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E-Mail-Archivierung mit dem Small Business Server (SBS)

Software Module

Die "Out of the box"-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

E-Mails, Anhänge und Dokumente einfach und revisionssicher archivieren -
die "Out of the box"-Standard-Software-Lösung für E-Mail-Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS) und Kundenpflege/Customer-Relationship-Management (CRM) für mittlere und kleine Unternehmen sowie Hotels, Restaurants und den Einzelhandel (1 bis 1.000 Arbeitsplätze).
Der volle Funktionsumfang eines DMS zum Preis einer einfachen E-Mail-Archivierung!
Wenn Sie rechtssicher archivieren wollen und Ihre E-Mails samt Anhänge komfortabel und schnell durchsuchen wollen, ist das die richtige Lösung.

Diese Software kann mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und wurde speziell für KMU und deren Anforderungen optimiert sowie Komplexität reduziert.
Große Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf das Dokumentenmanagement-System, auf welchem diese Standard-Software-Lösung aufbaut; unter anderem:

  • Bayer AG
  • Siemens AG
  • Volkswagen AG
  • Airbus Group (ehem. EADS)
  • Deutscher Bundestag


Der Documentiv Small Business Server (SBS) ist eine ressourceneffiziente Standard-Software für den Client-Server-Betrieb:

  • Server-seitig: Microsoft Windows
  • Client-seitig:
    • Windows-Client
    • Web-Client (für den Web-Browser, z.B. Smartphone oder Tablet)

 

Module und Lösungen

 

Warum E-Mail-Archivierung mit Documentiv?

  • Keine laufenden Kosten.
    Sie kaufen die Software (einmalig).
  • Keine Wartung notwendig.
  • Rechtssicher (GoBD)
  • großer Funktionsumfang (Feldsuche, Volltextsuche, Vorlagensuche, ..)
    Anhänge, Dokumente und E-Mails schnell finden, statt suchen.
  • Lizenz für mehr Benutzer jeder Zeit erweiterbar.
  • Die Software wächst mit Ihnen.
    Auf Wunsch jeder Zeit in die voll individualisierbare DMS-Suit umwandelbar.
  • Dokumente werden abgetrennt und sind als Dokument weiter verarbeitbar.

 

Download der Teststellung bzw. Demoversion

Sie können die Software unverbindlich, kostenlos und unkompliziert runterladen, installieren und testen.

Download:  Download der Demoversion starten
Prüfsumme: SHA 256 / SHA 1

Installationsanweisungen

1.) Wählen Sie auf dem Test-PC als Installationsart bitte "Archiv-Server", der Client wird mit installiert.
2.) Bitte Port 80 oder Port 8080 (je nach Benutzereingabe) für den Web-Client frei halten sowie Port 9995 für den DMS-Server frei halten.
Für die Anzeige von PDF-Dokumenten benötigen Sie den Adobe PDF Reader.

Benutzer-/Login-Daten für die Demoversion

Username: mustermann
Passwort: 123987456

Username: mueller
Passwort: 123987456

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Server Hardware steht in Ihrem Unternehmen. Sie haben die Server Maschine und die Datenhoheit.
Wir sind der Software Entwickler, Hersteller und Vertreiber; wir bieten den Support.
So können Sie Ihren Kunden garantieren, was mit Kundendaten passiert, wie sie verarbeitet werden und von wem.

Durch die Volltextsuche, Phonetische Suche, Feldsuche und Vorlagensuche können Sie die Informationspflichten und andere Rechte und Anfragen zeitsparend erfüllen;
z.B.: Recht auf Auskunft, Recht auf Vergessenwerden, oder Recht auf Datenübertragbarkeit durch den Datenexport.
 

Vergleich zu Cloud-Systemen

Durch eine Cloud-basierte Kundenpflege/CRM-Software können Sie kaum DSGVO-konform sein, da Sie Ihren Kunden nicht/schwerlich garantieren können, was mit Kundendaten passiert.
Beispiel: allein wegen der Anzahl der Parteien in einem Cloud-System (Datenzentrum, Betreiber, Software-Hersteller, Software-Partner/Vertreiber, ..) gestaltet sich das äußerst schwierig bis nicht praktikabel.
 

Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation nach GoBD und HGB

GoBD steht für "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff" und wurde im Zusammenwirken zwischen deutschen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt.

Die rechtliche Grundlage für die Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den § 239, § 257 des HGB und der GoBD.
Wir bieten Ihnen ein Muster, welches alle (software-seitigen) Punkte im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement-System umfasst. Diese sind im Wesentlichen:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit
  • Schutz vor Veränderungen und Verfälschungen
  • Sicherheit vor Verlust
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens (u.a. Arbeitsanweisungen wie: Scannen, Vernichtung von Dokumenten, Datensicherung, Berechtigungsvergabe)
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Weitere Punkte sind Ihrem individuellen, unternehmenseigenen Arbeitsabläufen, Prozessen und Richtlinien sowie eingesetzter Hardware anzupassen.
 

