Den Menüpunkt zur Komprimierung sollten Sie aufrufen, wenn Sie
feststellen, daß die Performance Ihres Archivs sinkt.
Die Komprimierung bewirkt unter anderem, daß der Platz, den gelöschte
Datensätze noch einnehmen, wieder frei wird.
Bevor Sie komprimieren, sollten Sie auf alle Fälle die Daten sichern.
Es kann vorkommen, daß ein Archiv vollkommen mit allen Daten,
Masken etc. nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden soll.
Rufen Sie hierzu in dem betreffenden Archiv den Menüpunkt
"Organisation/Archiv löschen..." auf. Nach einer Sicherheitsabfrage
werden sämtliche zu diesem Archiv gehörenden Dateien von der Festplatte
gelöscht.
Um ein neues Archiv anzulegen, stellen Sie im zunächst den Pfad
ein, in dem das Archiv angelegt werden soll.
Geben Sie anschließend den Namen ein, den das neue Archiv erhalten soll. Achten
Sie darauf, daß dieser Name maximal 7 Zeichen lang sein kann.
Wenn die Eingabe korrekt war, ist nun das neue Archiv grundsätzlich erstellt
und der Name des Archivs steht in der Titelzeile des Programms.
Anschließend wird das Fenster "Editor-Tool: Masken" gezeigt. In
diesem Dialog können die Masken für das Archiv angelegt werden. Zuvor sollten
Sie jedoch die Datenbankfelder generieren, die Sie in diesem Archiv verwenden
wollen.
Klicken Sie zur Definition von Datenbankfeldern auf das Register
"Datenbankeinstellungen" und fahren Sie wie im Handuch in Kapitel
12.2 DATENBANKFELDER DEFINIEREN beschrieben fort.
Wenn Sie mit dem Definieren Ihrer Masken fertig sind, rufen Sie bitte den
Befehl "Einstellungen/Maske wählen" auf, um diese Maske zu
aktivieren.
Damit das neue Archiv in die Liste der Archive aufgenommen wird, die beim
Aufruf des Menüpunkts "Archiv/Archiv wählen..." gezeigt wird, rufen
Sie bitte den Befehl "Archiv/In Benutzer-Verwaltung eintragen..."
auf. (zur Benutzer-Verwaltung siehe Hilfethema "Benutzer-Verwaltung")
Der Menüpunkt "Archiv öffnen" dient dazu, bestehende
Archive aufzurufen, die noch nicht in die Benutzer-Verwaltung eingetragen
wurden. (Bei Archiven, die bereits in die Benutzer-Verwaltung eingetragen sind,
kann man das Archiv über den Befehl "Archiv/wählen..." öffnen.)
Wählen Sie Laufwerk, Verzeichnis und den Namen des Archivs aus. Die
entsprechenden Dateinamen haben als Namenserweiterung "da".
Beim Neueinrichten müssen Sie darauf achten, daß der von Ihnen angegebene Name
des Archivs maximal 7 Zeichen lang ist. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt
"Organisation/Archivparameter editieren..." auf, um die Einrichtung
nach Ihren Vorstellungen vorzunehmen.
HINWEIS zur Benutzerregistrierung: Bei neuen Archiven wird der automatisch
festgelegte Supervisor als Benutzer für diese Anwendung eingerichtet. Beachten
Sie zum Einrichten weiterer Benutzer bzw. zum Löschen des automatischen
Supervisors unbedingt die Hinweise zum Thema "Benutzerregistrierung".
Im Menüpunkt "Organisation/Archiv reorganisieren"
können Sie das Archiv reorganisieren. Wenn Sie viele Änderungen an Profildaten
vorgenommen haben, sollten Sie Ihr Archiv reorganisieren.
* Profildaten-Reorganisation
Die Profildaten-Reorganisation bewirkt unter anderem, daß der Platz, den
gelöschte Datensätze noch einnehmen, wieder frei wird. Ob solche gelöschte
Datensätze (=nicht benutzte Datenblöcke) vorhanden sind, erfahren Sie im
Menüpunkt "Info" im Menü "Datenbank". Wenn in dieser
Übersichtsinformation zum aktuellen Archiv eine größere Anzahl nicht benutzer
Datenblöcke angegeben ist, ist eine Profildaten-Reorganisation empfehlenswert.
* Schlüssel-Reorganisation
Die Binär-Schlüssel für den schnellen Datenzugriff werden neu aufgebaut
*Datensatzsperre aufheben
gesperrte Datensätze werden wieder freigegeben.
Der Menüpunkt "Organisation/Archiv rücksetzen..."
dient dazu, alle Daten zu löschen. Im Gegensatz zum Befehl "Archiv
löschen..." bleibt die Archivstruktur mit den Datenbankfeldern bestehen.
Nach dem Rücksetzen eines Archivs kann z.B. mit den Feldern und Parametern ein
neues Archiv eingerichtet werden.
Der Menüpunkt "Archiv wählen" dient zum einfachen
Aufruf von Archiven, ohne Pfade durchsuchen zu müssen.
Die in der Listbox angezeigten Archive werden mit Doppelklick der linken
Maustaste oder mit dem Befehl "OK" aufgerufen.
In der "Archiv wählen"-Liste stehen nur Archiv zur Auswahl, die in
der Benutzerverwaltung eingetragen sind.
Neue Archive können über den Befehl "Archiv/In Benutzer-Verwaltung
eintragen..." in die Benutzer-Verwaltung aufgenommen werden. Hierbei
können auch Berechtigungen vergeben werden
(zur Benutzer-Verwaltung siehe Hilfethema
"Benutzer-Verwaltung").
Anschließend steht das Archiv bei "Archiv/Archiv wählen" zur
Verfügung.
Im Menüpunkt "Organisation/Archivparameter
editieren..." werden verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen. Beachten
Sie folgende Hinweise:
* Von Feld zu Feld gelangen Sie entweder mit der Taste TAB oder durch Anklicken
mit der linken Maustaste.
* Die Optionen in den Feld "Nach Programmstart Ändern möglich" und
"Nach Neueingabe Maske löschen" gelten als grundsätzliche
Einstellung. Darüberhinaus ist aber auch noch eine weitere Differenzierung
möglich über Editiersperren, Benutzerregistrierung und "Feldauswahl für
Feldeintrag erhalten" (Siehe dazu die entsprechenden Stichworte).
* Hinweis zum "lokalen Arbeitsverzeichnis": Für die Arbeit im Netz
sollte das Archiv in einem zentralen Verzeichnis abgelegt werden. Zusätzlich
muß bei Netzbetrieb ein auf jeder Station gleichlautendes lokales Verzeichnis
vorhanden sein, das für die temporäre Lagerung bestimmter Dateien des Archivs
benötigt wird. Geben Sie diesen Pfad (z.B. C:\ARCHIV\TMP) hier ein.
QUELLDATEI NACH ARCHIVIERUNG LÖSCHEN:
Löscht die archivierte Datei nach dem Abspeichern im Archiv.
Der Befehl "Archivstruktur kopieren" erstellt ein
neues Archiv mit einer identischen Struktur (gleiche Datenbankfelder,
Datentypen etc.) des gewählten Archivs.
* Stellen Sie zuerst den Pfad ein
* Geben Sie den Namen des neuen Archivs ein
* Bestätigen Sie die Eingabe
-> Das neue Archiv wird angelegt.
Welche Datensatzfelder in der Auswahlliste angezeigt werden,
wird innerhalb der "Feldauswahl für Auswahlliste" festgelegt.
In der Auswahlliste können Sie mit den Befehlen "Vor" und
"Zurück" und mit der Bildlaufleiste weiterblättern. Von hier aus
können Sie Ihre Datensätze einsehen und evtl. ändern, indem sie den gewünschten
Datensatz markieren und auf die Schaltfläche "Ansicht" klicken oder
indem Sie den gewünschten Datensatz doppelklicken.
Die maximal gezeigte Anzahl der Einträge in die Auswahlliste wird innerhalb der
Archivparameter im Menüpunkt "Organisation/Archiv-Parameter editieren..."
festgelegt. Sie ist standardmäßig auf 100 vorbelegt. Diese Angabe hat keinen
Einfluß auf die Anzahl der gefundenen Datensätze, sondern nur auf die
Geschwindigkeit bei der Anzeige bzw. beim Blättern in der Liste und in den
Datensätzen. Mit den Befehlen "Vor" und "Zurück" werden die
jeweils nächsten 100 (bzw. die angegebene Anzahl) an gefundenen Datensätzen
aktiviert.
* DÜ: Startet die Datenübergabe-Schnittstelle.
* Ansicht: zeigt den angewählten Datensatz an.
* Drucken: Ausdruch von allen oder markierten Datensätzen, s. Hinweise dort.
* Statistik: Mit ausgewählten Daten können statistische Auswertungen
vorgenommen werden (siehe speziellen Hilfepunkt).
* Löschen: Mit diesem Befehl werden die markierten Datensätze gelöscht.
* Ersetzen: s. eigener Hinweis.
* Export: Export von allen oder den markierten Datensätzen.
Bei der Ansicht von Dokumenten stehen verschiedene
Bearbeitungsmöglichkeiten unter dem Menü "Dokument" zur Verfügung:
* Exportieren: Die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite kann
mit dem Befehl "Exportieren" als BMP-Datei exportiert werden. Geben
Sie dazu den gewünschten neuen Dateinamen an.
* Drucken: Mit dem Befehl "Bild/Drucken..." wird das gesamte
Dokument, die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite oder eine
bestimmte Auswahl von Dokumentseiten ausgedruckt.
* Löschen: Mit dem Befehl "Löschen" kann die aktuell auf dem
Bildschirm angezeigte Dokumentseite gelöscht werden.
* Anhängen: eine weitere Bilddokument-Seite wird an das bereits archivierte
Bild angefügt.
* Verwerfen: Wird ein Bild über Datei
oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht übernommen werden,
kann man es verwerfen.
* Drehen: das Bilddokument kann um 90, 180 oder 270 Grad gedreht werden.
* Zoom: Einstellungsmöglichkeit zum stufenlosen Verkleinern oder Vergrößern des
archivierten Bildes.
* Zugriffsrecht: Es können einzelne Dokumentseiten für bestimmte Benutzer zur
Ansicht gesperrt werden.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Bilddokumente im Menü Ansicht:
* Kleinbild automatisch anzeigen: Das archivierte Bild wird automatisch im
dafür vorgesehenen Platzhalter auf der Maske angezeigt.
* Großbild automatisch anzeigen: Das archivierte Bild wird automatisch in einem
eigenen Fenster gezeigt.
* Großbild im Vordergrund anzeigen: Das Bilddokument-Fenster wird im
Vordergrund gezeigt.
* Großbild an Fenstergröße anpassen: das Bild erhält immer genau die Größe des
Fensters, in dem es dargestellt wird.
Zur Bearbeitung eines Datensatzes stehen u.a. folgende
Möglichkeiten zur Verfügung:
"Datensatz/Speichern", Tastatur (STRG+S) oder Symbol
"Datensatz/Speichern"
Änderungen an dem Datensatz werden übernommen. Voraussetzung ist, daß
Änderungen grundsätzlich und darüber hinaus für den betreffenden Benutzer in
dem betreffenden Feld zugelassen sind.
"Datensatz/Bearbeitung abbrechen"
Abbrechen des Bearbeitendialogs des Datensatzes
"Datensatz/Vorblättern"
Blättert um einen Datensatz innerhalb der Trefferliste weiter.
"Datensatz/Zurückblättern"
Blättert um einen Datensatz innerhalb der Trefferliste zurück.
"Datensatz/Datenübergabe"
Übergibt Daten an Formulare eines Fremdprogramms (z.B. an die Textverarbeitung
für Serienbriefe). Zuvor muß in "Einstellungen/Feldauswahl für
Datenübergabe" (bzw. in
"Organisation/Archiv einrichten" bei Datenbankeinstellungen)
die Reihenfolge der einzuspielenden Daten eingegeben werden.
"Datensatz/Drucken"
Druckt den zuletzt abgespeicherten Datensatz
Weitere Befehle im Menü "Datensatz"
* Import und Export im ASCII-Format
* Kopieren: kopiert den aktuell
ausgewählten Datensatz
* Löschen: löscht den aktuellen
Datensatz
"Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" bzw. Mausklick auf "T" neben
dem Verbindungsfeld
Mit diesem Befehl werden Daten aus einem Thesaurus-Archiv übernommen (siehe
unter "Neueingabe" bzw. unter "Thesaurus erstellen").
"Bearbeiten/Zusatzinfo aufrufen" bzw. Mausklick auf "i"
neben dem Verbindungsfeld
Mit diesem Befehl wird zu dem Eintrag im Verbindungsfeld ein passender Datensatz in einem anderen Archiv gesucht
(siehe "Feldauswahl für Zusatz-Info")
Weitere Funktionen:
* "Anzeigen" bzw. entsprechendes Symbol: Das zum Datensatz gehörige
Dokument wird aufgerufen (dieser Punkt ist nur anwählbar, wenn ein Dokument
vorhanden ist).
