraussetzung :1.  Installation der mitgelieferten  Winword-Makros (Öffnen Sie dazu das Word-Dokument "DrDocMak.doc" und befolgen Sie die Anleitungen)
2. Geben Sie im Menü "Einstellungen/Dok.Verbindung" anstelle des DDE-Befehls [DateiÖffnen"%s"] folgendes ein:  [DrDoc.WeiterSuche"%s"]
insgesamt also:  winword,doc,[DrDocTV], [DrDoc.WeiterSuche"%s"],[DrDocNeu]

Verknüpfte Suchen werden bei der Weitersuche ignoriert. (Die Weitersuche bezieht sich nur auf den ersten Suchbegriff, z.B. DrDoc-Volltextsuche nach "Müller&Meier", Winword-Weitersuche nach "Müller")

Thesaurus definieren

 

Um die Eingabe von Feldeinträgen z.B. hierarchischer Ordnungen zu erleichtern und Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, mit dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" (bzw. Schaltfläche "T" im Verbindungsfeld)  im Neueingabe- oder Bearbeiten-Modus Einträge aus einem anderen Archiv in das aktuelle Archiv zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist,

- daß zunächst ein Archiv erstellt wurde, das als Thesaurus-Archiv dienen soll.
- daß im Dialog "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." folgende Einstellungen getroffen wurden:
* Wählen Sie als Verbindungsfeld zunächst das Archiv-Feld aus, in welches Daten eingetragen werden sollen.
* Wählen Sie anschließend das Thesaurus-Archiv, aus dem Daten ins aktuelle Archiv übernommen werden sollen aus, indem Sie unter "Thesaurus" auf die Schaltfläche "Wählen" klicken. Selektieren Sie im anschließenden Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv (mit der Namenserweiterung .da, z.B. Adress.da).
* Wählen Sie aus der Liste der Thesaurusfelder das gewünschte Verbindungsfeld aus.
* Wählen Sie jetzt die gewünschten Importfelder aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen". Die beiden Import-Feldnamen werden in das Editierfeld übernommen.
* Wiederholen Sie das Zuordnen der Archiv- und Thesaurusfelder für alle weiteren gewünschten Felder.
* Klicken Sie anschließend unbedingt auf die Schaltfläche "Speichern" und erst danach auf "OK", um die Thesaurusdefinition zu speichern und den Dialog zu verlassen...

Zusatz-Info definieren

 

Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv, dem "Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden. Voraussetzung dafür ist,
- daß in beiden Archiven ein identisches Feld existiert, also ein Feld, das in beiden den gleichen Eintrag enthält
- und daß in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende Definitionen getroffen wurden:

* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche "Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben, liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im aktuellen Archiv.
* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten. Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche "Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog "Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.

Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im Neueingabe- oder Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" im Verbindungsfeld klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.

HINWEIS: Jedes Archiv kann als Zusatz-Info-Archiv eingesetzt werden...