Preis

Ab 69 EUR (zzgl. MwSt.) pro Benutzer (Benutzer = named user = E-Mail-Konto). Als Einmalzahlung und nicht monatlich oder jährlich.
Sie kaufen diese Software und mieten diese nicht. Diese Software ist damit kurz- bis mittelfristig günstiger als andere Softwareprodukte mit Miet/SaaS-Preismodell.
Weitere Preise auf Anfrage.
Optional: OCR (automatische Texterkennung für Dokumente) für 149 EUR zzgl. MwSt pro OCR-Lizenz/-Arbeitsplatz/-Server.
Optional: Wartungsvertrag (Support und Updates).
 

Hardware

Der Documentiv Small Business Server kann auf Ihrer eigenen Server Hardware (mit Windows Betriebssystem) installiert werden.
Oder Sie kaufen Ihre Server Hardware von uns.
Der Vorteil: wir richten gleich alles für Sie fertig ein (siehe: Server Hardware kaufen).
Für kleine Unternehemen ist Windows XP SP 2, 7, Vista, 8, 8.1, 10 in der Home- oder Professional-Lizenz ausreichend.
Sollten Sie noch keine Server-Hardware haben oder besondere Anforderungen haben, beraten wir Sie gerne um die richtige Entscheidung in Sachen Performance, Ausfallsicherheit und Skalierung.
 

Bestellung

Sie können diese Software online kaufen (oben: "dem Warenkorb hinzufügen").
Oder Sie bestellen via E-Mail:  info@documentiv.de

Ablauf:

  1. Sie sehen sich die Videos an oder probieren die Software kostenlos und unkompliziert:  Download der Demoversion starten
    Sie überlegen, welche Module sie benötigen: E-Mail-Archivierung, Kundenpflege/CRM oder/und Dokumentenmanagement/DMS
  2. Sie bestellen die Software und Module sowie benötigte Server-Hardware
    durch einen Klick auf den grünen Button "dem Warenkorb hinzufügen"
  3. Sie erhalten die Produkt-Schlüssel und (wenn bestellt) die Server Hardware geliefert.

 

Fragen und Antworten

Senden Sie uns eine E-Mail an:   info@documentiv.de
Oder rufen Sie uns an:   +49 (0) 8821 7816511
Oder nutzen das Kontaktformular.
 

Ablauf der E-Mail-Archivierung

  1. Der E-Mail-Archivierungs-Server holt die E-Mail vom E-Mail-Server (IMAP)
  2. Der E-Mail-Archivierungs-Server archiviert die original E-Mail revisionssicher und dupliziert zur weiteren Verarbeitung deren Anhänge als Dokumente (z.B. Rechnung, Angebot, Anfrage, ..)
  3. Der E-Mail-Archivierungs-Server löscht die E-Mail nach erfolgreicher Archivierung vom E-Mail-Server
    ODER (je nach Einstellung) verschiebt die E-Mail in ein "Archivierte-Emails"-IMAP-Verzeichnis

Sie haben Zugriff auf die Archivierten E-Mails via:

  1. Web-Client:
    mit Volltextsuche und Vorlagensuche (z.B. zu bearbeiten, gesendet, ..)
    über Smartphone, Tablet, Gast-PC
  2. Windows-Client:
    mit Volltextsuche, Vorlagensuche, fehlertolerante Suche und Phonetische Suche (Maier, Meier) sowie Feldsuche
  3. E-Mail Client (z.B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, ..)
  4. E-Mail Web-Client (z.B. gmx.de oder andere Web-Clients Ihres E-Mail-Providers)

Anmeldung erfolgt mit Benutzername und Passwort.
 

Hilfe und Dokumentation

Download der Dokumentation zur E-Mail-Archivierung (PDF).
Kleine Hilfe zum Dokumentenmanagement-System.

 

Übersicht der Soft- und Hardware-Komponenten

Übersicht der Soft- und Hardware-Komponenten des Small Business Server

 

Produktvergleich Small Business Server (SBS) vs. DMS Suite

Die Standard-Archive sind nicht anpassbar (siehe Hinweis). Ein Wechsel vom Standard-Produkt Small Business Server (SBS) zur individualisierbaren DMS Suite ist jeder Zeit möglich.
Diese Lösung kann problemlos mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mitwachsen.
Sollte diese "Out of the box"-Standard-Software-Lösung nicht ausreichen, ist das hoch individualisierbare Dokumentenmanagement-System, die DMS Suite für Windows mit großem Funktionsumfang die richtige Wahl.

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