* "Neu" bzw. entsprechendes Symbol: Ist kein Dokument bei dem
Datensatz vorhanden, ist dieser Menüpunkt anwählbar. Beim Anwählen haben Sie
die Möglichkeit, ein Dokument mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Die
Vorgehensweise ist wie bei der Neueingabe (Wahl der Quelle und der Verbindung
über "Einstellungen/Dok. Quelle" bzw. "/Dok. Verbindung").
* "Exportieren": Die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte
Dokumentenseite kann mit dem Befehl "Exportieren" als BMP-Datei
exportiert werden. Geben Sie dazu den gewünschten neuen Dateinamen an.
* "Drucken": Mit dem Befehl "Bild/Drucken..." wird das
gesamte Dokument, die aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Dokumentenseite
oder eine bestimmte Auswahl von Dokumentseiten ausgedruckt.
* "Löschen": Mit dem Befehl "Löschen" kann die aktuell auf
dem Bildschirm angezeigte Dokumentseite gelöscht werden.
* "Anhängen": eine weitere Bilddokument-Seite wird an das bereits
archivierte Bild angefügt.
* "Verwerfen": Wird ein Bild
über Datei oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht
übernommen werden, kann man es verwerfen.
* "Drehen": das Bilddokument kann um 90, 180 oder 270 Grad gedreht
werden.
* "Zoom": Einstellungsmöglichkeit zum stufenlosen Verkleinern oder
Vergrößern des archivierten Bildes.
* "Zugriffsrecht": Es können einzelne Dokumentseiten für bestimmte
Benutzer zur Ansicht gesperrt werden.
* "Kleinbild automatisch anzeigen": Das archivierte Bild wird
automatisch im dafür vorgesehenen Platzhalter (Preview) auf der Maske
angezeigt.
* "Großbild automatisch anzeigen": Das archivierte Bild wird
automatisch in einem eigenen Fenster gezeigt.
* "Großbild im Vordergrund anzeigen": Das Bilddokument-Fenster wird
im Vordergrund gezeigt.
* "Großbild an Fenstergröße anpassen": das Bild erhält immer genau
die Größe des Fensters, in dem es dargestellt wird.
Mit Hilfe der Benutzer-Verwaltung werden die Berechtigungen und
der Zugriff auf die zur Verfügung stehenden Archive geregelt.
Über den Menüpunkt "Archiv/Benutzeranmeldung" können Sie folgenden
Aufgaben erledigen:
-Prüfen in welchen Benutzer-Verwaltungen und unter welchen Benutzername Sie
angemeldet sind.
-Sich unter einem andern Benutzernamen anmelden
-Sich von einer bestimmten Benutzerverwaltung abmelden
-Das Benutzerkennwort ändern
-Sich in weiteren Benutzerverwaltungen anmelden
-Sich von allen Benutzerverwaltungen abmelden
Die Benutzerverwaltung wird über den Menüpunkt
"Organisation/Benutzermanager" aufgerufen.
Der Benutzermanager ist eine archivübergreifende Funktion zum Einrichten und
Verwalten von Benutzern und deren archivspezifischen Zugangs- und
Nutzungsrechten. Berechtigungen können für Archive, Masken, Datensätze und
Felder differenziert werden. Sie können individuell einem einzelnen Benutzer
zugewiesen werden oder aber einer Benutzergruppe, wobei die Berechtigungen dann
für alle Mitglieder der Gruppe gelten.
Benutzer sind in der Regel namentlich in der Benutzerverwaltung eingetragen.
Zusätzlich gibt es anonyme Benutzer, denen ein vordefiniertes Benutzerprofil
zugewiesen wird.
Zwei Benutzer sind immer automatisch in einer neuen Benutzerverwaltung
vorhanden bzw. werden mit neu eingetragenen Archiven automatisch verbunden:
DRDOC und PUBLIC.
Benutzer DRDOC:
Wenn dieser Benutzername (mit dem dazugehörigen Passwort) vorhanden ist,
erfolgt beim Aufruf des Archivs keine Benutzerabfrage. Falls also keine
Benutzerverwaltung gewünscht wird, sollte dieser Eintrag in einer
Einzelplatzversion auf keinen Fall gelöscht werden.
Falls bei einer Einzelplatzversion die Benutzerverwaltung verwendet werden soll
oder aber mehrere Nutzungslizenzen vorhanden sind für die gleichzeitige Arbeit
von mehreren Benutzern, muss als erstes dieser vorhandene Benutzereintrag
gelöscht und sofort im gleichen Arbeitsgang ein eigener Supervisor-Benutzer mit
Passwort eingerichtet werden.
Benutzer PUBLIC:
Verschiedene Einstellungen eines Archivs werden benutzerspezifisch gespeichert,
das heißt: jeder Benutzer hat nur auf seine eigenen Einstellungen Zugriff.
Meistens sind aber auch allgemein verfügbare Einstellungen sinnvoll. Dafür ist
der Benutzer PUBLIC nötig: Wenn Sie mit diesem Benutzernamen registriert sind
und Einstellungen vornehmen, können diese von allen Benutzern des Archivs
verwendet werden. Das Ändern dieser allgemeinen Einstellungen ist nur dem
Benutzer PUBLIC möglich.
Im Gegensatz zum Benutzer DRDOC ist beim Benutzer PUBLIC nur der Benutzername
(Großschreibung beachten!) vorgegeben. Das Passwort und die
Zugriffsberechtigungen können frei eingestellt werden.
(siehe Handbuch Kapitel 18.Benutzerverwaltung)
Um die Datenübergabeschnittstelle problemlos benützen zu können,
sind einige wenige Vorarbeiten nötig. Beachten Sie dazu die Hinweise des
Benutzerhandbuchs im Kapitel "Datenübergabe: Vorbereitungen".
Einzel- und Serientexte erstellen Sie mit dem Befehl "Datenübergabe"
innerhalb der Auswahlliste oder eines einzelnen zur Bearbeitung aufgerufenen
Datensatzes. Wählen Sie zunächst
* "markierte Datensätze" für das Einspielen von Daten der markierten
Datensätze in ein Formular oder
* "alle Datensätze" für das Einspielen aller ausgewählten Datensätze
in einen Serientext und den Aufbau einer Datei, in der sämtliche Texte
nacheinander festgehalten sind.
Geben Sie anschließend den Namen der Vorlage, die Sie ausfüllen wollen, in das
entsprechende Feld ein.
Bei archivierten Bilddokumenten zusätzlich verfügbar:
Es können auch einzelne Seiten aus einem archivierten Bild-Dokument in eine
Textverarbeitung übernommen werden. Voraussetzung dafür ist eine entsprechend
angelegte Vorlage: an der Stelle in der Vorlage, an der die Grafik eingefügt
werden soll, muß als Platzhalter
**grafik** vermerkt sein. Bei
Angabe der gewünschten Dokument-Seite im Textverarbeitungs-Auswahldialog wird
diese mit übernommen.
----------
Angabe der Herkunft des Dokuments. Hier bestimmen Sie, wo die
Quelle Ihrer zu archivierenden Dokumente liegt.
1. DATEI:
Es kann sich um eine Text- oder eine Bild- oder eine beliebige andere Datei
handeln. Welche Art Datei Sie wünschen, bestimmen Sie in
"Einstellungen/Dok. Verbindung".
* Über "Dokument/Neu" im
Neueingabe-Dialog erhalten Sie eine Listbox, in der Sie die Dateiwahl mit
Laufwerk und Verzeichnis vornehmen können.
2. OCR-SCANNER:
* Über "Dokument/Neu" im
Neueingabe-Dialog starten Sie das optionale OCR-Modul.
3. VIDEO:
* Über "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog wird das Video-Fenster geöffnet.
4. FREMDPROGRAMM:
* Mit "Dokument/Neu" im Neueingabe-Dialog starten Sie das
Fremdprogramm.
Welches Fremdprogramm gestartet wird, hängt davon ab, welches Sie in
"Einstellungen/Dok. Verbindung" angewählt haben.
Hier wählen Sie die Verbindung des Dokuments, d.h. aus welcher
Quelle das Dokument stammt und mit welchem Textverarbeitungs-, Graphik- oder
sonstigem Programm das Dokument später wieder aufrufbar sein soll.
Als Verbindung können bei DDE-fähigen Programmen DDE-Befehle eingetragen
werden. Dazu müssen folgende Angaben der Eingabe des eigentlichen
Programmnamens folgen:
- nach dem ersten Komma: Dateityp, der beim Auflisten in der Dateiwahllistbox,
beim Anschauen der Datei und beim Dateiexport gewünscht wird;
- nach dem zweiten Komma: Makro für die Datenübergabe. (Welche Felder
übertragen werden sollen, wird unter "Feldauswahl für Datenübergabe"
festgelegt)
- DDE-Befehl zum Öffnen von Dateien. Dieser Befehl ist abhängig vom jeweils anzusprechenden
Programm und steht in eckigen Klammern. In Winword kann jeder Makro als
DDE-Befehl verwendet werden. Die Feld für Dateien aus Winword kann also z.B.
folgendermaßen aussehen:
c:\winword\winword,doc,[ArchivTV],[DateiÖffnen"%s"]
1. CI-Dokumente:
Hier werden die Pfade für CI-Dokumente angegeben.
* In der Spalte DÜ (Datenübergabe)
wählen Sie die von Ihnen eingesetzte Textverarbeitung an oder das entsprechende
andere Programm, z.B. eine Tabellenkalkulation, bzw. tragen sie nach dem Muster
der Beispiele ein.
* Die Spalte Quelle gibt an, woher das
Dokument kommt, z.B. eine Tabellenkalkulation, wenn es sich um eine Tabelle
handelt.
* In der Spalte Ansicht bestimmen Sie,
mit welchem Programm das archivierte Dokument beim Bearbeiten wiederaufgerufen werden soll. Wenn z.B. die Tabelle in Zukunft
unter Winword aufgerufen werden soll, wird der Link von Winword angewählt.
2. NCI-Dokument:
Hier werden alle Programme eingetragen, die zur Bildarchivierung bzw.
-bearbeitung eingesetzt werden.
* Die Spalte Quelle gibt an, woher das Dokument kommt, z.B. aus einem
Zeichenprogramm.
* In der Spalte Ansicht bestimmen Sie,
mit welchem Programm das archivierte Dokument beim Bearbeiten wiederaufgerufen
werden soll.
HINWEIS:
Bei dem ersten Punkt - Bilddatei/Intern
- handelt es sich um eine Darstellung ohne Programmlink. Das Bild wird in dem
programminternen (selbstbestimmbaren) Format abgespeichert und angezeigt. Es
besteht aber jederzeit die Möglichkeit, dieses Dokument mit einem Fremdprogramm
zu laden und dann zu bearbeiten. Diese Einstellung wird daher als
Standardeinstellung empfohlen, da das Bild ohne Laden des Fremdprogramms schneller angeschaut werden kann.
3. WF (Workflow)
Hier wird das von Ihnen eingesetzte Programm angewählt, zu dem Sie eine
Datenübergabe machen wollen. Z.B. Wahl der Textverarbeitung zum Einsatz der im
Archiv gespeicherten Daten zur Erstellung von Serienbriefen.
HINWEIS:
* Wurde OCR als Quelle gewählt, besitzt
dieses Priorität vor den anderen Programmen bei der Anzeige im Menü.
Ausführliche Hinweise zu dem Einsatz dieses Programmpunktes entnehmen Sie bitte
dem Handbuch.
Wählen Sie zum Ausdruck von Datensätzen in der Auswahlliste den
Befehl "Drucken" und anschließend die gewünschten Optionen:
* "Spaltendruck" für einen Ausdruck in Spalten mit frei ausgewählten
Feld (die Auswahl der Felder erfolgt über den Menüpunkt "Feldauswahl für
Spaltendruck"). Falls bei Spaltendruck Zeilenumbruch der einzelnen Spalten
erfolgen soll, wird die entsprechende Option "Spaltendruck mit
Zeilenumbruch" angekreuzt.
* "Karteikartendruck" für einen Ausdruck des Formulars, wie es auf
dem Bildschirm erscheint.
* "Alle Datensätze" für den Ausdruck aller ausgewählten Datensätze
* "Markierte Datensätze" für den Ausdruck der in der Auswahlliste
markierten Datensätze. Die Tastenkombination "SHIFT + linke
Maustaste" markiert einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen,
"STRG + linke Maustaste" markiert auch nicht unmittelbar
untereinander liegende Datensätze.
* "Drucker" zur direkten Ausgabe an den angeschlossenen Drucker
* "Datei" zur Ausgabe in eine Datei, die dann z.B. über ein
Textverarbeitungssystem weiter bearbeitet werden kann.
Im Fenster "Datenbankeinstellungen" werden
Datenbankfelder definiert sowie Einstellungen für die Datenbank in einer
Übersichtstabelle getroffen. (Die gleichen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie
auch in den einzelnen Feldauswahlen im Menü "Einstellungen".)
Zum Anlegen eines neuen Datenbankfeldes klicken Sie bitte zuerst in die Spalte
der Bezeichner (= 1. Spalte von links). Daraufhin erhält das Kontextfeld die
Überschrift "Datenbankfeld-Name". Jetzt können Sie mit Hilfe der
Schaltfläche "Neu" ein neues Datenbankfeld anlegen. Geben Sie im
darauffolgenden Fenster
den Namen des Datenbankfeldes ein und wählen Sie Datentyp, Feldtyp, und ob es
sich um ein Autofeld (wird beim Speichern eines Datensates automatisch vom
Programm ausgefüllt, z.B. für
fortlaufende Nummer, Tagesdatum etc.) handelt.
Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Wenn Sie den Feldbezeichner eines Datenbankfeldes verändern möchten, klicken
Sie einfach in die Spalte "Bezeichner" auf das betreffende Feld und
tragen Sie den neuen Namen ein.
Mit der Schaltfläche "OK" speichern Sie die Datenbankeinstellungen
und schließen das Fenster.
******************************************************************************************
Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten in der Übersichtstabelle:
*** Suchvorlagen ***
Auf Suchvorlagen wird zurückgegriffen,
sobald "Datenbank/Feldsuche mit Vorlage" aufgerufen wird. Bestimmte
Suchkriterien können als Suchvorlagen abgespeichert werden. Sie dienen dem
schnellen und bequemen Aufruf von Suchabfragen, die immer wieder gebraucht
werden.
*** Auswahlliste ***
Eine Auswahlliste ist die Trefferliste,
die nach einer Suchabfrage erscheint. Hier können Sie definieren, welche Felder
und wieviele Zeichen pro Feld in der Auswahlliste gezeigt werden sollen.
*** Überschriften ***
Ein beliebiger Überschriftstext für die
Felder, die in der Auswahlliste gezeigt werden, kann hier eingegeben werden.
*** Sortierung ***
Sortierkriterien, nach denen die
gefundenen Datensätze in der Auswahlliste sortiert werden sollen. Geben Sie
zunächst die Sortierfolge und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen
ein, die bei der Sortierung überprüft werden sollen. Wollen Sie beispielsweise
zuerst nach dem Namen, dann nach dem Vornamen und anschließend nach dem Ort
sortieren, geben Sie bei den entsprechenden Feldern folgende Ziffern ein:
Name 1 10
Vorname 2 10
Ort 3 10
*** Spaltendruck ***
Numerieren Sie die Felder, die gedruckt
werden sollen und geben sie nach einem Leerzeichen die Zeichenanzahl für die
Spaltenbreite ein.
*** Feldeinträge erhalten ***
Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn
unter "Organisation/Archivparameter editieren..." das
Kontrollkästchen für "Nach Neueingabe Maske löschen" aktiviert ist.
Dann werden im Neueingabemodus beim Speichern eines neuen Datensatzes alle
Felder der Eingabemaske für den nächsten Datensatz geleert. Es besteht aber
auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Funktion "Feldeintrag erhalten"
einzelne Felder festzulegen, in denen der Eintrag für den nächsten Datensatz
erhalten bleiben soll. Geben Sie dazu in die betreffenden Feldern ein
beliebiges Zeichen ein.
*** Ausgabedublettenprüfung ***
Das Programm kann bei Global- und
Feldsuche eine Ausgabedublettenprüfung vornehmen, um die Ausgabe von Dubletten
( = Datensätze, bei denen die Feldeinträge in den hier angegebenen Feldern
gleich sind) in der Auswahlliste zu unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß
zuvor unter "Ausgabedublettenprüfung" die gewünschten Felder
durchnumeriert werden.
*** Datenübergabe ***
Die Datenübergabe-Schnittstelle gilt für
das Einspielen von Daten in ein Formular (z.B. Serienbriefdokument) eines
Fremdprogramms. Numerieren Sie die Felder, die übertragen werden sollen,
fortlaufend. Legen Sie die Auswahl der Felder für alle Formulare (Brief,
überweisung etc. ) gemeinsam fest. Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an
die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der Steuersatzdatei. Der erste Feldname der
Steuersatzdatei muß also als erstes Druckfeld eingegeben werden usw.
*** Datenübergabe-Archivierung
(automatische Datenübernahme) ***
Es besteht die Möglichkeit, nach
Benutzen der Datenübergabe-Schnittstelle bestimmte Feldeinträge aus einem
Archiv (z.B. aus einer Adresse den
Firmennamen) automatisch in das verbundene Archiv zu übertragen. Hierzu wird
bei "Datenübergabe-Archivierung" in das Feld, aus dem die Daten
übernommen werden sollen, die Nummer des Feldes des Archivs eingetragen, in das
die Daten eingespielt werden.
*** ASCII-Import ***
Mit dem Menüpunkt "Import
ASCII-Datei" können extern erstellte ASCII-Archivdateien oder auch andere
Documentiv-Archive in das aktuelle Archiv eingespielt werden. Numerieren Sie dazu
zunächst bei "ASCII-Import"
die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. HINWEIS:
Falls Sie ein Documentiv-Archiv einspielen wollen, müssen Sie die Auswahl nur
vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut sind. Bei gleichem
Format entfällt die Durchnumerierung der Felder.
*** ASCII-Export ***
Der Export von Daten in ein anderes
Archiv bzw. als ASCII-Datei wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über
den Befehl "Export" innerhalb von Auswahllisten oder innerhalb eines
einzelnen Datensatzes durchgeführt. Numerieren Sie dazu zunächst in dem Archiv,
aus dem Daten im ASCII-Format exportiert werden sollen, bei
"ASCII-Export" die Felder, die exportiert werden sollen.
*** DBase-Import ***
Daten im DBASE-Format können mit Hilfe
dieser Einstellung übernommen werden. Numerieren Sie dazu zunächst die Felder,
in die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend. Kontrollieren Sie
unbedingt, daß die für die Übertragung richtigen Datentypen (z.B. Datum,
Zahlenfeld) eingetragen sind. Rufen Sie zum Importieren den Menüpunkt
"Datenbank/Import DBASE" auf und geben Sie Pfad und Namen der
DBASE-Datei ein, die importiert werden soll. Mit dem Befehl "OK" wird
der Importvorgang gestartet.
*** DBase-Export ***
Für den Export von Daten in das
DBASE-Format geben Sie hier zunächst die Reihenfolge ein, in der die Felder übernommen
werden sollen. Für einen fehlerlosen Export ist unbedingt zu beachten, daß
- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die
länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden
- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die
Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet:
Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und
Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen sind im
vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der
Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in dieses Feld lauten:
3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt.
*** Verkettungsvorschrift ***
Bitte beachten Sie die ausführlichen
Anleitungen für Verkettungsvorschriften von Hypersuchdefinitionen im Handbuch.
*** Datentypen ***
Es kann festgelegt werden, daß in einem
Feld nur die Eingabe eines bestimmten Datentyps zugelassen wird. Geben Sie ein:
S für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern)
Z für Ziffer
ZB für numerischen Bereich
D für Datum
DB für Datumsbereich
W für Währung
WB für Währungsbereich
G für Gliederung
F für Frist
Bool für Schalter
Falls ein Feld mit dem Datentyp Datum belegt wird, werden folgende Eingaben
zugelassen: TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, T.M.JJ, T.M.JJJJ oder TTMMJJ. Die Eingabe in
einem Datumsfeld wird immer automatisch ergänzt auf TT.MM.JJJJ.
*** Autofelder ***
Neben der Festlegung von grundsätzlichen
Datentypen für die Datenbankfelder besteht auch noch die Möglichkeit, vom
Programm automatische Eintragungen in ausgewählte Felder vornehmen zu lassen.
Es stehen zur Verfügung
B für Benutzername
D für aktuelles Datum
T für aktuelle Zeit
Z für Zugriffsebene
F für Dateiname
N für Nummerngenerator.
V für Datenübernahme aus einem anderen Archivfeld
Beachten Sie beim Autofeld ZUGRIFFSEBENE die Hinweise zur
Benutzerregistrierung. Wenn ein Feld als Autofeld für Zugriffsebene definiert
wird, erscheint bei der Neueingabe von Datensätzen der Befehl
"Zugriffsrecht" unter dem Menüpunkt "Datensatz". Vor dem
Speichern eines Datensatzes kann mit diesem Befehl entsprechend der gewünschten
Zugriffsrechte die Nummer der Zugriffsebene eingetragen werden. Diese
Zugriffsberechtigung ist bis zu einer Änderung dieser Beschränkung bzw. bis
Programmende gültig.
Nachträgliche Änderungen durch den Supervisor sind möglich.
*** Pflichtfelder ***
Wenn in einem Feld immer ein Eintrag
vorhanden sein muß, kann dies definiert werden, indem in die betreffenden
Felder bei "Pflichtfelder" ein beliebiges Zeichen eingegeben wird.
Das hat zur Folge, daß ein Datensatz nur abgespeichert werden kann, wenn in dem
Pflichtfeld etwas eingegeben wurde.
*** Schlüsselfelder ***
Die Schlüsselverwaltung erleichtert den
schnellen Zugriff beim feldorientierten Suchen bestimmter Einträge in
Datensätzen, wobei beliebige Felder vom Benutzer als Schlüsselfelder festgelegt
werden können. Ein Schlüssel kann jederzeit angelegt und/oder verändert werden.
Es kann unter drei Arten von Schlüsseln
gewählt werden:
- Mehrfachschlüssel (MS): Ein Begriff
kann beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen.
- Dublettenschlüssel (DS): Ein Begriff kann grundsätzlich beliebig oft in
diesem Schlüsselfeld stehen. Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem
Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom
Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden
sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung. (siehe auch:
Eingabedublettenprüfung).
- Einzelschlüssel (ES): Dies ist die strengste Vorgabe für Schlüsselfelder: Ein
Begriff darf nur einmal in diesem Schlüsselfeld stehen.
*** Eingabedublettenprüfung ***
Sobald zwei Datensätze denselben
Eintrag in einem Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der
Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier
übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung.
Um eine Eingabedublettenprüfung über festgelegte Felder durchführen zu können,
muß ein Schlüsselfeld für Dublettenschlüssel definiert sein. Geben Sie dazu
durchnumeriert die gewünschten Felder für die Eingabedublettenprüfung ein.
*** Thesaurus ***
Um die Eingabe von Feldeinträgen zu
erleichtern und Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die
Möglichkeit, mit dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" im
Neueingabe- oder Bearbeiten-Modus Einträge aus einem anderen Archiv in das
aktuelle Archiv zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist,
- daß zunächst ein Archiv erstellt wurde, das als Thesaurus-Archiv dienen soll.
- daß im Dialog "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." folgende
Einstellungen getroffen wurden:
* Wählen Sie als Verbindungsfeld zunächst das Archiv-Feld aus, in welches Daten
eingetragen werden sollen.
* Wählen Sie anschließend das Thesaurus-Archiv, aus dem Daten ins aktuelle
Archiv übernommen werden sollen aus, indem Sie unter "Thesaurus" auf
die Schaltfläche "Wählen" klicken. Selektieren Sie im anschließenden
Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv (mit der Namenserweiterung .da, z.B.
Adress.da).
* Wählen Sie aus der Liste der Thesaurusfelder das gewünschte Verbindungsfeld
aus.
* Wählen Sie jetzt die gewünschten Importfelder aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen". Die beiden
Import-Feldnamen werden in das Editierfeld übernommen.
* Wiederholen Sie das Zuordnen der Archiv- und Thesaurusfelder für alle
weiteren gewünschten Felder.
* Klicken Sie anschließend unbedingt auf die Schaltfläche "Speichern"
und erst danach auf "OK", um die Thesaurusdefinition zu speichern und
den Dialog zu verlassen.
*** Zusatz-Info ***
Zu einem bestimmten Feldeintrag können
Zusatzinformationen aus einem anderen Archiv, dem
"Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden. Voraussetzung dafür ist, daß
in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende Definitionen
getroffen wurden:
* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche
"Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv
aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben,
liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im
aktuellen Archiv.
* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld
aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten.
Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche
"Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog
"Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.
Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im
Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" neben dem Verbindungsfeld
klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im
Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.
Im Dialog "Editor-Tool: Masken" können die Masken für das aktuelle Archiv
angelegt werden. Für jedes Archiv können Sie mehrere Masken mit jeweils
mehreren Karteikarten definieren.
Zum Anlegen einer Maske geben Sie bitte den Namen (Maskenbezeichner) für die
neue Maske ein, sowie das Zugriffsrecht. (sh. Benutzerregistrierung), und
wählen Sie "Neu einfügen".
Vor dem Anlegen einer Maske sollten jedoch die Datenbankfelder definiert
werden, die Sie in diesem Archiv verwenden wollen. (Registerkarte
"Datenbankeinstellungen")
HINWEIS
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder einige Vorüberlegungen
hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen:
Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der
Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand
erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte
wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es sich, die Elemente
gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
* Fügen Sie das Element "Rahmen" ein, wenn Sie
bestimmte Elemente optisch als zusammengehörig kennzeichnen wollen.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Titel" können Sie die Rahmenüberschrift
einfügen.
Bestimmen Sie zunächst, zu welcher Ihrer Karteikarten Elemente
hinzugefügt werden sollen. Falls die gewünschte Karteikarte von anderen
Karteikarten überdeckt wird und Sie sie hinter dem Editor-Fenster nicht sehen,
muß sie zuerst in den Vordergrund gebracht werden: Hierfür klicken Sie einfach
auf den Namen der Karteikarte, die Sie verändern wollen: Jetzt wird hinter dem
Editor-Fenster die gewünschte Karteikarte gezeigt und Sie können die Elemente
darauf einfügen.
* Wählen Sie den Elementtyp
"Einzeiliges Feld" und aus der Liste der Datenbankfelder das Feld,
das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur Auswahl, die
als einzeilige Felder definiert wurden, nicht aber z.B. Endlosfelder) . In ein
einzeiliges Feld können maximal 128 Zeichen eingegeben werden.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für
das Feld einfügen. (Dies ist der Kommentar, der in der Regel links neben dem
Datenbankfeld als Beschriftung eingefügt wird.)
Hinweis
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder einige Vorüberlegungen
hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu treffen:
Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte zunächst in der
Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere Bildschirmrand
erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten Bildschirmhälfte
wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es sich, die Elemente
gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert,
was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick
auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
* Wählen Sie den
Elementtyp "Endlosfeld" und aus der Liste der Datenbankfelder
das Feld, das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur
Auswahl, die als Endlosfelder definiert wurden) . In ein Endlosfeld können
maximal 65536 Zeichen (64K) eingegeben werden.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für
das Feld einfügen. (Dies ist der Kommentar, der in der Regel links neben dem
Datenbankfeld als Beschriftung eingefügt wird.)
* Wählen Sie den
Elementtyp "Kommentar", um einen beliebigen Kommentar auf die
Karteikarte einzufügen.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für
das Feld einfügen.
* Definieren Sie, ob der Kommentar umrahmt werden soll oder nicht (Umrandung)
* Wählen Sie den
Elementtyp "Tabelle" und aus der Liste der Datenbankfelder die
Tabellenspalten, die Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder
zur Auswahl, die als Tabellenspalten definiert wurden).
* Bestimmen Sie, ob die Tabelle am Raster ausgerichtet oder ob sie frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine andere
Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie die Überschrift
eingeben.
* Tabellengröße: Die Anzahl der Spalten
ergibt sich automatisch aus der Anzahl der von Ihnen eingefügten Tabellenspalten.
Stellen Sie die gewünschte Anzahl der Zeilen ein, die in der Tabelle
gleichzeitig sichtbar sein sollen. (Wenn in die Tabelle beim Editieren des
Datensatzes mehr Zeilen eingegeben werden als hier definiert, können Sie sie
mit Hilfe des Rollbalkens durchblättern.)
* Wählen Sie den
Elementtyp "Schalter" und aus der Liste der Datenbankfelder
das Feld, das Sie einfügen möchten. (Es stehen nur die Datenbankfelder zur
Auswahl, die als Schalter definiert wurden). Ein Schalter bietet bei der
Dateneingabe nur die Optionen "an" (angekreuzt) oder "aus"
(nicht angekreuzt).
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie den Feldbezeichner für
den Schalter einfügen. Geben Sie als Beschriftung die Funktion an, für die er
steht: z.B. "bezahlt", "erledigt", etc.
Elementtyp "Bild/Dokument":
* Da pro Datensatz nur ein Dokument (das
jedoch aus mehreren Seiten bestehen kann)
archiviert werden kann, gibt es das Datenbankfeld "BILD" auch
nur einmal. Sie können es für Vorschauzwecke auf der Karteikarte einfügen.
* Bestimmen Sie, ob das Feld am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob es
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Bezeichner" können Sie die Überschrift für das
Bild einfügen.
* Bildsplitting: gleichzeitige Darstellung mehrerer Seiten des Bilddokumentes
auf der Karteikarte. Geben Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl ein.
Einstellungen:
* Tabfolge: Hier können Sie für die Dateneingabe
die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim Drücken der
Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner). Geben Sie als
Beschriftung die Funktion an, für die der Schalter steht: z.B. "bezahlt",
"erledigt", etc.
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
Ein Schalter bietet bei der Dateneingabe
nur die Optionen "an" (angekreuzt) oder "aus" (nicht
angekreuzt).
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Einstellungsmöglichkeiten:
* Kommentar
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
* Umrandung: Rahmen um den Kommentar einfügen
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte
Einstellungsmöglichkeiten:
* Bestimmen Sie, ob der Rahmen am Raster ausgerichtet werden soll, oder ob er
frei verschiebbar sein soll.
* Definieren Sie Vordergrund- und Hintergrundfarbe sowie Schriftart- und
Größe für das Element, falls Sie eine
andere Farbe als die Karteikarten- Grundeinstellungen wünschen.
* In das Editierfeld "Titel" können Sie die Rahmenüberschrift
einfügen
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Elementtyp "Bild/Dokument":
Einstellungsmöglicjkeiten:
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Bildsplitting: gleichzeitige Darstellung mehrerer Seiten des Bilddokumentes
auf der Karteikarte. Geben Sie die gewünschte Zeilen- und Spaltenanzahl
ein.
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert,
was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick
auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Einstellungen:
* Tabfolge: Hier können Sie für die
Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim
Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert,
was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick
auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die Formatierungeinstellungen
der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Einstellungen:
* Tabfolge: Hier können Sie für die
Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim
Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Bezeichner: Beschriftung des Feldes (Feldbezeichner)
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Farben und Schriftgröße und -Art
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert,
was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick
auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Einstellungsmöglichkeiten:
* Titelzeile: Tabellenüberschrift
* Tabfolge: Hier können Sie für die
Dateneingabe die Reihenfolge festlegen, in der die einzelnen Felder beim
Drücken der Tabulator-Taste aktiviert werden
* Spalten: Anzahl der Tabellenspalten (ergibt sich automatisch aus der Anzahl
der eingefügten Datenbankfelder)
* Zeilen: Anzahl der Tabellenzeilen auf der Karteikarte. (Bei mehr
Feldeinträgen als hier definiert kann
gescrollt werden)
* Spaltenüberschrift: Überschrift der einzelnen Spalten
* KBreite: Breite der Tabellenspalte auf der Karteikarte (=ca. Anzahl der
Zeichen pro Spalte)
* GBreite: Breite der Tabellenspalte im eigenen Editierfenster (Bei der
Dateneingabe kann die Tabelle in einem eigenen Fenster editiert werden, wenn
Sie auf die Schaltfläche in der rechten unteren Ecke der Tabelle klicken)
* Pos: Anordnung der einzelnen Tabellenspalten
* Am Raster ausrichten: ob das Feld an den Rasterkoordinaten ausgerichtet wird,
oder ob es frei verschoben werden kann.
* Sortieren nach: Es kann alphabetisch nach dem gewählten Feld sortiert werden.
Hinweis: Bei Datums- und numerischen Felder gilt die numerische Sortierung,
Bereichsfelder werden alphabetisch sortiert.
* Farben und Schriftgröße und -Art können jeweils für Titelzeile, Überschriften
und Zellen festgelegt werden.
Positionieren von Elementen:
1. Doppelklicken Sie auf das eingefügte Element: Das Element wird aktiviert,
was durch Ziehpunkte am Element-Rand gekennzeichnet wird.
2. Klicken Sie auf das Element, halten Sie die Maustaste gedrückt und
verschieben Sie es an die gewünschte Position auf der Karteikarte.
3. Verändern Sie Breite und/oder Höhe des Elements, indem Sie einen Doppelklick
auf das Element ausführen und den Mauszeiger an die Ziehpunkte bewegen. Halten
Sie die Maus gedrückt und verändern Sie die Größe durch Ziehen.
Schaltflächen:
*· Die Änderungen werden durchgeführt, sobald Sie auf "Ändern"
klicken.
*· Der Befehl "wie Karteikarte" übernimmt die
Formatierungeinstellungen der Karteikarte für das aktuelle Element.
*· "Zurücksetzen" macht die Änderungen rückgängig.
* "Löschen" entfernt das
gewählte Element von der Karteikarte.
Im Fenster "Karteikarte" können Sie die Karteikarten
für Ihre Masken erstellen. Wählen Sie, welche Überschrift, Position, Raster,
Schriftart, Schriftgröße, sowie Vordergrund- und Hintergrundfarbe die
Karteikarte erhalten soll:
* Bei mehreren Karteikarten beziehen sich die Änderungen immer auf die aktive
Karteikarte. Klicken Sie einfach auf den Karteikartennamen hinter dem Fenster
"Editor-Tool: Karteikarte", um diese Karteikarte zu aktivieren.
* Eine neue Karteikarte mit den
getroffenen Spezifikationen wird erst dann angelegt, wenn man auf den Button
"Neu" klickt.
* Genauso verhält es sich bei Änderungen
von bereits definierten Karteikarten: Erst mit einem Mausklickauf die
Schaltfläche "Ändern" werden diese durchgeführt.
* Die Schaltfläche "Zurücksetzen" macht alle noch nicht eingetragenen
Einstellungen (sowohl neue Definitonen als auch Änderungen) rückgängig.
* Der Button "Löschen" löscht die Karteikarte, die sich im
Vordergrund befindet. Diese Schaltfläche ist nur wählbar, wenn es mehr als eine
Karteikarte gibt.
* Mit "OK" werden die getroffenen Definitionen aller Karteikarten abgespeichert
und man gelangt man wieder zurück zum Dialog "Masken". Im Gegensatz
dazu werden alle Neueinstellungen und Änderungen verworfen, wenn auf die
Schaltfäche "Abbrechen" geklickt wird.
Einstellungsmöglichkeiten:
* Überschrift: Geben Sie den Namen der neuen Karteikarte im Feld Überschrift
ein.
* Position: Wenn Sie mehr als eine Karteikarte anlegen, kann die Position einer
Karteikarte bestimmt werden, indem eingegeben wird, an der wievielten Stelle
sie sich befinden soll. Die Reihenfolge der Karteikarten wird von links nach
rechts gezählt und kann jederzeit nachträglich verändert werden.
* Raster: Die x/y-Koordinaten bestimmen den Abstand der Felder voneinander. Die
X-Koordinaten stehen für den waagrechten Abstand und die Y-Koordinaten für den
senkrechten Abstand in Bildpunkten. Außerdem kann bestimmt werden, ob ein Feld
am Raster ausgerichtet werden soll oder nicht.
* Standard Font: Bestimmen Sie Standard-Schriftart und -größe, indem Sie auf
den Button "Wählen..." klicken.
* Farbe: Hier können Vordergrundfarbe für Beschriftungen (z.B. Feldbezeichner,
Kommentare) und Hintergrundfarbe der Karteikarte festgelegt werden.
HINWEIS
Klicken Sie zum Einfügen der Felder auf das Register "Elemente
einfügen".
Es ist ratsam, vor dem Einfügen der Datenbankfelder auf die Karteikarte einige
Vorüberlegungen hinsichtlich der Positionierung der einzelnen Elemente zu
treffen: Grundsätzlich plaziert Documentiv die Elemente auf der Karteikarte
zunächst in der Reihenfolge von links oben nach links unten. Sobald der untere
Bildschirmrand erreicht ist, werden die weiteren Elemente auf der rechten
Bildschirmhälfte wiederum von oben nach unten eingefügt. Daher empfiehlt es
sich, die Elemente gleich in der gewünschten Reihenfolge einzufügen.
Folgende zusätzliche Einstellungen sind beim Neu-Archivieren
möglich:
- Stapelverarbeitung Datei:
Wenn mehrere Dateien mit gleicher Dokumenten- Verbindung nacheinander zu
archivieren sind, kann dies in einem Arbeitsgang zusammengefaßt werden. Dazu werden bei der
Neueingabe in der Dateiwahl-Listbox die betreffenden Datennamen alle markiert.
Es werden vom Benutzer nun nur noch die jeweiligen Profildaten in die
Eingabemaske eingegeben und mit OK bestätigt. (Welche Datei gerade archiviert
wird, wird in der Kopfzeile des Eingabedialogs angezeigt).
- Stapelverarbeitung Scanner:
Bei Einsatz des Stapeleinzugs des Scanners
- automatische Archivierung:
Wenn die Profildaten bei mehreren
Dateien gleichlautend sind, empfiehlt sich zusätzlich zur Stapelverarbeitung
die automatische Archivierung. Dabei wird automatisch die Reihe der markierten
Dateien bzw. der im Stapeleinzug liegende Vorlagen-Stapel mit jeweils einem
Datensatz archiviert. (Es ist u.U. empfehlenswert, ein Feld der Eingabemaske
automatisch mit dem Dateinamen, Benutzer, Datum, Uhrzeit) oder/und ein
Nummerngenerator belegen zu lassen. Diese Einstellungen werden über den
Menüpunkt Einstellungen/Feldauswahl für Autofelder vorgenommen!)
Ist Stapelverarbeitung Scanner und automatische Archivierung gleichzeitig
angewählt, können Sie die Anzahl der Seiten, die pro Datensatz als Dokument
archiviert werden sollen, in das entsprechende Feld eintragen.
Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen aus
einem anderen Archiv, dem "Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden.
Voraussetzung dafür ist,
- daß in beiden Archiven ein identisches Feld existiert, also ein Feld, das in
beiden den gleichen Eintrag enthält
- und daß in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende
Definitionen getroffen wurden:
* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche
"Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv
aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben,
liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im
aktuellen Archiv.
* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld
aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten.
Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche
"Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog
"Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.
Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im
Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" im Verbindungsfeld
klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im
Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.
Es besteht die Möglichkeit, mit dem Befehl "Ersetzen"
in der Auswahlliste in mehreren ausgewählten Datensätzen automatisch eine
gemeinsame Änderung vorzunehmen. Geben Sie dazu Such- und Ersatzbegriff in die
betreffenden Felder ein.
Außer der Eingabe von bestimmten Wörtern oder Wortteilen stehen noch folgende
Eingabemöglichkeiten zur Auswahl:
in der Zeile SUCHEN:
*
für beliebigen Eintrag
^*
für Suche nach dem Sternchen *
^^
für Suche nach ^
#...# für Suche nach ASCII-Zeichen
(z.B.: #20# sucht nach dem
Absatzzeichen in Endlostexten)
##
für Suche nach #
in der Zeile ERSETZEN:
!*
für "Suchbegriff oder Feldinhalt löschen"
^!*
für Ersetzen durch !*
#...# für Ersetzen durch ASCII-Zeichen
(z.B.: #145# ersetzt den Suchbegriff
durch æ)
##
für Ersetzen durch #
Wählen Sie anschließend,
- ob der Vorgang in allen Datensätzen der Auswahlliste oder nur in den
markierten durchgeführt werden soll
- ob der Suchbegriff durch den Ersatzbegriff völlig ersetzt werden soll oder
der Ersatzbegriff an den Suchbegriff angehängt werden soll
- ob der Begriff nur in bestimmten Feldern gesucht und ersetzt werden soll oder
global im gesamten Datensatz. Bei einer feldspezifischen Suche geben Sie in die
gewünschten Felder ein beliebiges Zeichen ein.
Es besteht die Möglichkeit, Datensätze sowie optional auch
Dokumente zu exportieren. Der Befehl "Export" steht innerhalb einer
Auswahlliste oder für einen einzelnen Datensatz zur Verfügung. Folgende Angaben
sind zu machen:
* Name der Datei, in die die Daten eingespielt werden sollen (ein eigener
Dialog hierfür kann mit dem Befehl "Datei" aufgerufen werden)
* Zieldatei Documentiv-Archiv oder andere ASCII-Datei
* Quell- (d.h. einzuspielende Datei) und Zielformat identisch
* Datensätze anfügen oder evtl. vorhandene Daten überspielen
* der zusätzliche Export von Dokumenten
* Export nur der innerhalb der Auswahlliste markierten Datensätze
(Teilselektion).
Falls kein Documentiv-Archiv das Ziel ist, werden mit dem Befehl
"Trennzeichen" die entsprechenden ASCII-Zahlenwerte für die
Trennzeichen zwischen Feldern und Datensätzen eingegeben.
Sind Quell- und Zielformat nicht identisch, muß über
"Datenaustausch/Feldauswahl für ASCII-Export" bestimmt werden, was
wohin exportiert werden soll.
Ein vorhandenes Archiv kann mit dem Menüpunkt "Export
DBASE" ins DBASE-Format überspielt werden. Geben Sie dazu zunächst mit dem
Menüpunkt "Feldauswahl für DBASE-Export" die Reihenfolge ein, in der
die Felder übernommen werden sollen.
Für eine fehlerlosen Export in DBASE-Format ist unbedingt zu beachten, daß
- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die
länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden
- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die
Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet:
Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen:
852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen (Dezimalstellen) sind im
vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der
Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in diese Feld lauten: 3 6 2 . Die einzelnen Ziffern werden durch
Leerzeichen getrennt.
Im Menüpunkt "Export DBASE" geben Sie dann den Namen ein, den die
Datei im DBASE-Format erhalten soll. Die Namenserweiterung .dbf wird
automatisch ergänzt. Wenn die Datei noch nicht existiert, wird automatisch ein
gleichlautendes Archiv neu angelegt.
HINWEIS:
Achten Sie darauf, daß beim Überspielen größerer Datenmengen
Speicherplatz-Probleme entstehen können, da die Daten im DBASE-Format erheblich
mehr Speicher benötigen!
Bei der "Feldauswahl für Suchvorlagen" können Sie
Suchvorlagen für häufig gebrauchte oder sehr komplexe Suchen definieren.
(Auch im Menüpunkt "Feldsuche mit Vorlage" können Sie diese
Definition treffen.)
Die einmal eingegebenen Suchkriterien müssen nicht immer wieder neu eingegeben
werden, sondern sie können einfach über den Namen der Suchvorlage abgerufen
werden.
Um eine Suchvorlage zu definieren,
* geben Sie zunächst den Namen für die Suchvorlage ein
* klicken Sie auf die Schaltfläche "Editieren"
* Geben Sie die Suchkriterien in die Maske ein
* Bestätigen Sie die Eingabe
* Speichern Sie die Vorlage und verlassen Sie den Dialog mit "OK"
Zur Eingabe der Suchkriterien sh. auch Hilfethema "Feldsuche"
Der Export von Daten in ein anderes Archiv bzw. als ASCII-Datei
wird, um eine Teilselektion zu ermöglichen, über den Befehl "Export"
innerhalb von Auswahllisten oder innerhalb eines einzelnen Datensatzes
durchgeführt.
Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, aus dem Daten im ASCII-Format exportiert
werden sollen, den Menüpunkt "Feldauswahl für ASCII-Export" auf und
numerieren Sie die Felder, die exportiert werden sollen.
Das Programm kann bei Global- und Feldsuche eine
Ausgabedublettenprüfung vornehmen, um die Ausgabe von Dubletten ( = Datensätze,
bei denen die Feldeinträge in den hier angegebenen Feldern gleich sind) in der
Auswahlliste zu unterbinden.
Voraussetzung dafür ist, daß zuvor unter "Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung"
die gewünschten Felder durchnumeriert werden.
Die "Feldauswahl für Auswahlliste" gilt für die
Auswahlliste (=Trefferliste), die nach einer Suchabfrage erscheint.
* Geben Sie den Namen der zu erstellenden
Auswahlliste ein, oder wählen Sie eine bestehende Auswahlliste aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche
"Editieren"
* Geben Sie in die Felder, die in der
Trefferliste gezeigt werden sollen, durchnumeriert die Reihenfolge der
betreffenden Felder ein und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, die
angezeigt werden soll.
Beispiel:
Name 1 20
Vorname 2 10
Str
Ort 3 30
Hier werden 20 Zeichen des Namens, 10
Zeichen des Vornamens und 30 Zeichen des Orts in die Auswahlliste aufgenommen.
Neben der Festlegung von grundsätzlichen Datentypen für eine
Feld besteht auch noch die Möglichkeit, vom Programm automatische Eintragungen
in ausgewählte Felder vornehmen zu lassen.
Es stehen zur Verfügung
B für Benutzername
D für aktuelles Datum
T für aktuelle Zeit
Z für Zugriffsebene
F für Dateiname
N für Nummerngenerator
V für Übernahme eines Eintrages aus einem anderen Feld.
Beachten Sie beim Autofeld ZUGRIFFSEBENE die Hinweise zur
Benutzerregistrierung. Wenn ein Feld als
Autofeld für Zugriffsebene definiert wird, erscheint bei der Neueingabe von
Datensätzen der Befehl "Zugriffsrecht". Vor dem Speichern eines
Datensatzes kann mit diesem Befehl entsprechend der gewünschten Zugriffsrechte
die Nummer der Zugriffsebene eingetragen werden. Diese Zugriffsberechtigung ist
bis zu einer Änderung dieser Beschränkung bzw. bis Programmende gültig.
Nachträgliche Änderungen durch den Supervisor sind möglich.
Es kann festgelegt werden, daß in einer Feld nur die Eingabe
eines bestimmten Datentyps zugelassen wird. Geben Sie im Menüpunkt
"Feldauswahl für Datentyp" ein:
S für Zeichenkette (Buchstaben, Ziffern)
Z für Ziffer
ZB für numerischen Bereich
D für Datum
DB für Datumsbereich
W für Währung
WB für Währungsbereich
G für Gliederung
F für Frist
Bool für Schalter (an=aktiviert=1 oder aus=leer=0)
Falls ein Feld mit dem Datentyp Datum belegt wird, werden folgende Eingaben
zugelassen: TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, T.M.JJ, T.M.JJJJ oder TTMMJJ. Die Eingabe in
einer Datumszeile wird immer automatisch ergänzt auf TT.MM.JJJJ.
Für den Import von DBASE-Daten in ein Documentiv-Archiv rufen Sie in
dem Archiv, in das die Daten eingespielt werden sollen, den Menüpunkt
"Feldauswahl für DBASE-Import" auf und numerieren Sie die Felder, in
die die Daten eingetragen werden sollen, fortlaufend.
Für bestimmte Felder können Suchschlüssel angelegt werden, die
einen besonders schnellen Zugriff auf die Daten ermöglichen.
Jeder Schlüssel kann im betreffenden Feld wahlweise nur ein einziges Mal oder
aber öfters verwendet werden. Schlüsselfelder und -art werden über die Feldauswahl
für Schlüsselfelder definiert.
Um eine Eingabedublettenprüfung über festgelegte Formularzeilen durchführen zu
können, muß eine Schlüsselzeile für Dublettenschlüssel definiert sein. Sobald
zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem Schlüsselfeld haben, untersucht das
Programm bei der Neueingabe weitere vom Benutzer vorgegebene Feld, ob auch hier
übereinstimmende Einträge vorhanden sind. Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung.
Im Menüpunkt "Feldauswahl für Eingabedublettenprüfung" geben Sie dann
durchnumeriert die gewünschten Felder für eine Dublettenprüfung ein und
bestätigen die Eingabe mit "OK".
Nach dem Abspeichern eines Datensatzes in der Neueingabe werden
die Einträge der einzelnen Felder gelöscht oder aber erhalten - je nachdem, wie
das Archiv eingerichtet wurde:
wenn im Menüpunkt "Organisation/Archivparameter editieren..." das
Kontrollkästchen "Nach Neueingabe Maske löschen" angekreuzt ist,
werden im Neueingabemodus beim Speichern des neuen Datensatzes alle Felder der
Eingabemaske für den nächsten Datensatz geleert. Es besteht die Möglichkeit,
mit der "Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" einzelne Felder
festzulegen, in denen der Eintrag für den nächsten Datensatz erhalten bleiben
soll. Geben Sie dazu in die betreffenden Felder ein beliebiges Zeichen ein und
bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Nach dem Abspeichern eines Datensatzes in der Neueingabe werden
die Eingaben der einzelnen Felder gelöscht oder aber erhalten - je nachdem, wie
die Anwendung eingerichtet wurde.
Falls der Inhalt des Eingabeformulars gelöscht wird, besteht auch noch die
Möglichkeit, mit der "Feldauswahl für Feldeintrag erhalten" einzelne
Felder auszuwählen, in denen der Eintrag erhalten werden soll. Geben Sie dazu
in dem betreffenden Feld ein beliebiges Zeichen ein und bestätigen Sie die
Eingabe mit "OK".
Mit dem Menüpunkt "Import ASCII-Datei" können externe
ASCII-Datensatzdateien oder andere Documentiv-Archive in das aktuelle Archiv
eingespielt werden.
Numerieren Sie dazu zunächst im Menüpunkt "Feldauswahl für
ASCII-Import" die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen,
fortlaufend.
HINWEIS: Falls Sie ein Documentiv-Archiv einspielen wollen, müssen Sie die
Feldauswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht identisch aufgebaut
sind. Bei gleichem Format entfällt die Feldauswahl.
Über die "Feldauswahl für Pflicht-Feldbelegung" kann
für ausgewählte Felder bestimmt werden, daß ein Eintrag vorhanden sein muß.
Erfolgt bei Neueingabe kein Eintrag in ein solches Feld bzw. wird der Eintrag
beim Ändern gelöscht, erfolgt eine Fehlermeldung.
Geben Sie in die gewünschten Felder ein beliebiges Zeichen ein.
Die Schlüsselverwaltung erleichtert den schnellen Zugriff beim
feldorientierten Suchen bestimmter Einträge in Datensätzen, wobei beliebige
Felder vom Benutzer als Schlüsselfelder festgelegt werden können. Ein Schlüssel
kann jederzeit angelegt und/oder verändert werden.
Es kann unter drei Arten von Schlüsseln
gewählt werden:
- Mehrfachschlüssel (MS): Ein Begriff
kann beliebig oft in diesem Schlüsselfeld stehen.
- Dublettenschlüssel (DS): Ein Begriff kann grundsätzlich beliebig oft in
diesem Schlüsselfeld stehen. Sobald zwei Datensätze denselben Eintrag in diesem
Schlüsselfeld haben, untersucht das Programm bei der Neueingabe weitere vom
Benutzer vorgegebene Felder, ob auch hier übereinstimmende Einträge vorhanden sind.
Wenn ja, erfolgt eine Fehlermeldung. (siehe "Feldauswahl für
Eingabedublettenprüfung").
- Einzelschlüssel (ES): Dies ist die strengste Vorgabe für Schlüsselfelder: Ein
Begriff darf pro Archiv nur einmal in diesem Schlüsselfeld vorkommen.
Geben Sie im Menüpunkt "Feldauswahl für Schlüsselfelder" in die
gewünschten Felder die MS, DS bzw. ES ein.
Sie haben die Möglichkeit festzulegen, nach welchen Feldern die
gefundenen Datensätze in der Auswahlliste sortiert werden sollen. Geben Sie in
die betreffenden Felder durchnumeriert die Reihenfolge der Sortierung ein sowie
nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, nach denen sortiert werden soll.
Z.B. 1 10 bedeutet, daß in diesem Feld als erstes sortiert werden soll unter
Berücksichtigung der ersten 10 Zeichen.
In der "Feldauswahl für Spaltendruck" wählen Sie die
Felder, die auf einem Ausdruck der Datensätze in Spalten erscheinen sollen.
Geben Sie in die betreffenden Felder durchnumeriert die Reihenfolge der zu
druckenden Felder ein und nach einem Leerzeichen die Anzahl der Zeichen, die
gedruckt werden sollen.
Wird keine Zeichenanzahl angegeben, wird die gesamte Zeichenanzahl des Feldes
gedruckt.
Beim Ausdruck von Datensätzen in Form von Spalten und bei der
Auswahlliste auf dem Bildschirm wird über den Spalten eine Überschrift
angegeben.
Den Text dieser Überschriften können Sie frei wählen mit diesem Menüpunkt.
Geben Sie dazu in jedes Feld den beim Ausdruck gewünschten Überschriftstext
ein.
Die "Feldauswahl für Datenübergabe" gilt für das
Einspielen von Daten in ein Formular (z.B. Serienbriefdokument) eines
Fremdprogramms. Legen Sie die Auswahl der Felder für alle Formulare (Brief,
überweisung etc. ) gemeinsam fest.
Halten Sie sich dabei jedoch unbedingt an die Reihenfolge Ihrer Eingaben in der
Steuersatzdatei. Der erste Eintrag in der Steuersatzdatei steht für das
ersteübergebene Feld, der zweite Parameter für das zweite Feld, etc.
Es besteht die Möglichkeit, nach Benutzen der
Datenübergabe-Schnittstelle bestimmte Feldeinträge aus einem Archiv (z.B. aus
einer Adresse den Firmennamen)
automatisch in das verbundene Archiv zu übertragen.
Hierzu wird in der "Feldauswahl für Datenübergabe-Archivierung" in
das Feld, aus dem die Daten übernommen werden sollen, der Name des Feldes des
Archivs eingetragen, in das die Daten eingespielt werden.
Für den Export von Daten in DBASE-Format geben Sie zunächst mit
dem Menüpunkt "Feldauswahl für DBASE-Export" die Reihenfolge ein, in
der die Felder übernommen werden sollen.
Für einen fehlerlosen Export in DBASE-Format ist unbedingt zubeachten, daß
- falls in eine bereits vorhandene DBASE-Datei importiert wird, Felder, die
länger sind als in der DBASE-Datei vorgegeben, nicht übertragen werden
- bei Zahlenfeldern hinter der Ziffer der Übertragungsreihenfolge die
Gesamtlänge sowie die Nachkommastellen angegeben werden müssen. Das bedeutet:
Gesamtlänge einer Zahl ist die gesamte Zeichenanzahl mit Dezimalpunkt und
Nachkommastellen: 852.56 hat z.B. die Zeichenanzahl 6. Nachkommastellen sind im
vorausgehenden Beispiel 2. Wenn das Zahlenfeld nun als drittes in der
Reihenfolge überspielt werden soll, muß der Eintrag in dieses Feld lauten:
3 6 2. Die einzelnen Ziffern werden durch Leerzeichen getrennt.
Die "Feldsuche mit Vorlage" bietet die Möglichkeit,
Feldsuchen abzuspeichern. Das ist besonders praktisch bei immer wiederkehrenden
Suchen, da Sie die einmal eingegebenen Suchkriterien nicht immer wieder neu
eingeben müssen, sondern sie einfach über den Namen der Suchvorlage abrufen
können.
Um eine Suchvorlage zu definieren,
* geben Sie zunächst den Namen für die Suchvorlage ein
* klicken Sie auf die Schaltfläche "Editieren"
* Geben Sie die Suchkriterien in die Maske ein
* Bestätigen Sie die Eingabe
* Speichern Sie die Vorlage und verlassen Sie den Dialog mit "OK"
Zur Eingabe der Suchkriterien sh. auch Hilfethema "Feldsuche"
Sie befinden sich im Hauptmenü von Documentiv. Um ein Archiv zu
wählen, rufen Sie den Menüpunkt "Archiv/Archiv wählen" auf.
Wenn Sie sich bereits in einem Archiv befinden, stehen außerdem noch folgende
Menüs zur Verfügung:
- BEARBEITEN
Thesaurus und Zusatzinfo aufrufen.
- ANSICHT Symbolleiste ein-/ausblenden. Statuszeile ein-/ ausblenden,
Einstellungen für Kleinbild- und Großbildansicht.
- DATENBANK Neueingabe: Neuanlegen von Datensätzen und zum
Archivieren von Dateien bzw. gescannten Vorlagen; Feldsuche und Feldsuche mit Vorlage,
Globalsuche und Volltextsuche, sowie kombinierte Volltext-/Globalsuche;
ASCII-Import und DBASE-Import und Export;
Informationen über das aktuelle Archiv
- DATENSATZ Speichern eines Datensatzes; Bearbeitung abbrechen; Vorblättern,
Zurückblättern innerhalb der Treffer nach einem Suchvorgang; Datenübergabe,
Drucken, Import und Export im ASCII-Format, Kopieren und Löschen eines Datensatzes.
- DOKUMENT Neues Dokument archivieren; Anzeigen, Exportieren eines Dokuments;
archiviertes Bilddokument seitenweise vor und zurückblättern, drucken, löschen,
eine weiteres Bild anhängen, Änderungen verwerfen.
- EINSTELLUNGEN für Dokumenten-Quelle, - Verbindung, Stapelbetrieb,
Scannerwahl, - einstellungen, Videoansicht, Komprimierung, Auswahlliste,
Sortierung, Datentyp, Autofelder, Schlüsselfelder, Dublettenprüfungen,
Spaltendruck sowie Statistik, Hypersuche,
Zusatz-Info-, Thesaurus- und Rechendefinition.
- ORGANISATION zum Editieren der Archivparameter (Pfadeinstellungen,
etc.); Ändern der Masken und
Datenbankeinstellungen des aktuellen Archivs, Komprimieren (=reorganisieren),
Rücksetzen, Löschen des aktuellen Archivs; Nummerngenerator neu vergeben,
Archivstrukur kopieren; Benutzerregistrierung
- FENSTER zum Aktivieren des Karteikarten- bzw. Bilddokumentfensters.
- HILFE für Hilfe zu allen Bearbeitungsvorgängen.
Hinweis. Bei C/S-Betrieb sind am Client nicht alle Menüpunkte verfügbar.
Das Programm enthält umfangreiche Hilfetexte zu allen
Menüpunkten, die jederzeit aufgerufen werden können. Oft tritt aber auch der
Fall ein, daß bei der Eingabe z.B. in ein Literaturarchiv bestimmte interne
Konventionen beachtet werden sollen, die nicht jeder, der mit dieser speziellen
Applikation arbeitet, immer korrekt im Kopf haben kann. Um dieses Problem zu
lösen, können die Standard-Hilfetexte nach Wunsch vom Benutzer selbst verändert
werden und es können somit applikationsspezifische Hilfearchive erstellt
werden.
Grundsätzlich ist beim Aufruf eines Archivs die Standard-Hilfe WHILFE
aktiviert. Um eine andere Hilfe zu wählen oder zu erstellen, wird im Menüpunkt
"Hilfe wählen" Pfad und Name der gewünschten Hilfe angegeben. Bei einer
neu zu erstellenden Hilfe folgt die Abfrage, ob die neue Hilfe auf Basis der
Standardhilfe erstellt werden soll. Wenn nein, kann in nachfolgender Abfrage
eine weitere schon bestehende Hilfe gewählt werden.
Über den Menüpunkt "Hilfe/Index" gelangen Sie zu einem
Stichwortverzeichnis, aus dem sie ein bestimmtes Stichwort wählen können.
Markieren Sie das Stichwort und aktivieren Sie den Befehl "Ansicht",
um ausführliche Informationen über dieses Stichwort zu erhalten.
Der Menüpunkt "Hilfe/Kontext" wird während eines
beliebigen gestarteten Dialogs aufgerufen, um speziell zu diesem Menüpunkt
Informationen zu erhalten.
Der Menüpunkt "Hilfe/Themen" zeigt verschiedene Themen
des Programms an. Wenn Sie ein Thema auswählen, erhalten Sie eine
Stichwortübersicht speziell zu diesem Themenbereich, aus der Sie wieder eine
Auswahl treffen können mit dem Befehl "Ansicht"
Daten im DBASE-Format können mit dem Menüpunkt
"Datenbank/Import DBASE" in ein Archiv übernommen werden.
Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, in das die Daten eingetragen werden
sollen, den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für Datenimport" auf
und numerieren Sie die Felder, in die die Daten eingetragen werden sollen,
fortlaufend.
Kontrollieren Sie unbedingt mit dem Menüpunkt "Feldauswahl für
Datentyp", daß die für die Übertragung richtigen Datentypen (z.B. Datum,
Zahlenfeld) eingetragen sind.
Rufen Sie den Menüpunkt "Import DBASE" auf und geben Sie Pfad und
Namen der DBASE-Datei ein, die importiert werden soll. Mit dem Befehl
"OK" wird der Importvorgang durchgeführt.
Alternativ zu den Einstellungsmöglichkeiten unter "Einstellungen/Feldauswahl für
Datenimport" können diese Import-Einstellungen auch bei den
Datenbankeinstellungen im Menü "Organisation/Archiv einrichten..."
definiert werden.
Mit dem Menüpunkt "Import ASCII-Datei" können Sie
extern erstellte ASCII-Dateien in ein Archiv einspielen oder aber auch zwei
Archive zu einem einzigen zusammenführen.
Rufen Sie dazu zunächst in dem Archiv, in das die Daten im ASCII-Format
eingespielt werden sollen, den Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl für
Datenimport" auf und numerieren Sie die Felder, in die die Daten
eingetragen werden sollen, fortlaufend. (Falls Sie ein Archiv einspielen
wollen, müssen Sie die Feldauswahl nur vornehmen, wenn die beiden Archive nicht
identisch aufgebaut sind.)
Geben Sie nach erfolgter Feldauswahl im Menüpunkt "Import ASCII" den
Pfad und Namen der Datei ein, die eingespielt werden soll. Falls Sie kein
Documentiv-Archiv einspielen, rufen Sie nun den Befehl "Trennzeichen" auf
und geben die entsprechenden ASCII-Zahlenwerte ein. Dabei gilt
9 für Tabulator
10 für Zeilenvorschub und
13 für Wagenrücklauf.
Für das normale Absatzzeichen einer Textverarbeitung gilt die Kombination
13 10.
Der Menüpunkt "Info" enthält eine
Übersichtsinformation über Datensatzanzahl, Freispeicher etc.
Wenn Sie hier feststellen, daß die Anzahl gelöschter Datensätze relativ hoch
ist, sollten Sie eine Komprimierung durchführen, um den belegten Speicherplatz
wieder frei zu geben. (Menübefehl "Organisation/Archiv
reorganisieren")
Der Menüpunkt "Datenbank/Info" enthält eine
Übersichtsinformation über Anzahl der Datensätze, freien Speicher etc.
Wenn Sie hier feststellen, daß die Anzahl gelöschter Datensätze relativ hoch
ist, sollten Sie eine Komprimierung ("Organisation/Archiv
reorganisieren...", sh. auch Hilfethema "Archiv komprimieren")
durchführen, um den belegten Platz wieder freizugeben.
Wenn das bzw. die Eingabemasken, wie sie auf dem Bildschirm
erscheinen, ausgedruckt werden sollen, können Sie beim Drucken die Option
Karteikartendruck wählen.
Die Einstellungen für die Komprimierung unterscheiden sich in
eine für Schwarz-Weiß-Bilder und eine für Farb- und Graustufenbilder.
Grundsätzlich ist es so, daß je mehr komprimiert wird, desto größer ist der
Qualitätsverlust beim Wiederaufruf des Dokuments.
Welche Komprimierart die beste ist, hängt zum einen von der Art der Dokumente
ab und zum anderen von den Ansprüchen bzgl. Bildqualität bzw. Speicherbedarf.
SW-Bilder:
Hier wird die Einstellung "ARCHIV verlustfreie Kompression"
empfohlen.
Farb- und Graustufenbilder:
Hier wird die Einstellung "ARCHIV" empfohlen, da bei ihr die
Komprimiergüte zusätzlich eingestellt werden kann.
Im Menüpunkt "Einstellungen/Maske wählen" können Sie
eine andere Eingabemaske wählen, wenn Sie mehr als eine Maske definiert haben.
Pro Archiv kann es mehrere Masken mit jeweils mehreren Karteikarten geben.
Falls Sie beim Öffnen eines Archivs die Meldung erhalen, daß keine Maske
geöffnet ist, selektieren Sie in "Maske wählen" die gewünschte Maske.
Falls Sie noch keine Eingabemaske definiert haben, erstellen Sie sie im Menü
"Organisation/Archiv einrichten..."
Über den Befehl "Datenbank/Neueingabe" (STRG+N) können
Sie neue Datensätze eingeben. Pro Datensatz kann ein Dokument (aus einem beliebigen Fremd-Programm,
Papiervorlagen etc.) archiviert werden.
Menüpunkt "Dokument/Neu" oder
Symbol "Neues Dokument"
Zur Archivierung von Dokumenten. Je nach Einstellungen wird eine Listbox zur
Dateiauswahl angezeigt, ein Fremdprogramm gestartet oder der Scanner aktiviert.
Welche Quelle bzw. welche Verbindung maßgeblich sein soll, bestimmen Sie im
Menüpunkt "Einstellungen/Dok. Quelle..." bzw.
"Einstellungen/Dok. Verbindung..." (s. Hilfe dort).
Menüpunkt "Dokument/Bild"
* Drucken: sofortiger Ausdruck des
Bildes möglich.
* Zugriffsrecht: Vergabe von
unterschiedlichen Zugriffsrechten bei jeder einzelnen Dokumentseite möglich
(s.a. "Organisation/Benutzerregistrierung").
* Verwerfen: Wird ein Bild über Datei
oder Scanner auf dem Bildschirm angezeigt, soll aber nicht übernommen werden,
kann man es verwerfen.
* Drehen: Drehen des geladenen Bildes um
die entsprechenden Winkel.
* Zoom: stufenlose Verkleinerung oder
Vergrößerung.
THESAURUS:
Mit Hilfe der Thesaurusfunktion können Sie die im Thesaurus-Archiv hinterlegten
Daten einsehen und übernehmen.
* Eingabe eines Wortes, eines Kürzels
oder eines * um eine Auswahlliste der Einträge im Thesaurus zu erhalten.
* Mausklick auf Schaltfläche
"T" neben Thesaurusfeld (oder Menüpunkt "Bearbeiten/Thesaurus
aufrufen" während Cursor im Thesaurusfeld ist)
* Wird der Suchbegriff nicht gefunden,
kann sofort ein entsprechender Eintrag im
Thesaurus vorgenommen werden.
* In der angezeigten Auswahlliste einen
Datensatz auswählen und mit "Übernehmen" bestätigen.
Zusatz-Info:
Mit diesem Funktion können Sie zusätzliche Informationen aus anderen, mit dem
aktuellen Archiv verknüpften Archiven einsehen.
* Eingabe des gesuchten Begriffes.
Mausklick auf Schaltfläche "i" im Zusatzfeld (oder Menüpunkt "Bearbeiten/Zusatzinfo aufrufen")
* Gefundene Datensätze einshen, mit
"Abbruch" (oder Stop-Symbol) Zusatzarchiv beenden.
Menü DATENSATZ:
* Speichern (STRG+S) oder Symbol
"Datensatz/Speichern"
Der eingegebene Datensatz wird gespeichert.
* Bearbeitung abbrechen
* Workflow: Übergibt Daten an Formulare
eines Fremdprogramms (z.B. an die Textverarbeitung für Serienbriefe). Zuvor muß
in "Einstellungen/Feldauswahl für Workflow" (bzw. in "Organisation/Archiv einrichten"
bei Datenbankeinstellungen) die Reihenfolge der einzuspielenden Daten
eingegeben werden.
* Drucken: druckt den zuletzt
abgespeicherten Datensatz
* Import und Export im ASCII-Format
* Kopieren
* Löschen: löscht den zuletzt
abgespeicherten Datensatz
Über den Menüpunkt "Neueingabe" werden Datensätze in
der von Ihnen individuell erstellten Eingabemaske neu angelegt.
Folgende Tastaturbefehle stehen zur Verfügung:
- nächstes Feld (gemäß Tabfolge) TAB, ENTER
- vorheriges Feld SHIFT + TAB
- nächste bzw. vorherige Karteikarte BILD AUF bzw. BILD AB
- zur 1. bzw. letzten Karteikarte SHIFT + BILD AUF bzw. SHIFT + BILD AB
- erstes Feld bzw. letztes Feld der jeweiligen Karteikarte
SHIFT + POS1 bzw. SHIFT + ENDE
- Anfang bzw. Ende der aktuellen Feld POS1 bzw. ENDE
- an Anfang bzw. Ende eines Endlosfeldes/ einer Tabelle
CTRL + POS1 bzw. CTRL + ENDE
- jede beliebige Stelle eines Endlosfeldes (Pfeiltasten)
BESONDERE HINWEISE:
* In Endlosfeldern erfolgt automatischer Feldumbruch.
* Bei einem entsprechenden Eintrag in der "Feldauswahl für
Autofelder" wird der Befehl "Zugriffsrecht" angezeigt. Hier
können die neueingegebenen Datensätze für bestimmte Benutzer gesperrt werden.
(Siehe "Feldauswahl für Autofelder).
Weitere Tastaturbefehle sind im Handbuch in Kapitel 6.2.4 "Tastatur- und
Mausfunktionen" beschrieben.
Über einen Scanner können beliebige Text- und Bildvorlagen
archiviert werden.
Wenn der unter "Einstellungen/Scannerwahl..." gewählte Scanner in
Betrieb ist und die Vorlage eingelegt ist, aktivieren Sie den Befehl
"Dokument/Neu", um den Scanvorgang zu starten.
Ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen, die auch noch mit
unterschiedlichen Parametern gescannt sein können. Dazu rufen Sie vor dem
Einscannen der jeweiligen Seite den Befehl "Scannereinstellung" auf
und wählen die gewünschte Konfiguration in der Listbox aus. Die
voreingestellten Werte können selbstverständlich verändert werden.
Wenn das Scan-Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht, kann eine andere
Scannereinstellung gewählt werden . Mit dem Befehl "Scannen" wird
dann die zuletzt gescannte Seite gelöscht und sofort neu gescannt. Sind Sie mit
dem Ergebnis einverstanden, aktivieren Sie den Befehl "Übernehmen"
nach jeder zu übernehmenden Seite.
Hinweis: Sie können auch nur einen Ausschnitt der eingescannten Vorlage
übernehmen als Dokument. Um einen Ausschnitt zu setzen, bewegen Sie den
Mauszeiger zunächst in die gewünschte linke obere Ecke und klicken diese mit
der linken Maustaste an, dann in die gewünschte rechte untere Ecke und klicken
diese an. Der gewählte Ausschnitt wird rot markiert.
Nach der Eingabe des zum Dokument gehörenden Datensatzes wird mit dem Befehl
"Datensatz/Speichern" das Archivieren des Dokuments abschlossen.
Der Nummerngenerator bewirkt, daß jeder neu eingegebene
Datensatz eine eigene Nummer erhält; die Nummern etwaiger gelöschter Datensätze
werden nicht neu vergeben. Der Nummerngenerator erleichtert z.B. die Vergabe
von Kunden- oder Artikelnummern wesentlich.
Geben Sie im Menüpunkt "Nummerngenerator erstellen" den Feldnamen für
den Nummerngenerator an. Mit dem Befehl "Erstellen" wird sofort in
evtl. bereits vorhandenen Datensätzen für die betreffende Felder eine
Numerierung durchgeführt. Folgende neue Datensätze werden fortlaufend
weiternumeriert.
ACHTUNG: Fals der Nummerngenerator nachträglich in ein bereits bestehendes
Archiv eingefügt wird, beachten Sie unbedingt, daß eventuell vorhandene
Einträge in dem betreffenden Feld gelöscht werden!
Die automatische Numerierung von Datensätzen in einem
vorhandenen Archiv beenden Sie mit dem Menüpunkt "Nummerngenerator
löschen". Nachfolgend neu eingegebene Datensätze erhalten keine Nummer
mehr.
Die Numerierung der vor dem Löschvorgang bereits vorhandenen Datensätze bleibt
bestehen.
Mit dem Menüpunkt "Archiv/Beenden" verlassen Sie das
Programm.
Es können Felder definiert werden, die mit Einträgen anderer
Felder eine Berechnung durchführen und das Ergebnis automatisch eintragen. Die
Berechnung erfolgt automatisch bei der Neueingabe, sobald "Speichern"
aktiviert wird.
Vorgehensweise:
* Menüpunkt "Einstellungen/Rechendefinition" aufrufen.
* Wählen Sie aus der Listbox das Feld, in das das Ergebnis eingetragen werden
soll. (Hinweis: Ein Datumsfeld kann als Ergebnisfeld nur bei einer
Fristenberechnung benützt werden)
* Wählen Sie das erste Rechenfeld, den Operator und das zweite Rechenfeld aus
der jeweiligen Listbox.
* Speichern Sie die Rechendefinition ab.
Wiederholen Sie Schritt 2-6 für alle Rechendefinitionen, die Sie anlegen
möchten. Haben Sie alle Berechnungen definiert, beenden Sie den Dialog mit
"OK".
Die Einstellungen zum Einscannen können jederzeit verändert
werden. Geben Sie die gewünschten Werte in den betreffenden Feldern an.
Bei Fragen zur Kofax-Schnittstelle von Documentiv wenden Sie sich
bitte an die Documentiv-Hotline: +49 (0) 8821 7816511 .
Der Befehl "Statistik" führt in ausgewählten
Datensätzen mit bestimmten Einträgen Rechenoperationen durch. Die
Berechnungsart dazu wird im Menüpunkt "Einstellungen/ Formel für
Statistik..." festgelegt.
Die angezeigte Liste können Sie nun mit dem Befehl "Drucken" direkt
an den angeschlossenen Drucker ausgeben.
Geben Sie im Menüpunkt "Formeln für Statistik" Formeln
in das Formular ein nach dem Schema (z.B.)
Summe=a+b
Geben Sie dabei statt der Parameter a und b Feldnamen der betreffenden Felder
ein, aus denen berechnet werden soll.
Mehrere Formeln trennen Sie durch Absatzzeichen voneinander.
Als Operationszeichen sind gültig = , +
, - , / , * . Nicht gültig sind x
und : (Doppelpunkt).
Achten Sie darauf, daß innerhalb einer Formel keine Leerzeichen stehen.
Statistische Berechnungen werden dann innerhalb der Bearbeitungsansicht mit dem
Befehl "Statistik" durchgeführt.
Mit Hilfe der Feldsuche suchen Sie feldorientiert in indizierten
und/oder nichtindizierten Feldern nach allen Einträgen in Ihrem Archiv (Zur Indizierung siehe "Feldauswahl für
Schlüsselfelder"). Dabei können auch Suchbegriffe in verschiedenen Feldern
verknüpft werden. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff, eventuell verbunden
mit dem * als Platzhalter (Joker) für weitere mögliche Einträge in dem Feld,
ein.
Sie können die Suche auch mit Hilfe des Ampelsymbols starten.
Das Symbol (Aa!) steht für Groß-/Kleinschreibung beachten.
Zur Suche nach Einträgen zwischen zwei angegebenen Grenzen (Bereichsuche) geben
Sie zwischen den Grenzdaten die Tastenkombination <-> ein. Beachten Sie,
daß keine Leerzeichen zwischen Daten und dem Bis-Zeichen stehen.
In einer Feld des Eingabeformulars können Sie auch mit logischen Verknüpfungen
suchen, wobei folgende Verknüpfungszeichen zur Verfügung stehen:
& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung.
Bei Verwendung von logischen Verknüpfungszeichen ist die Verwendung des * nicht
nötig.
Wenn bestimmte Feldeinträge nicht gefunden werden sollen, geben Sie direkt vor
dem betreffenden Eintrag ein Ausrufezeichen ein.
Mit dem Befehl "OK mit DBL-Prüfung" wird in der Auswahlliste die
Ausgabe von Dubletten vermieden. Voraussetzung dafür ist, daß in der
"Feldauswahl für Ausgabedublettenprüfung" oder bei " Datenbankeinstellungen" in
"Organisation/Archiv einrichten... " eine Feldauswahl festgelegt ist.
Über die Option "Thesaurus" besteht die Möglichkeit, vorgegebene
Suchbegriffe anzeigen zu lassen.
Eingaben von Suchbegriffen in eine Tabelle beziehen sich auf alle Felder einer
Tabelle.
Die Globalsuche bietet Ihnen die Möglichkeit, feldunabhängig an
beliebiger Stelle des Datensatzes nach bestimmten Begriffen (auch Wortteilen)
zu suchen.
Es können auch mehrere Suchbegriffe miteinander logisch verknüpft werden. Dazu
stehen folgende Verknüpfungszeichen zur Verfügung:
& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung
Zwischen Suchbegriffen und Verknüpfungszeichen dürfen keine Leerzeichen stehen.
Falls Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert werden soll, müssen Sie
die entsprechende Option wählen.
Bei Anwählen der Option "Dubletten entfernen" nimmt das Programm eine
Dublettenprüfung vor, um die Ausgabe von Dubletten in einer Auswahlliste zu
unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß in der "Feldauswahl für
Ausgabedublettenprüfung" eine Feldauswahl festgelegt ist.
Bei der fehlertoleranten Suche können mit Hilfe der "zulässigen
Fehleranzahl" auch Datensätze gefunden werden, bei denen einzelne Ziffern
nicht mit dem eingegebenen Suchbegriff übereinstimmen. Die "zulässige
Fehleranzahl" bestimmt die maximale Anzahl der Zeichen, die
"falsch" sein dürfen.
Die Einstellung "phonetische Suche" sucht nach
"phonetisch-ähnlichen", also nach ähnlichen klingenden Wörtern. Bei
der phonetischen Suche wird die Groß-/Kleinschreibung grundsätzlich ignoriert.
Wenn Sie z.B. nach "Mayer" suchen, können Sie als Ergebnis folgendes
erhalten: Mayer, mAIEr, Meir, Moier.
Eine Hypersuche startet nach der vom Benutzer aktiv angegebenen
Suche automatisch die Grundsucharten gemäß einer zuvor festgelegten Definition
entweder innerhalb eines Archivs weiterführend oder archivübergreifend.
Dabei kann noch zusätzlich eine "Schleifen"-Option gewählt werden,
d.h., die Suche wird solange fortgeführt, bis kein Treffer mehr erfolgt
(rekursiv).
Überlegen Sie sich im voraus, was Sie in welchen Archiven finden wollen. Es
gibt zwei grundsätzliche Möglichkeiten:
* Ein Begriff bzw. mehrere logisch verknüpfte Begriffe werden in mehreren
Archiven gesucht mit Global- und/oder Volltextsuche.
* Ein Begriff und ein oder mehrere
bezogene Begriffe in einem oder mehreren Archiven werden gesucht. Hier ist auch
eine rekursive Suche möglich (d.h. "Schleife").
Zur Definition einer Hypersuche gehen Sie folgendermaßen vor:
* unter der Rubrik "Archiv" den Befehl "Wählen" aktivieren.
* Wählen Sie den Pfad und dann den Namen des Archivs, das in die Hypersuche
miteinbezogen werden soll. Wenn Sie im aktuellen Archiv eine Definition
festlegen wollen, müssen Sie es ebenfalls anwählen.
* Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".
* Unter der Rubrik "Verkettungsvorschrift" können Sie nun entweder
Global- oder Volltextsuche oder eine noch zu definierende Suche angeben.
* Bei der Option definierte Verkettung
wird ein Begriff und ein oder mehrere bezogene Begriffe in einem oder mehreren
Archiven auf verschiedene Art gesucht.
* Geben Sie zunächst einen Namen für die
Definition ein und wählen dann "Editieren".
*Es wird das Eingabeformular des
gewählten Archivs angezeigt. Sie geben nun in ein bestimmtes Feld die
Suchvorschrift ein. Das bedeutet: Der Begriff, den der gefundene Datensatz in
diesem Feld enthält, wird für die nächste Suche verwendet. Wie diese nächste
Suche durchgeführt wird, bestimmten Sie nach folgendem Schema:
[pfad\archivname],[Suchart],[Eintrag
identisch oder nicht identisch]
- [pfad\archivname]: der Pfad und der Name des Archivs, in dem die nächste
Suche mit dem hier gefundenen Feldeintrag durchgeführt werden soll.
- [Suchart]: Global- oder Feldsuche.
- Bei Globalsuche geben Sie ein G an,
bei Feldsuche ein F und dahinter den Namen des Feldes, das durchsucht werden
soll, z.B.: FNachname
- Beachten Sie, daß zwischen dem F und dem Feldnamen kein Leerzeichen bzw.
sonstiges Zeichen eingetragen wird.
- [Eintrag identisch oder nicht identisch]: Der Eintrag, der in diesem
Definitionsfeld gefunden wird, wird für die weitere Suche verwendet. Sie geben
hier an, ob in dieser nächsten Suche derselbe Eintrag gefunden werden soll oder
alles, nur nicht dieser Eintrag. Die Eingabe lautet für
- Eintrag identisch: = =
- Eintrag nicht identisch: !=
- Zwischen den zwei Zeichen darf kein Leerzeichen eingetragen werden.
* Bestätigen Sie den Eintrag mit
"OK".
Beispiel
c:\archiv\adress,FNachname,==
bedeutet: Im lokalen Adreßarchiv soll im Feld Nachname eine Feldsuche
durchgeführt werden, die alle Datensätze findet, die den selben Eintrag haben
wie der im Definitionsfeld gefundene.
* Verkettungsvorschrift übernehmen:
- Aktivieren Sie den Befehl
"Übernehmen". Die angegebene Verkettung wird in der Rubrik
"Suchdefinition" in der Definitionsanzeige eingetragen.
* weitere Suchen definieren:
Führen Sie die Schritte 1-3 so oft aus, bis alle von Ihnen gewünschten Suchen
definiert sind.
* Wenn Sie alle Suchen definiert haben, speichern Sie die Suchedfinition in der
Rubrik "Suchdefinition" ab.
(Geben Sie über der Listbox einen neuen
Namen an und aktivieren Sie den Befehl "Speichern".)
Mit der Volltextrecherche kann außer in den Datensätzen auch in
archivierten Texten nach einem beliebigen (Teil-)Begriff gesucht werden.
Dabei ist auch die logische Verknüpfung von mehreren Suchbegriffen möglich.
Folgende Verknüpfungszeichen stehen zur Verfügung:
& für "und"
| für "oder"
( ) zur logischen Abgrenzung.
Achten Sie darauf, daß zwischen den Suchbegriffen und den Verknüpfungszeichen
keine Leerzeichen stehen.
Das Programm nimmt bei Anwählen der Option "Dubletten entfernen" eine
Dublettenprüfung vor, um die Ausgabe von Dubletten in einer Auswahlliste zu
unterbinden. Voraussetzung dafür ist, daß in der "Feldauswahl für
Ausgabedublettenprüfung" eine Feldauswahl festgelegt ist.
Falls Groß- und Kleinschreibung bei der Suche beachtet werden soll, kreuzen Sie
den entsprechenden Punkt an.
Alle Datensätze, bei denen der gesuchte Begriff im archivierten Textdokument
enthalten ist, werden in einer Auswahlliste (bei mehr als einem Treffer) aufgeführt. Per Doppelklick gelangen Sie in
die Maske und können anschließend das Textdokument mit Hilfe des Menübefehls
"Dokument/Anzeigen" oder mit dem Symbol "Dokument/Anzeigen"
einsehen.
HINWEIS zur Weitersuche in archivierten Winword-Dokumenten:
Sie können im Anschluß an eine Volltext-/ oder Volltext-/ Globalsuche
veranlassen, daß der gesuchte Text gleich beim Öffnen des Winword-Dokuments
eingeblendet wird.
Voraussetzung :1. Installation der
mitgelieferten Winword-Makros (Öffnen
Sie dazu das Word-Dokument "DrDocMak.doc" und befolgen Sie die
Anleitungen)
2. Geben Sie im Menü "Einstellungen/Dok.Verbindung" anstelle des
DDE-Befehls [DateiÖffnen"%s"] folgendes ein: [DrDoc.WeiterSuche"%s"]
insgesamt also: winword,doc,[DrDocTV],
[DrDoc.WeiterSuche"%s"],[DrDocNeu]
Verknüpfte Suchen werden bei der Weitersuche ignoriert. (Die Weitersuche
bezieht sich nur auf den ersten Suchbegriff, z.B. DrDoc-Volltextsuche nach
"Müller&Meier", Winword-Weitersuche nach "Müller")
Um die Eingabe von Feldeinträgen z.B. hierarchischer Ordnungen
zu erleichtern und Konsistenz dieser Einträge zu gewährleisten, besteht die
Möglichkeit, mit dem Befehl "Bearbeiten/Thesaurus aufrufen" (bzw.
Schaltfläche "T" im Verbindungsfeld)
im Neueingabe- oder Bearbeiten-Modus Einträge aus einem anderen Archiv
in das aktuelle Archiv zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist,
- daß zunächst ein Archiv erstellt wurde, das als Thesaurus-Archiv dienen soll.
- daß im Dialog "Einstellungen/Thesaurusdefinition..." folgende
Einstellungen getroffen wurden:
* Wählen Sie als Verbindungsfeld zunächst das Archiv-Feld aus, in welches Daten
eingetragen werden sollen.
* Wählen Sie anschließend das Thesaurus-Archiv, aus dem Daten ins aktuelle
Archiv übernommen werden sollen aus, indem Sie unter "Thesaurus" auf
die Schaltfläche "Wählen" klicken. Selektieren Sie im anschließenden
Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv (mit der Namenserweiterung .da, z.B.
Adress.da).
* Wählen Sie aus der Liste der Thesaurusfelder das gewünschte Verbindungsfeld
aus.
* Wählen Sie jetzt die gewünschten Importfelder aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnen". Die beiden
Import-Feldnamen werden in das Editierfeld übernommen.
* Wiederholen Sie das Zuordnen der Archiv- und Thesaurusfelder für alle
weiteren gewünschten Felder.
* Klicken Sie anschließend unbedingt auf die Schaltfläche "Speichern"
und erst danach auf "OK", um die Thesaurusdefinition zu speichern und
den Dialog zu verlassen...
Zu einem bestimmten Feldeintrag können Zusatzinformationen aus
einem anderen Archiv, dem "Zusatz-Info-Archiv" aufgerufen werden.
Voraussetzung dafür ist,
- daß in beiden Archiven ein identisches Feld existiert, also ein Feld, das in
beiden den gleichen Eintrag enthält
- und daß in "Einstellungen/Zusatzdefinition..." folgende
Definitionen getroffen wurden:
* Zusatz-Info-Archiv: Klicken Sie zuächst auf die Schaltfläche
"Wählen" und wählen Sie im Dateiwahl-Dialog das gewünschte Archiv
aus, um das Zusatz-Info-Archiv zu bestimmen. Das Archiv, das Sie hier angeben,
liefert dann die Zusatzinformationen zu einem bestimmten Feldeintrag im
aktuellen Archiv.
* Verbindungsfelder: Wählen Sie anschließend aus der Listbox das Archivfeld
aus, für das Sie Zusatzinfos aus dem Zusatz-Info-Archiv erhalten möchten.
Bestimmen Sie auf die gleiche Weise das Zusatzfeld.
* Klicken Sie zum Speichern der Zusatz-Info-Definition auf die Schaltfläche
"Speichern" und anschließend auf "OK", um den Dialog
"Zusatz-Info-Definition" zu verlassen.
Eine Verzweigung in das Zusatz-Info-Archiv findet statt, sobald Sie im Neueingabe-
oder Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche "i" im Verbindungsfeld
klicken. Wird im Zusatz-Info-Archiv ein Datensatz mit identischem Inhalt im
Zusatzfeld gefunden, so wird dieser eingeblendet.
HINWEIS: Jedes Archiv kann als Zusatz-Info-Archiv eingesetzt werden...